Учет и Финансы · 11 мин
Как ведется кассовая книга в 1С
Как ведется кассовая книга в 1С: настройка, формирование ПКО и РКО, автоматическое заполнение, печать и прошивка листов, типичные ошибки и проверка остатков.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все поступления и выдачи наличных денег организации. В программах 1С (Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) кассовая книга формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому главная задача бухгалтера — корректно оформлять первичные кассовые документы и контролировать остаток на конец дня.
Ручного ввода строк в кассовую книгу в 1С не предусмотрено: программа сама собирает проведенные ПКО и РКО за выбранный день, нумерует листы, переносит остаток на начало и считает итог за день. Ошибки в кассовой книге почти всегда означают ошибки в самих ордерах — неправильную дату, счет учета или непроведенный документ.
Ниже разобрано, где в 1С находится кассовая книга, как настроить нумерацию, сформировать и распечатать листы, какие проверки выполнять перед прошивкой книги и как исправлять типичные расхождения.
Где в 1С находится кассовая книга
В 1С:Бухгалтерии 8 кассовая книга доступна через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» (или через «Отчеты» → «Кассовая книга» в зависимости от релиза). Отчет строится за выбранный период — обычно за один рабочий день, когда проводились кассовые операции.
В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации отчет находится в разделе «Казначейство» или «Финансы» → «Отчеты по кассе». Логика та же: программа подбирает все проведенные ПКО и РКО по выбранной кассе организации и выводит их в форме утвержденного макета кассовой книги.
Если в организации заведено несколько касс (например, основная касса и операционные кассы подразделений), кассовая книга формируется по каждой кассе отдельно. Перед построением отчета проверьте, что в отборе указана нужная касса и организация — при обособленных подразделениях это частая причина «пустой» книги.
Настройка перед началом работы
Перед первым формированием кассовой книги проверьте базовые настройки. В карточке организации должны быть заполнены наименование, ИНН и ОКПО — эти данные выводятся в шапке листа. В справочнике «Кассы» заведите кассу организации и при необходимости кассы подразделений.
Нумерация листов кассовой книги ведется нарастающим итогом с начала года. В типовых конфигурациях номер листа присваивается автоматически при формировании отчета, но если вы начали вести учет в 1С не с начала года, потребуется задать начальный номер листа вручную в настройках отчета или в параметрах кассовых документов — иначе нумерация начнется с единицы и будет расходиться с бумажным архивом.
Также проверьте ответственных лиц: подписи главного бухгалтера и кассира подтягиваются в печатную форму из регистра «Ответственные лица организаций». Если подписи пустые или указан уволенный сотрудник, лист придется перепечатывать.
- 1Заполните реквизиты организации: наименование, ИНН, ОКПО
- 2Создайте кассу в справочнике «Кассы» и привяжите к организации
- 3Проверьте регистр ответственных лиц: кассир и главный бухгалтер
- 4При переходе на 1С в середине года задайте начальный номер листа книги
- 5Сформируйте пробный лист за день с операциями и сверьте с бумажными ордерами
Оформление приходных и расходных ордеров
Основа кассовой книги — приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО). В 1С:Бухгалтерии они создаются в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Каждый документ должен быть проведен: непроведенный ордер в кассовую книгу не попадает и не влияет на остаток.
В ПКО указываются вид операции (оплата от покупателя, возврат из подотчета, поступление с расчетного счета и т.д.), сумма, корреспондирующий счет и основание. В РКО дополнительно заполняются данные получателя и документ, удостоверяющий личность, если деньги выдаются физическому лицу, — эти сведения выводятся в печатную форму ордера.
Критично правильно указывать дату документа: ордер попадает в лист кассовой книги того дня, которым он датирован. Оформление ордера «вчерашним» числом после того, как лист за вчера распечатан и подписан, — нарушение: лист придется формировать заново, а это вызывает вопросы при проверке кассовой дисциплины.
Формирование и печать листов кассовой книги
Чтобы сформировать лист, откройте отчет «Кассовая книга», укажите дату (или период), организацию и кассу, нажмите «Сформировать». Программа выведет лист с остатком на начало дня, перечнем ордеров с номерами, корреспондирующими счетами и суммами прихода и расхода, итогами за день и остатком на конец дня.
Печатная форма соответствует унифицированному макету: лист кассовой книги подписывается кассиром и главным бухгалтером, к нему прикладываются сами ордера с оправдательными документами. По окончании периода листы прошиваются и опечатываются. В типовой 1С последний лист за период можно сформировать с итоговой строкой о количестве листов.
Если организация полностью перешла на электронное хранение, помните: кассовая книга относится к документам, которые при проверках обычно требуют в подписанном бумажном виде либо с квалифицированной электронной подписью. Практика большинства организаций — ежедневная распечатка и подписание листов в день совершения операций.
Ежедневная сверка и контроль остатка
Ключевой контроль — совпадение книжного остатка с фактическим наличием денег в сейфе. Остаток на конец дня в кассовой книге должен совпадать с сальдо счета 50 «Касса» по данной кассе. Проверить это можно через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ счета 50».
Дополнительно сверяйте остаток с установленным лимитом кассы, если лимит для организации установлен. Превышение лимита на конец дня (кроме дней выдачи зарплаты и при установленных исключениях для малого бизнеса) — основание для претензий при проверке.
Инвентаризацию кассы в 1С оформляют документом «Инвентаризация кассы»: программа сравнивает учетный остаток с введенным фактическим и показывает расхождения. Регулярное использование этого документа помогает выявлять ошибки до того, как они попадут в подписанные листы книги.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — есть непроведенный или ошибочный ордер
Номера идут подряд без пропусков и дублей
Пропуск или дубль номера — нарушена нумерация документов
Остаток не превышает установленный лимит
Превышение без допустимого основания
Подписи кассира и главного бухгалтера актуальны
Пустые поля или уволенный сотрудник
Типичные ошибки и их исправление
Самая частая проблема — документ введен не той датой или не проведен. Симптом: сумма в книге не сходится с движениями по счету 50. Решение: откройте журнал кассовых документов за день, включите отображение непроведенных, найдите ошибочный ордер, исправьте дату или проведите его, затем пересформируйте лист.
Вторая типичная ситуация — операции проведены по другой кассе. Если в организации несколько касс, ордер, оформленный по кассе филиала, не попадет в книгу головной организации. Проверьте поле «Касса» в документе и при необходимости исправьте его, после чего пересоздайте отчет.
Третья ошибка — ручное «задним числом» изменение уже подписанных листов. Если ордер исправлен после распечатки листа, бумажный и электронный варианты разойдутся. Правильный порядок: аннулировать старый лист, пересформировать и перепечатать его, оформив замену документально.
Особенности для ИП и организаций на упрощенных режимах
Индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовую книгу и не оформлять ПКО и РКО — действующий порядок ведения кассовых операций освобождает их от этой обязанности. Однако многие ИП продолжают формировать книгу в 1С для внутреннего контроля наличных, и программа это полностью поддерживает.
Малые предприятия обязаны вести кассовую книгу, но вправе не устанавливать лимит остатка кассы. В 1С для этого достаточно не заполнять сведения о лимите — программа не будет сигнализировать о превышении, а в книге останется только фактический остаток.
Если организация работает с онлайн-кассой и наличная выручка сдается в банк в день поступления, в кассовой книге будут отражаться ПКО на выручку и РКО на сдачу в банк (или взнос на расчетный счет). В типовых конфигурациях при загрузке данных из розницы или фронтола ПКО на розничную выручку создается автоматически — проверьте, чтобы не было дублей при ручном вводе.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о кассовой книге в 1С
Можно ли в 1С исправить сумму прямо в кассовой книге?
Нет. Кассовая книга — отчет, а не документ: строки в ней не редактируются. Чтобы изменить сумму или состав операций, нужно исправить сам приходный или расходный ордер и заново сформировать отчет за этот день.
Как сформировать кассовую книгу сразу за месяц?
В отчете «Кассовая книга» укажите период с первого по последнее число месяца. Программа сформирует отдельные листы по каждому дню, в котором были операции, со сквозной нумерацией. Дни без движения наличных в отчет не попадут.
Что делать, если нумерация листов сбилась?
Проверьте, не формировались ли листы по разным кассам или организациям — у каждой кассы своя книга и своя нумерация. Если учет начат в середине года, задайте начальный номер листа в настройках. При сохранении расхождения сверьте количество дней с операциями с начала года с количеством сформированных листов.
Нужно ли распечатывать книгу, если все документы хранятся в электронном виде?
Формально листы кассовой книги должны быть подписаны ответственными лицами. На практике большинство организаций распечатывают и подписывают листы ежедневно либо периодически, а по окончании периода прошивают их в книгу. Полностью электронное хранение допустимо при использовании квалифицированной электронной подписи, но этот вариант стоит согласовать с вашей учетной политикой.
Почему остаток кассы в 1С стал отрицательным?
Отрицательный остаток возникает, когда расходный ордер проведен раньше приходного в пределах дня или датирован более ранним числом, чем поступление денег. Откройте журнал кассовых документов, отсортируйте по времени и приведите даты и время документов в фактическую последовательность операций.
Ведется ли отдельная кассовая книга по валютной кассе?
Да. Если организация совершает операции с наличной валютой, для валютной кассы заводится отдельная касса в справочнике, и книга формируется по ней обособленно от рублевой. Остатки и итоги в таком листе отражаются в валюте операций.
Что важно запомнить
Кассовая книга в 1С строится автоматически из проведенных ПКО и РКО, поэтому качество книги определяется качеством первичных документов. Ежедневно сверяйте остаток книги с сальдо счета 50 и фактическим наличием, не допускайте отрицательных остатков и исправлений задним числом, а листы распечатывайте и подписывайте в день операций.