Как завести займ в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера

Займы в 1С встречаются в двух зеркальных ситуациях: организация получила заём (от банка, учредителя или контрагента) либо сама выдала заём сотруднику, учредителю или сторонней компании. От этого зависит выбор счёта учёта, вид договора и набор документов. Ошибка на старте — например, отражение полученного займа через счёт 58 вместо 66 — потом тянет за собой неверную отчётность и ручные исправления.

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного «документа займа»: задолженность заводится через договор с контрагентом и движения денег, а проценты начисляются операциями вручную или через обработку. В 1С:ЗУП есть отдельный механизм займов сотрудникам с графиком погашения. Ниже разобраны оба пути с конкретными действиями и проводками.

Определите тип займа и счёт учёта

Первый шаг — понять, кто кому должен. Полученный заём — это обязательство организации: краткосрочный (до 12 месяцев) отражается на счёте 66, долгосрочный — на 67 с последующим переводом на 66, когда до погашения остаётся меньше года. Выданный заём — это актив: процентный заём контрагенту учитывается на счёте 58.03 «Предоставленные займы», заём сотруднику — на 73.01 «Расчёты по предоставленным займам».

Беспроцентный заём учитывается по тем же счётам, что и процентный, — отличие только в отсутствии начисления процентов. Отдельно стоит заём от учредителя: он проводится как обычный полученный заём, но важно корректно оформить договор, поскольку такие операции налоговая часто проверяет на предмет скрытых вкладов в капитал или безвозмездной помощи.

Создайте договор займа в справочнике контрагентов

Откройте справочник «Контрагенты», найдите или создайте заимодавца (банк, учредителя, организацию) и перейдите на вкладку «Договоры». Создайте новый договор: в поле «Вид договора» выберите «Прочее» — именно этот вид используется для займов и кредитов, поскольку отдельного вида «Заём» в типовой конфигурации нет.

В поле «Наименование» укажите реквизиты реального договора: например, «Договор займа № 7 от 15.03 (беспроцентный)». Это наименование будет подставляться в документы и отчёты, поэтому оно должно позволять отличить заём от других договоров с тем же контрагентом. Проверьте валюту договора — для валютного займа потребуется переоценка, и вести его заметно сложнее.

Если заём выдан сотруднику, договор с контрагентом не нужен: расчёты ведутся по физическому лицу на счёте 73.01, а аналитикой служит элемент справочника «Сотрудники».

Отразите получение займа

Поступление заёмных средств на расчётный счёт оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» (раздел «Банк и касса»). В поле «Вид операции» выберите «Получение займа от контрагента» — в этом случае программа сама подставит счёт 66.03 «Краткосрочные займы» или 67.03 «Долгосрочные займы» в зависимости от вашего выбора. Укажите контрагента, созданный договор и сумму.

Если деньги пришли в кассу, используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. Проверьте сформированные проводки: должна быть запись Дт 51 (50) — Кт 66.03 или 67.03. Если вместо этого вы видите Кт 62.02 — вы ошиблись с видом операции, и платёж встал в авансы от покупателей.

1. 1
   Создайте контрагента-заимодавца и договор с видом «Прочее»
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Поступление на расчётный счёт»
3. 3
   Выберите вид операции «Получение займа от контрагента»
4. 4
   Укажите договор, сумму и счёт учёта (66.03 или 67.03)
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 — Кт 66/67
6. 6
   Сверьте остаток по счёту с графиком в договоре займа

Отразите выдачу займа контрагенту или сотруднику

Выдача займа стороннему контрагенту оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Программа предложит счёт 58.03 «Предоставленные займы». Проводка: Дт 58.03 — Кт 51. Сумма выданного займа не является расходом — это финансовое вложение, поэтому в налоговом учёте она не уменьшает базу по налогу на прибыль.

Для займа сотруднику в 1С:Бухгалтерии используйте «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа сотруднику» — счёт учёта 73.01, аналитика — сотрудник. Возврат оформляется зеркальным документом с видом «Возврат займа сотрудником», либо удержанием из зарплаты в ЗУП.

Заём сотруднику в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплате и управлении персоналом есть специализированный документ «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам»). В нём задаётся сумма, срок, процентная ставка и способ погашения — единовременно или по графику. На основании договора программа автоматически рассчитывает ежемесячные платежи, проценты и материальную выгоду по беспроцентным займам с начислением НДФЛ. Удержания попадают в расчёт зарплаты автоматически — это главное преимущество перед ручным учётом в Бухгалтерии.

Начислите проценты по займу

Проценты начисляются ежемесячно, на последнее число месяца, независимо от факта их оплаты — это требование бухгалтерского учёта. В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта процентов по договорам займа нет, поэтому используйте документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»).

По полученному займу проводка: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 «Проценты по краткосрочным займам» (или 67.04 по долгосрочным). По выданному займу: Дт 76.09 — Кт 91.01 «Прочие доходы», либо Дт 58.03 — Кт 91.01, в зависимости от принятой учётной политики. Сумму процентов посчитайте по формуле: сумма займа × ставка / 365 × число дней пользования в месяце.

Удобно создать один документ «Операция» с начислением процентов и ежемесячно копировать его, меняя дату и сумму. Так меньше риск ошибиться в счетах, а история начислений остаётся однородной и легко проверяется оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 66.04 и 67.04.

Проведите возврат займа и проверьте результат

Возврат полученного займа оформляется «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту»: Дт 66.03 — Кт 51. Уплата процентов — отдельным платежом, в проводке указывается счёт 66.04/67.04. Возврат выданного займа — «Поступлением на расчётный счёт» с видом «Возврат займа контрагентом»: Дт 51 — Кт 58.03.

После полного погашения проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 66, 67 в разрезе договора: остатки должны быть нулевыми. Ненулевой остаток по 66.04 при закрытом основном долге означает, что проценты начислены, но не оплачены, либо оплата прошла не по тому субсчету.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по 66/67 после возврата

Норма

Нулевой остаток по договору займа

Тревожный признак

Остаток на 66.03 или 66.04 — долг не закрыт или проценты не оплачены

Проводка поступления займа

Норма

Дт 51 — Кт 66.03/67.03

Тревожный признак

Кт 62.02 — деньги встали в авансы, возможен лишний НДС

Начисление процентов

Норма

Проводки на последнее число каждого месяца

Тревожный признак

Пропуски месяцев или начисление только при оплате

Выданный заём в отчётности

Норма

Счёт 58.03, сумма не попадает в расходы

Тревожный признак

Сумма займа зависла в расходах — завышено уменьшение налоговой базы

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — отражение займа как расчётов с поставщиком или покупателем. Следствие: лишний НДС с авансов, искажённая дебиторка и необходимость исправительных документов. Вторая типичная ошибка — начисление процентов только в момент оплаты или вообще отсутствие начисления, что искажает финансовый результат по месяцам.

Третья группа ошибок связана с беспроцентными займами сотрудникам: организация обязана ежемесячно считать материальную выгоду от экономии на процентах и удерживать НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии этот расчёт придётся делать вручную, в ЗУП он автоматизирован. Также помните: типовая Бухгалтерия не строит график погашения — контроль сроков лежит на бухгалтере, поэтому ведите график отдельно и сверяйтесь с ним при каждом платеже.

Частые вопросы

Какой вид договора выбрать для займа в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Выбирайте вид «Прочее» — отдельного вида «Заём» в типовой конфигурации нет. Виды «С покупателем» и «С поставщиком» использовать нельзя: тогда движения денег попадут в расчёты по авансам со счетами 60/62 и возможным НДС.

Может ли 1С автоматически считать проценты по займу?

В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта нет — проценты начисляются документом «Операция, введённая вручную». Автоматический расчёт процентов, графиков и материальной выгоды есть в 1С:ЗУП для займов сотрудникам, а также в отраслевых решениях и расширениях.

Как учесть беспроцентный заём от учредителя?

Так же, как обычный полученный заём: договор с видом «Прочее», поступление на счёт 66 или 67. Проценты не начисляются. Обязательно оформите письменный договор — без него поступление денег от учредителя может быть переквалифицировано.

Нужно ли платить НДФЛ с беспроцентного займа сотруднику?

Да. У сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой организация как налоговый агент ежемесячно исчисляет и удерживает НДФЛ. В 1С:ЗУП расчёт выполняется автоматически, в Бухгалтерии — вручную.

Что делать, если заём ошибочно провели через счёт 62?

Сторнируйте ошибочный документ или откорректируйте вид операции, затем проведите поступление заново с правильным видом «Получение займа от контрагента». Если успели начислить НДС с аванса, потребуется корректировка декларации — в этом случае лучше привлечь специалиста по учёту.