Как сделать авансовый отчет в 1С: пошаговая инструкция

Авансовый отчет в 1С оформляется документом «Авансовый отчет», который закрывает расчеты с подотчетным сотрудником: списывает выданные деньги, принимает к учету купленные материалы, товары, услуги и отражает командировочные расходы. Документ доступен во всех типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация и ERP.

Правильная последовательность важна: сначала сотруднику выдают деньги (через кассу или на карту), затем он отчитывается документами, и только после этого оформляется авансовый отчет. Если пропустить этап выдачи, программа покажет перерасход, и учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будет искажен.

Ниже разобран полный цикл работы: от выдачи аванса до проверки остатков по счету 71, а также типичные ошибки, из-за которых отчет не проводится или формирует неверные проводки.

Подготовка: что проверить перед созданием документа

Перед тем как оформлять авансовый отчет, убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Сотрудник должен присутствовать в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а в карточке организации — заполнены основные реквизиты. Если сотрудник отсутствует, документ не удастся провести или он не попадет в зарплатные отчеты.

Проверьте, что выдача денег уже отражена в программе: документом «Расходный кассовый ордер» (при выдаче из кассы) или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (при переводе на карту). Без этого документа авансовый отчет сформирует задолженность организации перед сотрудником, а не закроет аванс.

Также соберите первичные документы сотрудника: чеки, БСО, товарные накладные, акты, билеты. Суммы в авансовом отчете должны подтверждаться документально — это требование нормативных актов о подотчетных суммах, и именно эти данные вы будете заносить в табличные части.

Как отразить выдачу аванса сотруднику

Если деньги выдаются наличными, откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и проведите документ. Проводка будет: Дт 71.01 — Кт 50.01.

При перечислении на банковскую карту сотрудника используйте «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу». В поле получателя выберите сотрудника, а не контрагента — это частая ошибка, из-за которой сумма уходит на счет 60 или 76 вместо 71 и авансовый отчет потом не находит выданный аванс.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму и статью движения денежных средств
4. 4
   Проведите документ и распечатайте РКО для подписи
5. 5
   Проверьте проводку: Дт 71.01 — Кт 50.01

Создание авансового отчета: где найти и как заполнить шапку

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах — в «Банк и касса»). Нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника и дату отчета. Дата документа определяет период, в котором расходы попадут в учет.

Если сотруднику выдавалось несколько авансов или документов оплаты много, удобнее воспользоваться кнопкой «Заполнить» — программа подберет незакрытые авансы по выбранному сотруднику автоматически. Это снижает риск забыть часть выданных сумм.

Проверьте склад по умолчанию, если будете оприходовать материалы или товары: он подставляется в табличную часть «Оприходовано» и влияет на то, на какой склад попадут ценности.

Заполнение табличных частей документа

Документ содержит несколько вкладок, и каждая закрывает свой тип расходов. Заполнять все не обязательно — только те, что соответствуют фактическим тратам сотрудника.

Вкладка «Авансы»

Здесь отражаются выданные сотруднику суммы. При заполнении по кнопке программа подставит документы выдачи автоматически. Если заполняете вручную, выберите конкретный РКО или списание с расчетного счета — именно по этой связке программа определит, какой аванс закрывается.

Вкладка «Оплата»

Используется, когда сотрудник оплатил поставщику из подотчетных средств — например, рассчитался с контрагентом наличными. Укажите контрагента, договор и сумму. Проводка закроет задолженность перед поставщиком: Дт 60.01 — Кт 71.01.

Вкладка «Оприходовано»

Сюда заносятся купленные материалы, товары, основные средства. Укажите номенклатуру, количество, цену, счет учета (10.01 для материалов, 41.01 для товаров) и данные документа поставщика. Если поставщик выдал счет-фактуру, отметьте это — программа зарегистрирует входящий НДС.

Вкладка «Прочее» (расходы)

Для услуг и прочих затрат: проездные билеты, гостиница, канцтовары по чеку без накладной, представительские расходы. Укажите счет затрат (26, 44, 25 — по характеру расхода), статью затрат и подразделение. От правильности этих аналитик зависит, куда расход попадет в управленческой и регламентированной отчетности.

Если сотрудник приносит много мелких чеков одного типа (например, канцтовары), их можно объединить одной строкой с общей суммой, приложив реестр чеков. Но билеты и гостиницы по командировкам лучше заносить отдельными строками — так проще обосновать расходы при проверке.

Проведение документа и проверка проводок

Нажмите «Провести», затем откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и сверьте движения с ожидаемыми. Типовые проводки авансового отчета: Дт 10 (41, 26, 44) — Кт 71.01 по расходам, Дт 19.03 — Кт 71.01 по выделенному НДС, Дт 60.01 — Кт 71.01 по оплатам поставщикам.

Внизу документа программа показывает итог: сколько аванса выдано, сколько израсходовано, каков остаток или перерасход. Перерасход означает, что сотрудник потратил своих денег больше, чем получил, — организация должна возместить ему разницу через РКО или перечисление на карту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счету 71 по сотруднику в ОСВ

Норма

Остаток равен невозвращенному авансу или нулю

Тревожный признак

Остаток не совпадает с реальным долгом сотрудника

Проводки документа

Норма

Кредит 71.01 по каждой строке расходов

Тревожный признак

Расходы ушли на 60 или 76 счет вместо 71

Итог внизу документа

Норма

Израсходовано ≤ выдано, либо перерасход возмещен

Тревожный признак

Перерасход завис без документа возмещения

Командировочные расходы в авансовом отчете

Суточные, проезд и проживание в командировке оформляются тем же документом, но с особенностями. Суточные заносятся на вкладку «Прочее» отдельной строкой: счет затрат — по характеру поездки (26, 44), аналитика — статья затрат с видом «Командировочные расходы» или «Суточные». НДС по суточным не выделяется.

По билетам и гостиницам НДС можно принять к вычету даже без счета-фактуры — на основании БСО или билета с выделенным НДС. Для этого в строке расхода укажите ставку и сумму НДС, программа сформирует запись книги покупок. Если НДС в документе не выделен, вся сумма идет в затраты.

В конфигурациях с кадровым учетом (ЗУП, ERP) командировка сначала оформляется кадровым документом «Командировка», а авансовый отчет затем подбирает её данные. В чистой 1С:Бухгалтерии кадрового документа нет — расходы заносятся напрямую.

Типичные ошибки и как их исправить

Если документ уже проведен с ошибкой, не удаляйте его, если он попал в закрытый период или в отчетность. Создайте корректировку или сторнирующую операцию, а в открытом периоде — отмените проведение, исправьте и проведите заново.

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Итоговый контроль выполняется через оборотно-сальдовую ведомость по счету 71: «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Разверните аналитику по сотрудникам — по каждому должно быть видно: сколько выдано (оборот по дебету), сколько отчитано (оборот по кредиту), каков остаток.

Дебетовый остаток — сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс или отчитаться. Кредитовый остаток — организация должна возместить перерасход. Оба остатка не должны зависать надолго: по нормативным требованиям сотрудник обязан отчитаться в установленный срок после расходования аванса или возвращения из командировки.

Для детального разбора используйте отчет «Анализ счета» по 71 с отбором по сотруднику — он покажет каждый документ, сформировавший оборот, и позволит быстро найти расхождение.

Частые вопросы об авансовых отчетах в 1С

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?

Да, если сотрудник потратил собственные средства на нужды организации. В этом случае вкладку «Авансы» не заполняйте — документ сформирует кредитовое сальдо по 71 счету, то есть долг организации перед сотрудником. Его нужно погасить расходным кассовым ордером или перечислением на карту.

Почему авансовый отчет не видит выданный аванс при автозаполнении?

Чаще всего выдача оформлена на контрагента, а не на сотрудника, либо документ выдачи не проведен. Проверьте вид операции в РКО или списании со счета: получателем должно быть физическое лицо из справочника сотрудников, а проводка — по дебету 71 счета.

Как отразить покупку за наличный расчет по чеку без накладной?

Занесите покупку на вкладку «Оприходовано» (для материалов и товаров) или «Прочее» (для услуг и мелких расходов), указав реквизиты чека в полях документа поставщика. Контрагента можно не создавать — допустимо оставить поле пустым или завести обобщенного поставщика «Розничная покупка», если это принято в вашей учетной политике.

Что делать с неизрасходованным остатком аванса?

Сотрудник возвращает деньги в кассу — оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». После проведения остаток по 71 счету по этому сотруднику обнулится. Удержание из зарплаты без согласия сотрудника — отдельная процедура с ограничениями по трудовому праву.

Как распечатать унифицированную форму АО-1 из 1С?

В проведенном документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Авансовый отчет (АО-1)». Форма заполнится данными документа, включая расписку бухгалтерии и оборотную сторону с перечнем подтверждающих документов. Если организация использует собственную утвержденную форму, проверьте, что в ней присутствуют все обязательные реквизиты первичного документа.

Можно ли один авансовый отчет оформить на несколько командировок?

Технически документ позволяет занести любые расходы, но методологически правильнее оформлять отдельный авансовый отчет на каждую командировку: так проще обосновать суточные, привязать билеты к конкретной поездке и пройти проверку. Объединение допустимо только для однотипных текущих расходов вне командировок.