Как вести воинский учет в 1С:ЗУП

Воинский учет в организации — обязанность работодателя по статье 52 Федерального закона № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Работодатель должен вести карточки формы № 10 на военнообязанных и призывников, сообщать в военкомат сведения о приеме и увольнении таких сотрудников, а также ежегодно согласовывать данные учета. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 для этого есть встроенный подсистема воинского учета: данные хранятся в карточке сотрудника, а отчетные формы заполняются автоматически.

Типовая схема работы выглядит так: при приеме на работу кадровик заполняет воинско-учетные данные сотрудника по военному билету или удостоверению призывника, программа формирует карточку формы № 10, а при изменении сведений (смена адреса, семейного положения, должности) данные обновляются и передаются в военкомат. Если вести учет в ЗУП регулярно, годовая сверка с военкоматом сводится к выгрузке готовых отчетов, а не к ручному сбору информации.

Статья ориентирована на релиз 1С:ЗУП 3.1 с включенной типовой функциональностью. Названия команд в разных релизах могут немного отличаться, но логика разделов и регистров сохраняется.

Настройка программы перед началом работы

Первый шаг — проверить, что функциональность воинского учета включена. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → раздел «Воинский учет» (в ряде релизов путь: «Настройка» → «Состав начислений и удержаний» или «Настройка» → «Предприятие»). Установите флаг «Вести воинский учет». Без этого флага соответствующие поля в карточке сотрудника и отчеты будут скрыты.

Далее заполните сведения об организации: в карточке организации («Настройка» → «Организации») на вкладке воинского учета укажите ответственное лицо за воинский учет, его телефон и должность. Эти данные подставляются в отчетные формы и сопроводительные письма в военкомат. Проверьте, что в справочнике «Должности» заполнены актуальные наименования — они попадают в форму № 10.

Если в организации есть обособленные подразделения, относящиеся к разным военкоматам, заведите их в справочнике «Подразделения» и проверьте привязку сотрудников: отбор в отчетах воинского учета часто строится по подразделению и организации.

Где хранятся воинско-учетные данные сотрудника

Основное место ввода — карточка сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Воинский учет» в шапке карточки (или одноименная вкладка). Здесь заполняются категория запаса, воинское звание, состав (профиль), код ВУС, категория годности к военной службе, наименование военкомата по месту жительства, отметка о снятии с учета и другие сведения из военного билета.

Данные вносятся с указанием даты, поэтому история изменений сохраняется. Это важно: если сотрудник получил новое звание или снялся с учета по возрасту, не затирайте старое значение — добавьте новую запись с актуальной датой. Тогда отчеты за прошлые периоды будут формироваться корректно.

Отдельно обратите внимание на поле «Отношение к воинской обязанности»: военнообязанный, призывник, не военнообязанный, женщина с военно-учетной специальностью и т. д. От этого поля зависит, попадет ли сотрудник в карточки формы № 10 и в списки для военкомата. Женщины без военно-учетной специальности воинскому учету у работодателя не подлежат, и отражать их в форме № 10 не нужно.

Прием на работу военнообязанного: порядок действий

При оформлении приема на работу потребуйте у кандидата военный билет (для военнообязанных), удостоверение призывника (для лиц, подлежащих призыву) или справку вместо военного билета. Сверьте документ с паспортом: отметки в военном билете о постановке на учет должны соответствовать адресу регистрации.

После проведения документа «Прием на работу» откройте воинский учет сотрудника и перенесите данные из военного билета: звание, ВУС, категорию годности, военкомат. Затем сформируйте карточку формы № 10: «Кадры» → «Воинский учет» → «Карточки формы № 10» (в некоторых релизах — через отчет «Карточка формы № 10»). Распечатанная карточка подшивается в картотеку воинского учета.

В течение установленного срока (как правило, две недели) направьте в военкомат сообщение о приеме на работу военнообязанного — форма по приложению № 9 к Инструкции (в ЗУП формируется через отчеты воинского учета либо заполняется вручную на основании выгруженных данных). Аналогичное сообщение отправляется при увольнении.

1. 1
   Проведите документ «Прием на работу» и проверьте подразделение и должность
2. 2
   Откройте карточку сотрудника → «Воинский учет» и внесите данные из военного билета с датой заполнения
3. 3
   Сформируйте карточку формы № 10 и распечатайте для картотеки
4. 4
   Подготовьте сообщение в военкомат о приеме и отправьте в установленный срок
5. 5
   Проверьте, что сотрудник появился в отчете «Списки военнообязанных»

Формирование отчетов и форм для военкомата

Основные печатные формы находятся в разделе «Кадры» → «Воинский учет» и в «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» (если военкомат принимает электронно — уточняйте у своего военкомата, единой электронной сдачи как в ФНС здесь нет). Типовой набор включает: карточки формы № 10, списки военнообязанных и призывников, сведения о численности, сообщения об изменениях (форма № 18 в ряде методических материалов называется сообщением об изменении сведений).

При формировании отчета укажите организацию, дату и при необходимости отбор по подразделению. Перед печатью сверьте состав списка с данными картотеки: в список должны попасть все военнообязанные и призывники, работающие на дату отчета, включая совместителей — они учитываются по основному месту работы, но внутренние совместители в ЗУП могут дублироваться, если заведены отдельными сотрудниками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка военнообязанных

Норма

Все сотрудники с отношением «военнообязанный» или «призывник» присутствуют, уволенные отсутствуют

Тревожный признак

В список попали уволенные или не хватает принятых сотрудников

Карточка формы № 10

Норма

Все поля заполнены, звание и ВУС совпадают с военным билетом

Тревожный признак

Пустые поля военкомата, ВУС или категории годности

История изменений

Норма

Старые значения сохранены, новые введены с датой изменения

Тревожный признак

Данные перезаписаны без даты, история потеряна

Ежегодная сверка и текущие изменения

Раз в год организация сверяет сведения карточек формы № 10 с данными военкомата — обычно это делается по графику военкомата. Практический порядок в ЗУП: сформируйте список военнообязанных на дату сверки, распечатайте или выгрузите, сверьте с отметками военкомата и внесите изменения (новые звания, снятие с учета, изменение категории) отдельными записями с датами.

Текущие изменения — смена адреса, семейного положения, образования, должности — по закону также подлежат сообщению в военкомат. В ЗУП изменение адреса и семейного положения фиксируется в личных данных сотрудника, должности — кадровым переводом. После таких изменений сформируйте обновленную карточку формы № 10 и подготовьте сообщение.

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — сотрудник не попадает в отчеты. Причины: не включена функциональная опция, не заполнено «Отношение к воинской обязанности», данные введены с датой позже даты отчета. Проверяйте эти три пункта в первую очередь.

Вторая группа ошибок — дубли и рассинхронизация. Если сотрудник переведен в другое подразделение кадровым переводом, а воинский учет ведется по подразделениям, карточку формы № 10 нужно перезаполнить. При увольнении не забудьте отправить сообщение в военкомат — программа сама его не отправит, она только формирует печатную форму.

Ограничение типового решения: ЗУП не ведет автоматический обмен с военкоматами и не контролирует сроки отправки сообщений. Контроль сроков — зона ответственности кадровика; удобно завести напоминания в календаре или использовать задачи в программе.

Частые вопросы по воинскому учету в 1С:ЗУП

Где в ЗУП 3.1 находится воинский учет сотрудника?

В карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного → ссылка «Воинский учет». Если ссылки нет, проверьте, что в настройках программы включена опция ведения воинского учета, а у пользователя есть права кадровика.

Нужно ли вести воинский учет женщин в программе?

Только если женщина имеет военно-учетную специальность (например, медицинский или связной профиль) и состоит на воинском учете. Остальные женщины воинскому учету у работодателя не подлежат, и включать их в форму № 10 не требуется.

Можно ли сдать отчеты в военкомат электронно через 1С-Отчетность?

Единого регламентированного электронного канала с военкоматами, как с ФНС или фондами, нет. Некоторые военкоматы принимают сведения электронно по согласованию — уточните формат в своем военкомате. По умолчанию формы распечатываются и сдаются на бумаге.

Что делать, если сотрудник не предоставил военный билет при приеме?

Зафиксируйте запрос документа, а в карточке оставьте воинский учет незаполненным до предоставления. Если документ утрачен, сотрудник обязан обратиться в военкомат за восстановлением; до этого момента корректно заполнить форму № 10 невозможно.

Как учитывать сотрудников, снятых с воинского учета по возрасту?

Внесите в воинский учет запись о снятии с учета с указанием даты и основания. После этого сотрудник перестанет попадать в текущие списки военнообязанных, но история в программе сохранится для отчетов за прошлые периоды.

Штрафуют ли за ошибки в воинском учете, если данные в ЗУП велись?

Да, ведение учета в программе не освобождает от ответственности: штрафы по ст. 21.2 КоАП РФ применяются за несообщение сведений, нарушение сроков и недостоверные данные. Программа снижает риск ошибок, но контроль сроков и факт отправки сообщений остаются на ответственном сотруднике.