Как в 1С ЗУП распечатать табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП формируется автоматически на основе введенных кадровых документов: графиков работы, отпусков, больничных, командировок и фактических отработанных часов. Пользователю не нужно заполнять его вручную — достаточно выбрать нужную форму отчета, указать период и организацию, а программа соберет данные по всем сотрудникам подразделения.

Однако на практике печать табеля часто вызывает вопросы: отчет выводится пустым, в нем отсутствуют сотрудники, количество часов не совпадает с ожиданиями. Причина почти всегда кроется не в самом отчете, а в исходных данных — незаполненных графиках, непроведенных документах отсутствий или неверно выбранных отборах.

Ниже разобран пошаговый порядок печати табеля в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, различия между формами Т-12 и Т-13, способы проверки результата и типичные ошибки, которые приводят к некорректному табелю.

Какие формы табеля доступны в 1С ЗУП

В программе реализованы две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Форма Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты труда одновременно, а Т-13 — только для учета времени без блока оплаты. На практике чаще используют Т-13, потому что расчет зарплаты в ЗУП ведется отдельными документами, и дублировать его в табеле не требуется.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата, но организация вправе применять и собственную форму табеля, закрепив ее в учетной политике. В типовой ЗУП предусмотрены именно унифицированные варианты; если нужна своя форма, ее разрабатывают через внешний отчет или доработку конфигурации.

Сравнение форм табеля

Т-13

Подходит большинству организаций: только учет времени, простая структура, быстро формируется

Т-12

Нужна, если табель одновременно служит основанием для расчета оплаты; объемнее и медленнее заполняется

Собственная форма

Применяется при особых требованиях учетной политики; требует доработки или внешнего отчета

Где находится отчет и как его сформировать

Основной путь к печати табеля: раздел «Зарплата» → блок «Отчеты по зарплате» → пункт «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Альтернативный вариант — раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты», где также доступен отчет по табелю. В зависимости от версии конфигурации название пункта может незначительно отличаться, но поиск по слову «табель» в строке поиска разделов всегда выводит нужный отчет.

После открытия отчета задайте параметры: период (обычно календарный месяц), организацию и при необходимости подразделение. Нажмите кнопку «Сформировать» — программа соберет данные и выведет табель на экран. Для печати используйте стандартную кнопку печати в панели отчета или сочетание Ctrl+P.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате»
2. 2
   Выберите отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
3. 3
   Укажите период, организацию и при необходимости подразделение
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
5. 5
   Проверьте заполнение данных по сотрудникам
6. 6
   Нажмите кнопку печати или Ctrl+P и отправьте на принтер

Подготовка данных перед формированием табеля

Табель — это итоговый отчет, а не первичный документ. Он отражает только те данные, которые уже введены в программу. Если у сотрудника не назначен график работы в приеме на работу или кадровом переводе, строка по нему в табеле будет пустой либо сотрудник вообще не попадет в отчет.

Все отсутствия должны быть оформлены соответствующими документами: отпуска — документом «Отпуск», больничные — «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы и отсутствия — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)». Если отсутствие зафиксировано только устно или в бумажном журнале, табель покажет в эти дни рабочее время по графику, что приведет к ошибочному начислению зарплаты.

Отдельно проверьте, что документы проведены, а не сохранены в статусе черновика. Непроведенный документ не участвует в расчете и не отражается в табеле — это одна из самых частых причин расхождений.

Настройка отборов и вариантов отчета

По кнопке «Настройки» в отчете доступны отборы по подразделению, сотруднику, должности. Это удобно, когда табель нужен не по всей организации, а по конкретному отделу — например, для согласования с руководителем подразделения. Отбор по сотруднику позволяет распечатать индивидуальный табель для спорной ситуации или по запросу работника.

Обратите внимание на переключатель способа отражения выходных и предпраздничных дней, если он присутствует в вашей версии: от него зависит, как отображаются сокращенные дни. Также проверьте, что в настройках не осталось отборов от предыдущего использования — программа запоминает последние параметры, и устаревший отбор по подразделению отсечет часть сотрудников.

Проверка табеля перед печатью

Перед выводом на бумагу сверьте ключевые показатели: количество рабочих дней и часов у каждого сотрудника, правильность кодов отсутствий (В — выходной, ОТ — отпуск, Б — больничный, К — командировка), итоговое число отработанных дней в нижней части табеля. Сумма часов должна соответствовать производственному календарю с учетом индивидуальных отсутствий.

Полезно сопоставить табель с отчетом «Анализ ФОТ» или расчетным листком сотрудника: если человек отработал полный месяц по табелю, а в расчете видны неявки, значит, данные введены некорректно. Расхождения между табелем и начислениями — верный признак непроведенного или дублирующего документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение строк по сотрудникам

Норма

Все работающие сотрудники подразделения присутствуют, дни заполнены кодами

Тревожный признак

Пустые строки, отсутствие части сотрудников

Соответствие календарю

Норма

Число рабочих дней совпадает с производственным календарем минус отсутствия

Тревожный признак

Больше или меньше рабочих дней без видимой причины

Коды отсутствий

Норма

Отпуска, больничные, командировки отмечены верными кодами в правильные даты

Тревожный признак

Дни отсутствия показаны как рабочие или код не соответствует ситуации

Типичные ошибки и их устранение

Самая распространенная проблема — пустой отчет. Причины: не назначены графики работы сотрудникам, неверно выбран период или организация, либо сотрудники приняты в другую обособленную организацию в базе. Проверьте карточку сотрудника: в ней должна быть ссылка на график, а организация в приеме на работу — совпадать с выбранной в отчете.

Вторая частая ситуация — табель показывает рабочие дни в период отпуска или больничного. Это значит, что документ отсутствия не проведен либо его период не пересекается с отчетным месяцем из-за неверных дат. Откройте журнал соответствующих документов, проверьте проведение и даты, затем пересформируйте табель.

Третья ошибка — дублирование сотрудника в табеле. Такое бывает при двойном приеме на работу вместо кадрового перевода или при создании дубликата физического лица. Дубликаты следует объединять через сервис поиска и удаления дублей, предварительно убедившись, что это действительно один человек.

Печать за прошлые периоды и корректировка данных

Табель можно сформировать за любой закрытый период, если данные в базе не были изменены после расчета. Если после сдачи табеля вы вводили исправительные документы (например, поздно пришедший больничный), отчет за тот же месяц сформируется уже с новыми данными — старая распечатка потеряет актуальность.

Для исправления табеля за прошлый месяц введите корректирующий документ, пересчитайте зарплату при необходимости и перепечатайте форму. Удалять или «обнулять» старые документы не рекомендуется: это нарушает последовательность учета и может повредить данные расчетов. Все изменения оформляются новыми документами с корректными датами.

Частые вопросы о печати табеля в 1С ЗУП

Почему отчет Т-13 формируется пустым?

Чаще всего причина в том, что у сотрудников не назначен график работы в документе приема на работу, выбран неверный период или другая организация. Также проверьте настройки отчета — сохраненный ранее отбор по подразделению может отсекать всех сотрудников. Сбросьте настройки до стандартных и сформируйте отчет повторно.

Можно ли распечатать табель только по одному подразделению?

Да. В шапке отчета укажите нужное подразделение в поле отбора либо добавьте отбор через кнопку «Настройки». Табель сформируется только по сотрудникам, числящимся в этом подразделении на даты отчетного периода.

Чем отличается Т-12 от Т-13 и какую форму выбрать?

Т-12 включает разделы для расчета оплаты труда, а Т-13 отражает только учет рабочего времени. Поскольку в ЗУП зарплата рассчитывается отдельными документами, большинство организаций используют Т-13. Форму Т-12 выбирают, если учетная политика требует совмещения табеля с расчетом оплаты в одном документе.

Почему в табеле отпуск показан как рабочие дни?

Документ «Отпуск» не проведен, введен с неверными датами или оформлен после формирования отчета. Найдите документ в журнале отпусков, проверьте статус проведения и период, затем пересформируйте табель. Если документа нет вообще — создайте его с корректными датами.

Можно ли выгрузить табель в Excel?

Да. Сформированный отчет сохраняется через меню «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата табличного документа Excel (XLSX) или через кнопку сохранения на панели. После выгрузки файл можно допечатать или передать в электронном виде.

Как распечатать табель за прошлый месяц, если данные уже изменялись?

Отчет всегда строится по текущему состоянию базы. Если после сдачи табеля вводились исправления, новая печать покажет актуальные данные. Чтобы зафиксировать исходную версию, сохраняйте сформированный табель в файл сразу после подписания, а исправления оформляйте корректирующими документами.