Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С завести самозанятого: настройка, договор и выплаты
Как добавить самозанятого в 1С, оформить договор ГПХ, проверить статус плательщика НПД и отразить выплаты без ошибок. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Самозанятый в 1С — это не сотрудник, а контрагент-физлицо, с которым организация работает по договору гражданско-правового характера. Главная особенность такого исполнителя: он сам платит налог на профессиональный доход (НПД) и сам передаёт заказчику чек из приложения «Мой налог». Задача бухгалтера в 1С — правильно завести карточку физлица, отразить договор, зафиксировать выплату и сохранить чек как подтверждающий документ.
Ошибки при работе с самозанятыми ведут к риску переквалификации договора в трудовой, доначислению страховых взносов и штрафам. Поэтому перед тем как заводить исполнителя в программу, нужно проверить его статус плательщика НПД и убедиться, что между ним и организацией нет признаков трудовых отношений.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и включённых функциональных опций.
Проверка статуса самозанятого перед заведением в 1С
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход. Самый надёжный способ — сервис проверки статуса самозанятого на сайте ФНС: по ИНН и дате он показывает, действует ли режим НПД у человека. Также можно попросить исполнителя прислать справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог».
Проверку статуса рекомендуется делать не один раз при заключении договора, а перед каждой выплатой. Если самозанятый утратил статус (например, превысил лимит дохода или снялся с учёта), выплата ему как плательщику НПД становится необоснованной, и у заказчика возникают налоговые риски.
Дополнительно проверьте вид деятельности: не всякая работа может выполняться на НПД. Например, самозанятые не вправе вести агентскую деятельность, перепродавать чужие товары и выполнять ряд других работ. Если вид деятельности не подпадает под НПД, договор придётся оформлять иначе.
Создание карточки физического лица и контрагента
В 1С:Бухгалтерии самозанятый заводится через справочник контрагентов. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», создайте новый элемент, выберите вид «Физическое лицо» и заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес. ИНН обязателен — именно по нему вы проверяете статус и по нему исполнитель формирует чек.
В конфигурациях с кадровым учётом (ЗУП, КА, ERP) сначала создаётся физическое лицо в справочнике «Физические лица», а затем на его основании — сотрудник с типом договора «ГПХ» либо контрагент, в зависимости от того, как устроен учёт в вашей конфигурации. Важно не завести самозанятого как штатного сотрудника с трудовым договором: это приведёт к начислению взносов и включению в кадровую отчётность.
- 1Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на сайте ФНС
- 2Создайте физическое лицо: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные
- 3Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» на основании карточки
- 4Заполните банковские реквизиты для перечисления оплаты
- 5Сохраните и проверьте отсутствие дублей по ИНН
Обратите внимание на дубли: если физлицо уже есть в базе (например, как бывший сотрудник), не создавайте вторую карточку, а используйте существующую. Дубли по ИНН ломают отчётность и мешают корректному поиску выплат.
Оформление договора ГПХ с самозанятым
Основание выплаты — договор гражданско-правового характера: подряда, оказания услуг или авторского заказа. В 1С:Бухгалтерии договор создаётся в карточке контрагента на закладке «Договоры»: укажите вид договора «С контрагентом», номер, дату и срок действия. В ЗУП для договорников используются документы «Договор подряда», «Договор (услуги)» или «Акт приёмки выполненных работ».
В тексте договора важно прописать, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, самостоятельно уплачивает налог и обязуется передать заказчику чек из приложения «Мой налог». Также стоит включить условие об ответственности исполнителя за утрату статуса НПД в период действия договора.
Каждую выплату подтверждайте актом оказанных услуг или выполненных работ. Акт вместе с чеком самозанятого — основной пакет документов, который обосновывает расходы организации при проверке.
Отражение выплаты и чека в 1С
В 1С:Бухгалтерии начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление услуг» (или «Операция вручную» с проводкой Дт 20, 26, 44 — Кт 76) на основании акта. Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Перечисление по договору подряда» — в зависимости от версии конфигурации.
НДФЛ с выплаты самозанятому не удерживается и страховые взносы не начисляются — это ключевое отличие от обычного договорника-физлица без статуса НПД. Если программа попыталась начислить взносы, значит, договор оформлен в подсистеме зарплаты как обычный ГПХ: проверьте настройки и перенесите расчёт в контур расчётов с контрагентами.
Чек из «Мой налог» — обязательное приложение к выплате. Попросите исполнителя передавать чек на электронную почту компании, указанную в договоре, — тогда чек автоматически уходит и в налоговую. Храните чеки вместе с актами: в 1С файл чека можно прикрепить к документу выплаты через механизм присоединённых файлов.
Как проверить результат
На дату выплаты действует режим НПД по проверке ФНС
Статус утрачен или не найден по ИНН
Чек сформирован на полную сумму, указан верный заказчик
Чека нет, сумма не совпадает, заказчик указан неверно
Нет начислений НДФЛ и страховых взносов
Программа начислила взносы или налог
Договор, акт и чек хранятся вместе
Выплата есть, а акта или чека нет
Отчётность и уведомления по самозанятым
Выплаты плательщикам НПД не попадают в 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1 как выплаты по трудовым отношениям. Исключение — сведения о договорах ГПХ: заключение и расторжение договора ГПХ с физлицом отражается в ЕФС-1 (подраздел 1.1) в установленные сроки. В ЗУП эти сведения формируются автоматически при корректно заведённом договоре.
Если самозанятый оформлен только как контрагент в 1С:Бухгалтерии без кадрового контура, сведения в ЕФС-1 всё равно подать нужно — проверьте, как ваша учётная система формирует этот отчёт, и при необходимости внесите данные вручную или через ЗУП.
Особые ситуации и ограничения
Если самозанятый одновременно является ИП на НПД, оформляйте его как ИП-контрагента: статус проверяется так же, но платёж идёт на счёт предпринимателя, а в договоре указывается статус ИП. Смешивать два варианта в одном договоре нельзя.
Иностранные граждане могут быть плательщиками НПД только если они граждане стран ЕАЭС. Для остальных иностранцев режим недоступен, и договор с ними оформляется по общим правилам с удержанием НДФЛ.
Если самозанятый потерял чек или сформировал его с ошибкой, он может аннулировать чек в «Мой налог» и выставить новый. До получения корректного чека расход безопаснее не признавать.
Что важно запомнить
Самозанятый заводится в 1С как физлицо-контрагент с договором ГПХ, статус НПД проверяется перед каждой выплатой, НДФЛ и взносы не начисляются, а чек из «Мой налог» хранится вместе с актом. Сведения о договоре подаются в ЕФС-1.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?
Нет. Плательщик НПД сам исчисляет и уплачивает налог с дохода, заказчик налоговым агентом не является. Если программа удержала НДФЛ, значит, исполнитель заведён как обычный договорник без признака самозанятости — проверьте оформление договора.
Как часто проверять статус самозанятого?
Минимум — при заключении договора и перед каждой выплатой. Статус может измениться в любой момент, а ответственность за выплату лицу без статуса НПД фактически ложится на заказчика. Скриншот или выгрузку результата проверки полезно сохранять.
Можно ли оформить самозанятым действующего сотрудника?
Нет, перевод действующего работника на договор ГПХ с сохранением прежних обязанностей — прямой путь к переквалификации. Кроме того, выплаты бывшему работнику в течение двух лет после увольнения не могут облагаться НПД.
Что делать, если чек суммой не совпадает с выплатой?
Попросите исполнителя аннулировать ошибочный чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый на корректную сумму. До получения правильного чека расход лучше не принимать к учёту, чтобы не создавать разницу между выплатой и подтверждающим документом.
Попадает ли самозанятый в отчётность по страховым взносам?
Выплаты плательщику НПД не включаются в расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения. Но факт заключения и расторжения договора ГПХ отражается в отчёте ЕФС-1 — этот момент часто упускают.
В какой конфигурации проще вести самозанятых?
Если выплаты разовые, достаточно 1С:Бухгалтерии — контрагент, договор, поступление услуг и оплата. Если договорников много и нужны сведения ЕФС-1, удобнее ЗУП или комплексная конфигурация с кадровым контуром, где договоры ГПХ учитываются отдельными документами.