Как вернуть деньги в кассу в 1С

Возврат денег в кассу — частая операция в учете: сотрудник вернул неизрасходованный аванс, покупатель сдал товар, организация сняла деньги с расчетного счета на хозяйственные нужды. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) для каждого случая предусмотрен свой вид операции, и ошибка в выборе приводит к неверным проводкам и расхождениям в кассовой книге.

Основной документ для отражения поступления наличных — «Приходный кассовый ордер» (ПКО). В зависимости от ситуации в нем выбирается вид операции: возврат от подотчетного лица, оплата от покупателя, получение наличных в банке, возврат от поставщика. От вида операции зависит корреспондирующий счет и аналитика.

Ниже разобраны основные сценарии возврата денег в кассу на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, с указаниями для других конфигураций, а также типичные ошибки и способы проверки результата.

Какие бывают возвраты денег в кассу

Прежде чем создавать документ, определите, кто и за что возвращает деньги. От этого зависит вид операции в ПКО и корреспонденция счетов. Неверно выбранная операция — самая частая причина ошибок в учете расчетов.

• Возврат от подотчетного лица — сотрудник вернул неизрасходованный остаток аванса (счет 71).
• Возврат от покупателя — покупатель вернул товар или переплату, деньги возвращены наличными (счет 62).
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета по чеку для выдачи зарплаты или хозяйственных нужд (счет 51).
• Возврат от поставщика — поставщик вернул аванс или оплату за некачественный товар наличными (счет 60).
• Прочее поступление — например, излишек, выявленный при инвентаризации кассы.

Как оформить возврат от подотчетного лица

Самый распространенный сценарий: сотрудник получил аванс на командировку или покупку материалов, израсходовал часть и вернул остаток в кассу. Возврат оформляется только после того, как сотрудник сдал авансовый отчет, — иначе программа не увидит сумму долга.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы».
2. Нажмите «Приход» и выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица».
3. В поле «Подотчетное лицо» укажите сотрудника — программа автоматически подставит сумму его задолженности.
4. Проверьте и при необходимости скорректируйте сумму вручную (если возвращается часть долга).
5. Укажите номер и дату документа, основание (например, «неизрасходованный остаток аванса»).
6. Проведите документ и распечатайте ПКО для подписи кассира и сотрудника.

Проводка формируется: Дт 50.01 — Кт 71.01. Если сотруднику выдавались деньги в валюте, используется соответствующий субсчет, и программа пересчитает сумму по курсу на дату операции.

1. 1
   Проверьте, что авансовый отчет сотрудника проведен в программе
2. 2
   Создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица»
3. 3
   Выберите сотрудника и сверьте автоматически подставленную сумму долга
4. 4
   Проведите документ и распечатайте ордер
5. 5
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и убедитесь, что долг закрыт

Как оформить возврат денег покупателю через кассу

Здесь важно различить два направления движения денег. Если покупатель вернул товар и вы возвращаете ему деньги — это расход из кассы (РКО, вид операции «Возврат покупателю»). А вот если покупатель вносит наличные в кассу (например, гасит долг или доплачивает) — это приход по операции «Оплата от покупателя».

Для возврата денег покупателю при возврате товара последовательность такая:

1. Оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации.
2. Создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат покупателю».
3. Укажите контрагента, договор и сумму возврата.
4. Проведите документ: проводка Дт 62 — Кт 50.

Если продажа была оформлена с применением онлайн-кассы (ККТ), возврат наличными должен сопровождаться чеком возврата, пробитым на кассе. В 1С с подключенной ККТ это делается из документа возврата или из формы управления фискальным регистратором.

Как внести в кассу деньги, снятые с расчетного счета

Когда организация снимает наличные по чеку для зарплаты, командировок или хозяйственных расходов, в учете это внутреннее перемещение денег: из банка в кассу. В 1С эта операция оформляется ПКО с видом «Получение наличных в банке».

Удобный способ — создать документ на основании списания с расчетного счета: откройте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Снятие наличных по чеку» и нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа перенесет сумму и реквизиты автоматически, а проводка будет Дт 50.01 — Кт 51.

Ошибка, которую допускают часто: оформляют только банковскую выписку и забывают про кассовый ордер. В результате деньги «зависают» — на расчетном счете их нет, а в кассе они не появились, и кассовая книга не сходится с фактическим остатком.

Возврат от поставщика и прочие поступления

Если поставщик вернул аванс или стоимость бракованного товара наличными, создайте ПКО с видом операции «Возврат от поставщика». Укажите контрагента, договор и документ расчетов — проводка будет Дт 50 — Кт 60. Перед этим убедитесь, что задолженность поставщика действительно отражена в учете (сформируйте ОСВ по счету 60), иначе возврат создаст необоснованную кредиторку.

Для поступлений, не связанных с расчетами (например, излишек кассы по итогам инвентаризации), используется операция «Прочее поступление». В этом случае корреспондирующий счет выбирается вручную — для излишков это счет 91.01 «Прочие доходы». Основание указывайте по инвентаризационной ведомости.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Сотрудник вернул остаток аванса после авансового отчетаПКО, операция «Возврат от подотчетного лица», проводка Дт 50 — Кт 71

Покупатель вносит наличные за товар или гасит долгПКО, операция «Оплата от покупателя», проводка Дт 50 — Кт 62

Нужно вернуть деньги покупателю за возвращенный товарРКО (не ПКО), операция «Возврат покупателю», плюс чек возврата на ККТ

Сняли деньги с расчетного счета по чекуПКО, операция «Получение наличных в банке», Дт 50 — Кт 51

Поставщик вернул аванс наличнымиПКО, операция «Возврат от поставщика», Дт 50 — Кт 60

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управлении торговлей 11 и 1С:Комплексной автоматизации логика аналогична, но документы находятся в разделе «Казначейство» (или «Финансы») → «Кассовые ордера». Виды операций называются схоже: «Возврат от подотчетного лица», «Возврат денежных средств от поставщика», «Поступление из банка».

В розничной торговле (1С:Розница) поступление денег в кассу торговой точки оформляется документом «Приходный кассовый ордер», а перемещение денег из кассы ККМ в основную кассу — операцией выемки и последующим оприходованием. Не путайте выемку (забор денег из кассы ККМ) с возвратом покупателю — это разные документы с разными проводками.

Как проверить результат и исправить ошибки

После проведения документа сформируйте кассовую книгу за день («Банк и касса» → «Кассовая книга») и сверьте остаток на конец дня с фактическим наличием денег в кассе. Затем проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 — все операции должны отражаться по дебету и кредиту корректно.

Для проверки закрытия расчетов сформируйте ОСВ по соответствующему счету: 71 — для подотчетных лиц, 60 — для поставщиков, 62 — для покупателей. Если после возврата осталось сальдо, разберитесь: либо возвращена не вся сумма, либо в документе не указан документ расчетов.

Если документ создан ошибочно, не удаляйте его, если он уже попал в кассовую книгу и отчетность, — пометьте на удаление только после согласования с бухгалтером или создайте корректировочный документ. В закрытом периоде любые изменения кассовых документов требуют повторного формирования кассовой книги и могут потребовать уточненной отчетности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по кассовой книге

Норма

Совпадает с фактическим наличием денег в кассе

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведенный или лишний ордер

ОСВ по счету 71 после возврата от подотчетного

Норма

Долг сотрудника закрыт или уменьшен на сумму возврата

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — проверьте вид операции и аналитику

Проводки документа

Норма

Дт 50 в корреспонденции с нужным счетом (51, 60, 62, 71)

Тревожный признак

Счет не соответствует ситуации — неверно выбран вид операции

Чек возврата при возврате покупателю

Норма

Чек пробит на ККТ и связан с документом возврата

Тревожный признак

Деньги выданы без фискального чека — нарушение

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат от подотчетного лица без авансового отчета?

Технически программа позволит провести ПКО, но сумма долга не подставится автоматически, а в учете появится отрицательное сальдо по счету 71 — как будто организация должна сотруднику. Сначала проведите авансовый отчет, затем оформляйте возврат остатка.

Какой документ нужен, если покупатель вернул товар и мы возвращаем деньги наличными?

Нужны два документа: «Возврат товаров от покупателя» (оприходует товар на склад) и «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат покупателю». Если применяется онлайн-касса, дополнительно пробивается чек возврата.

Что делать, если в кассе больше денег, чем по учету?

Это излишек кассы. Проведите инвентаризацию кассы, затем оформите ПКО с видом операции «Прочее поступление» с корреспонденцией на счет 91.01 «Прочие доходы», указав в основании инвентаризационную ведомость.

Как вернуть в кассу деньги, снятые с расчетного счета, но не израсходованные?

Это обратная операция — внесение наличных на расчетный счет. Оформляется РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» (Дт 51 — Кт 50) и документом поступления на расчетный счет. Деньги сдаются в банк по объявлению на взнос наличными.

Почему в ПКО не подставляется сумма долга подотчетного лица?

Наиболее вероятные причины: авансовый отчет не проведен, аванс выдавался другим документом или в другой организации (если в базе несколько юрлиц), либо в документе выбран не тот сотрудник. Проверьте ОСВ по счету 71 в разрезе сотрудников.