Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С:ЗУП вести воинский учет и сдавать отчетность в военкомат
Как в 1С:ЗУП вести воинский учет сотрудников: настройка карточек, заполнение данных о воинском учете, формирование форм 6 и 10, отчетность в военкомат.
Воинский учет в организации — обязанность работодателя, закрепленная Федеральным законом № 53-ФЗ и Положением о воинском учете. Кадровик обязан вести карточки формы № 10 на военнообязанных и призывников, сообщать в военкомат о приеме и увольнении таких сотрудников, ежегодно подавать сведения по форме № 6. В 1С:ЗУП все эти задачи решаются штатными средствами без дополнительных модулей — достаточно правильно заполнить данные и знать, где находятся нужные отчеты.
Программа хранит сведения о воинском учете в карточке сотрудника, автоматически формирует карточки формы № 10 и сообщения о приеме/увольнении, а также собирает отчетность по спискам. Основная работа кадровика сводится к трем вещам: корректно ввести данные с военного билета или удостоверения призывника, вовремя зафиксировать кадровые события и периодически сверять данные с военкоматом.
Ниже разобран полный цикл: от первичной настройки до сдачи годовой отчетности, с указанием типичных ошибок и способов проверки результата.
Что нужно настроить перед началом учета
Перед вводом данных проверьте настройки учетной политики. Зайдите в «Настройка» → «Реквизиты организации» и убедитесь, что заполнены сведения, необходимые для отчетов в военкомат: наименование, адрес, ИНН, данные ответственного за воинский учет. Именно эти реквизиты подставляются в шапку карточек и сообщений.
Ответственное лицо указывается в разделе «Настройка» → «Организации» на закладке с подписями и ответственными лицами. Если в организации несколько обособленных подразделений, относящихся к разным военкоматам, проверьте, что структура подразделений в программе отражает фактическую — от этого зависит корректность группировки отчетов.
Также полезно проверить справочник «Военкоматы» (раздел «Настройка» или «Справочники», в зависимости от версии). Если нужного военкомата нет, добавьте его вручную с точным наименованием и адресом — эти данные попадут в адресную часть сообщений.
Как заполнить данные о воинском учете в карточке сотрудника
Откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Воинский учет» в блоке личных данных. Форма содержит несколько групп полей, и каждая соответствует конкретному разделу военного билета.
Основные поля, которые нужно заполнить:
- Отношение к воинской обязанности — военнообязанный, призывник, не военнообязанный, снят с учета по возрасту или состоянию здоровья. От этого поля зависит, попадет ли сотрудник в отчетность.
- Категория запаса — 1, 2 или 3 разряд; заполняется по военному билету.
- Состав (профиль) — командный, рядовой и т.д.
- Воинское звание — выбирается из встроенного классификатора.
- ВУС — военно-учетная специальность: цифровой код и буквенное обозначение.
- Годность к военной службе — категория (А, Б, В, Г, Д) с расшифровкой.
- Военкомат — по месту постановки на воинский учет.
- Данные документа — серия и номер военного билета или удостоверения призывника, дата выдачи.
Для призывников (сотрудников с удостоверением гражданина, подлежащего призыву) часть полей будет недоступна — это нормально: заполняется только то, что есть в удостоверении. После призыва или получения военного билета данные обновляются.
- 1При приеме на работу запросите военный билет или удостоверение призывника вместе с остальными документами.
- 2Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Воинский учет».
- 3Перенесите данные из документа: отношение к воинской обязанности, категорию запаса, звание, ВУС, годность, военкомат.
- 4Введите серию, номер и дату выдачи документа.
- 5Сохраните форму и распечатайте карточку формы № 10 для проверки.
- 6Сформируйте сообщение о приеме на работу военнообязанного для отправки в военкомат.
Карточка формы № 10 и сообщения в военкомат
Личная карточка формы № 10 — основной документ воинского учета в организации. В 1С:ЗУП она формируется автоматически из данных карточки сотрудника. Печатная форма доступна из карточки сотрудника (кнопка «Печать») или из раздела отчетов по воинскому учету.
При приеме на работу и увольнении военнообязанного или призывника организация обязана направить в военкомат сообщение по установленной форме (приложение № 9 к Положению о воинском учете) — как правило, в двухнедельный срок. В ЗУП соответствующие печатные формы формируются на основании кадровых документов «Прием на работу» и «Увольнение» либо из отчетов по воинскому учету.
Практический момент: сообщение формируется корректно только если кадровый документ проведен и данные воинского учета заполнены до формирования отчета. Если сначала провели прием, а данные внесли позже, просто пересформируйте сообщение — программа подтянет актуальные сведения.
Изменения данных и отслеживание событий
Данные воинского учета не статичны: сотрудник получает новое звание, меняет военкомат при смене регистрации, переводится в другую категорию запаса по возрасту, получает отсрочку или снимается с учета. Каждое такое изменение нужно отразить в программе и, где требуется, сообщить в военкомат.
В карточке сотрудника изменения вносятся через ту же форму «Воинский учет». Важно фиксировать дату изменения, если форма это предусматривает, — это позволяет корректно строить отчеты на произвольную дату. Сведения, подлежащие сообщению в военкомат (изменение семейного положения, образования, места работы, снятие с учета), оформляются соответствующими сообщениями.
Отдельный сценарий — мобилизация или призыв сотрудника на военную службу. В этом случае оформляется отстранение от работы с сохранением места (документ с соответствующим видом отсутствия), а в воинском учете отражается новый статус. После увольнения из Вооруженных Сил сотрудник восстанавливается на работе, и данные воинского учета актуализируются.
Годовая отчетность: форма № 6 и сверка
Ежегодно организация подает в военкомат сведения о численности военнообязанных по форме № 6 (отчет о численности работающих и забронированных граждан в запасе). Кроме того, военкоматы проводят сверку карточек формы № 10 с данными организации — обычно по спискам, которые организация предоставляет.
В 1С:ЗУП отчеты по воинскому учету находятся в разделе «Отчетность, справки» → «Отчетность по воинскому учету» (в некоторых версиях — «Кадры» → отчеты). Доступны, как правило, следующие формы: список военнообязанных и призывников, карточки формы № 10 списком, форма № 6, сообщения о приеме и увольнении, а также аналитические списки для сверки.
Перед сдачей формы № 6 выполните подготовительные действия: проверьте, что у всех действующих военнообязанных заполнены обязательные поля, что уволенные в течение года сотрудники корректно исключены из списка на отчетную дату, и что численность в отчете совпадает с количеством карточек формы № 10 в картотеке.
Как проверить готовность отчетности
В списке только работающие сотрудники с заполненным статусом «военнообязанный» или «призывник»
В списке есть уволенные или сотрудники без данных о воинском учете
Печатаются без пустых обязательных граф, данные совпадают с военными билетами
Пустые поля категории запаса, звания или ВУС
Численность в отчете равна количеству карточек № 10 в картотеке
Расхождение чисел — значит, часть карточек не заведена или не закрыта
Бронирование и дополнительные сценарии
Если организация имеет право бронировать военнообязанных (например, входит в перечень, установленный постановлением Правительства), данные о бронировании также отражаются в программе: в карточке воинского учета указываются реквизиты решения о бронировании. Эти сведения используются при формировании формы № 6 и специальных отчетов для органов, контролирующих бронирование.
Для сотрудников, работающих по совместительству, воинский учет ведется по основному месту работы. Если совместитель предоставил военный билет, данные можно внести, но сообщения в военкомат направляет основной работодатель — во избежание дублирования уточните этот момент при приеме.
Ограничения штатного функционала и когда нужны доработки
Штатные возможности ЗУП покрывают стандартный цикл воинского учета, но имеют ограничения. Электронная отправка сообщений в военкомат напрямую из программы, как правило, не предусмотрена — документы печатаются и направляются на бумаге или через принятые в конкретном военкомате каналы. Формы сообщений и отчетов могут отличаться от региональных требований: некоторые военкоматы просят собственные бланки списков.
Если в вашем регионе действуют особые формы или требуется выгрузка в определенном формате, варианта два: доработка печатных форм силами специалиста по 1С или ведение региональной формы отдельно с заполнением по данным программы. Первый вариант предпочтительнее при большой численности военнообязанных.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по воинскому учету в 1С:ЗУП
Что делать, если сотрудник отказывается предъявлять военный билет?
Устного отказа недостаточно для снятия обязанности с работодателя. Зафиксируйте отказ письменно (акт или объяснительная сотрудника), а в карточке отразите имеющиеся сведения. Сведения о гражданах, не предоставивших документы воинского учета, подлежат сообщению в военкомат — это защищает организацию при проверке.
Нужно ли вести воинский учет женщин?
Да, если женщина имеет военно-учетную специальность (например, медицинское образование) и состоит на воинском учете. Порядок в программе тот же: данные вносятся с военного билета, сотрудница включается в отчетность. Женщины без военно-учетной специальности на воинском учете не состоят, и данные по ним не заполняются.
Как отразить сотрудника, снятого с воинского учета по возрасту?
В форме «Воинский учет» измените отношение к воинской обязанности на соответствующий статус (снят с воинского учета). Такой сотрудник перестанет попадать в списки военнообязанных и форму № 6 на следующую отчетную дату. Карточку формы № 10 закройте и храните в архиве установленный срок.
Можно ли сформировать карточки формы № 10 сразу по всем сотрудникам?
Да, в разделе отчетов по воинскому учету есть групповая печать карточек по списку сотрудников. Это удобно при первичной постановке учета или перед сверкой с военкоматом: формируете пакет, распечатываете и сверяете с бумажной картотекой.
Что проверяет военкомат при плановой проверке?
Обычно сверяют три вещи: наличие и правильность заполнения карточек формы № 10 на всех военнообязанных и призывников, своевременность сообщений о приеме и увольнении, достоверность годовой формы № 6. Дополнительно могут запросить приказ о назначении ответственного за воинский учет и журнал учета проверок.
Хранятся ли в программе исторические данные воинского учета?
Да, сведения сохраняются в базе, включая данные уволенных сотрудников. Это позволяет сформировать отчет на прошлую дату и подтвердить, какие сведения действовали на момент отправки сообщения. Поэтому важно не удалять карточки уволенных и не исправлять исторические данные без уточняющих документов.
Что важно запомнить
Воинский учет в 1С:ЗУП строится на трех опорах: точный ввод данных с военных билетов в карточку сотрудника, своевременные сообщения в военкомат о приеме и увольнении, ежегодная форма № 6 после сверки списка с картотекой. Ошибки чаще всего возникают из-за пропуска призывников, несвоевременных сообщений и молчаливых правок исторических данных.