Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать акт сверки в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3: где найти документ, как заполнить, проверить расхождения, распечатать и отправить контрагенту.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который фиксирует состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговую задолженность. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основе проведенных документов, поэтому задача пользователя сводится к правильному заполнению параметров и проверке результата.
Ниже описан порядок работы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). В конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP» механика похожая, но расположение команд отличается — об этом сказано в отдельном разделе. Перед формированием акта убедитесь, что все первичные документы за сверяемый период введены и проведены: акт собирает данные из учета, и пропущенная накладная или платежка сразу даст расхождение.
Где находится акт сверки в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов» и доступен сразу из двух разделов: «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Это один и тот же журнал, поэтому неважно, откуда вы создаете документ, — акт может включать и отгрузки покупателю, и поступления от поставщика, если расчеты идут с одним контрагентом.
Если нужного пункта нет в меню, откройте полный список документов: «Главное меню» (кнопка с треугольником) → «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов». Отсутствие пункта в панелях разделов обычно означает, что команду убрали из интерфейса при настройке, но сам документ в конфигурации есть.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» акт сверки находится в разделе «Казначейство» (или «Финансы») → «Сверки взаиморасчетов». Там документ называется «Сверка взаиморасчетов» и имеет расширенные возможности: сверку по нескольким договорам, разбивку по расчетным документам и механизм согласования расхождений.
Подготовка: что проверить перед формированием
Главное условие корректного акта — полнота учетных данных. Акт собирает обороты по счетам расчетов (60, 62, 76 и др.) по выбранному контрагенту, поэтому любой непроведенный или незаведенный документ попадет в сверку как расхождение.
Проверьте три вещи. Во-первых, все реализации и поступления за период введены и проведены. Во-вторых, платежные документы (списания с расчетного счета, приходные кассовые ордера) разнесены и зачтены авансы. В-третьих, в карточке контрагента корректно заполнены реквизиты — они подтянутся в шапку печатной формы.
Полезно заранее сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60 или 62 с отбором по контрагенту и посмотреть конечное сальдо. Это эталонное значение: итог акта сверки должен с ним совпасть. Если сальдо в ОСВ и в акте различаются, причина почти всегда в периоде, отборе по договору или непроведенных документах.
Как проверить готовность к сверке
Все реализации, поступления и оплаты проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы
ОСВ по счету 60/62 формируется без ошибок, сальдо осмысленное
Сальдо «развернутое» одновременно по дебету и кредиту без причины
Заполнены наименование, ИНН, КПП, адрес
Пустые реквизиты — в печатной форме будут прочерки
Создание и заполнение акта сверки пошагово
Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, период сверки и при необходимости договор. Если оставить поле «Договор» пустым, в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но контрагент может попросить разбивку.
На закладке «По данным учета» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета». Программа соберет все проведенные документы расчетов с контрагентом за указанный период: реализации, поступления, оплаты, корректировки, возвраты. Каждая строка — это документ с суммой по дебету или кредиту.
Закладка «По данным контрагента» нужна для случаев, когда вы сверяетесь с партнером и вносите его цифры для сравнения. Можно скопировать туда данные учета кнопкой «Заполнить» и затем вручную скорректировать строки по акту, полученному от контрагента. Если сверка внутренняя — эту закладку заполнять не обязательно.
Внизу формы проверьте итоговое сальдо расчетов: программа покажет задолженность на конец периода и укажет, есть ли расхождения между данными учета и данными контрагента. После проверки нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Продажи» или «Покупки» → «Акты сверки расчетов», нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, период сверки и договор (при необходимости)
- 3На закладке «По данным учета» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учета»
- 4Проверьте список документов и итоговое сальдо, при внешней сверке заполните закладку «По данным контрагента»
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов»
Печать и отправка контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Стандартный макет включает шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов и итоговую строку с задолженностью на дату сверки. Перед печатью откройте предварительный просмотр и убедитесь, что период, названия сторон и итог указаны верно.
Отправить акт контрагенту можно напрямую из 1С: кнопка «Отправить» → «По электронной почте» сформирует письмо с вложением в PDF. Если ваша организация подключена к ЭДО (1С-ЭДО, СБИС и т.п.), акт сверки можно отправить как электронный документ — во многих операторах для этого есть отдельный формат.
Юридическую силу акту придают подписи сторон. Распечатайте два экземпляра, подпишите у руководителя или уполномоченного лица и направьте контрагенту. Второй подписанный экземпляр контрагент возвращает — храните его вместе с первичными документами.
Расхождения при сверке: как найти и исправить
Расхождения бывают двух типов: ваши данные не совпадают с учетом внутри программы (редко, обычно из-за фильтров) либо не совпадают с актом контрагента. Во втором случае типовые причины: документ проведен у одной стороны и не проведен у другой, разные даты одного документа, незачтенный аванс, оплата в пути на дату сверки.
Для поиска разницы сравните акт построчно с актом контрагента. Строки, которых нет у одной из сторон, — и есть расхождение. Далее действуйте по ситуации: запросите у контрагента копию недостающего документа, введите его в учет или, если документ ваш, отправьте дубликат партнеру.
Если расхождение связано с датами (вы отгрузили 31 декабря, контрагент оприходовал 10 января), это нормальная ситуация — такие суммы показывают в акте как «незавершенные расчеты» и поясняют в сопроводительном письме. Принудительно «подгонять» даты документов под чужой учет нельзя.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием 2» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе финансов. Он поддерживает детализацию до расчетных документов, группировку по договорам и статусы согласования. Сначала создается сверка с заполнением по данным учета, затем при получении ответа партнера вводятся данные контрагента, и программа автоматически показывает расхождения построчно.
В «1С:Комплексной автоматизации» механизм аналогичен ERP. В старых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 7.7, УПП 1.3) акт сверки тоже есть, но интерфейс иной — ищите документ в журналах «Документы» → «Акт сверки взаиморасчетов».
Если типовой печатной формы не хватает (например, нужен другой шаблон с логотипом и дополнительными полями), можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Для разработки такой формы обычно привлекают специалиста по 1С.
Сравнение конфигураций
Документ «Акт сверки расчетов» в разделах «Покупки»/«Продажи». Простое заполнение по данным учета, подходит для большинства сверок
Документ «Сверка взаиморасчетов» в разделе финансов. Детализация по расчетным документам, статусы согласования, удобен при большом документообороте
Когда типовой макет не подходит по оформлению. Требует доработки, но не меняет механику заполнения
FAQ: частые вопросы об акте сверки в 1С
Почему в акт сверки не попал документ оплаты?
Чаще всего платежное поручение введено, но не проведено, либо дата документа выходит за период сверки. Проверьте также, что в оплате указан тот же контрагент и договор, что в акте, и что деньги не зависли как незачтенный аванс на другом договоре.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В типовой 1С:Бухгалтерии акт создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используют отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60/62, а акты формируют выборочно по ключевым партнерам. Групповое создание актов возможно через дополнительные обработки.
Акт сверки формирует проводки?
Нет. Это документ-отчет: он только собирает данные учета в печатную форму и не влияет на проводки, сальдо и отчетность. Исправлять задолженность нужно первичными документами, а не актом.
Что делать, если контрагент не подписал акт?
Неподписанный акт не имеет доказательной силы. Направьте контрагенту повторный запрос с сопроводительным письмом и сроком ответа. Договором может быть предусмотрено, что при молчании в течение установленного срока акт считается принятым — проверьте условия вашего договора.
Можно ли изменить акт после проведения?
Да. Откройте документ, скорректируйте период, договор или табличную часть и перепроведите. Учтите: если акт уже отправлен контрагенту, после изменения нужно сформировать и отправить новую версию, иначе стороны будут сверять разные данные.
Как сверить расчеты, если с контрагентом несколько договоров?
Оставьте поле «Договор» пустым — в акт попадут все расчеты контрагента. Если нужна детализация, сформируйте отдельные акты по каждому договору либо используйте отчет «Обороты между субконто» с группировкой по договорам как приложение к сверке.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С создается за пару минут: раздел «Покупки»/«Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать» → «Заполнить по данным учета». Ключ к корректному документу — полностью введенная первичка за период и сверка итогового сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью перед отправкой контрагенту.