Учет и Финансы · 11 мин
Как завести кассу в 1С: пошаговая инструкция
Как завести кассу в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: создание кассы организации, кассы ККМ, настройка счетов учета, типовые ошибки и проверка результата.
Касса в 1С — это элемент справочника, через который программа ведет учет наличных денежных средств: приходные и расходные кассовые ордера, выемку выручки, операции по кассе ККМ. Без корректно созданной кассы невозможно оформить ПКО и РКО, а отчет кассира и кассовая книга будут формироваться с ошибками или не сформируются вовсе.
Порядок заведения кассы зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 обычно достаточно одной кассы организации, в 1С:Управление торговлей и Рознице кассы делятся на кассы организации и кассы ККМ, привязанные к конкретным рабочим местам кассиров. Ниже разобраны оба сценария, а также настройка счетов учета, проверка результата и типовые ошибки.
Перед началом работы убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение справочников и что в базе уже создана организация, к которой будет привязана касса. Если организаций несколько, кассу нужно заводить для каждой отдельно — общей кассы на несколько юридических лиц в типовых конфигурациях не предусмотрено.
Где в программе находится справочник касс
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник касс находится в разделе «Банк и касса» → «Кассы». Если такого пункта нет в меню, откройте его через «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Кассы». В свежеустановленной программе обычно уже существует одна касса «Основная касса», созданная автоматически при первоначальном заполнении.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Рознице используются два разных справочника. «Кассы» (раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство» или «Финансы») — это кассы организации для учета наличных денег. «Кассы ККМ» — отдельный справочник для торговых точек с контрольно-кассовой техникой, где касса привязывается к магазину, складу и экземпляру ККТ.
Если вы не можете найти нужный раздел, проверьте настройки видимости команд интерфейса или права пользователя. У роли «Кассир» в некоторых конфигурациях справочники доступны только на просмотр, поэтому заводить кассу нужно под учетной записью с правами администратора или главного бухгалтера.
Как завести кассу в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассы» и нажмите кнопку «Создать». В форме нового элемента заполните обязательные поля: наименование кассы (например, «Основная касса» или «Касса офиса») и организацию, к которой она относится. Наименование будет отображаться в документах и отчетах, поэтому давайте понятные названия, особенно если касс несколько.
Поле «Валюта денежных средств» по умолчанию заполняется рублями. Если организация работает с наличной валютой, заводится отдельная касса с соответствующей валютой — смешивать рублевые и валютные операции в одной кассе нельзя, это приведет к ошибкам в кассовой книге и валютной переоценке.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Касса появится в списке справочника и станет доступна для выбора в документах «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и в отчете «Кассовая книга».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассы»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию
- 3Введите понятное наименование кассы
- 4Проверьте валюту денежных средств (по умолчанию RUB)
- 5Нажмите «Записать и закрыть»
- 6Создайте тестовый ПКО и убедитесь, что касса выбирается в документе
Как завести кассу в 1С:Управление торговлей и Рознице
Касса организации
В УТ 11 перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство» → «Кассы» (в некоторых версиях — «Финансы» → «Кассы»). Нажмите «Создать», выберите организацию, укажите наименование и подразделение, если ведется учет по подразделениям. Для корректного распределения выручки по магазинам кассу имеет смысл привязывать к конкретному подразделению или складу.
Дополнительно можно настроить запрет или разрешение отрицательного остатка по кассе, а также указать ответственного кассира. Эти настройки влияют на контроль при проведении документов оплаты: при включенном контроле программа не даст провести РКО на сумму, превышающую остаток денег в кассе.
Касса ККМ
Для розничной торговли откройте «НСИ и администрирование» → «Продажи» → «Кассы ККМ» и создайте новый элемент. Заполните тип кассы (фискальный регистратор, ККТ с передачей данных или автономная касса), магазин (склад), организацию и кассу организации, в которую будет поступать выручка при инкассации.
Если используется фискальный регистратор или онлайн-касса с подключением к 1С, дополнительно настраивается оборудование в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Сначала подключается и тестируется сама ККТ, затем она указывается в карточке кассы ККМ. Без этого шага пробитие чеков из программы будет невозможно.
Какой тип кассы создавать
Подходит для учета наличных расчетов без розницы: выдача подотчет, зарплата, взнос наличных в банк. Минимум настроек.
Для точек, где чеки пробиваются на отдельном аппарате, а в 1С загружаются отчеты о продажах. Требует привязки к магазину.
Когда чеки пробиваются прямо из 1С. Требует установки драйверов ККТ и настройки подключаемого оборудования.
Настройка счетов учета и кассовой книги
В 1С:Бухгалтерии кассовые операции отражаются на счете 50 «Касса» с субсчетами: 50.01 «Касса организации», 50.02 «Операционная касса», 50.04 «Касса в валюте». В типовой конфигурации счет подставляется в документы автоматически в зависимости от вида операции и валюты кассы, отдельно привязывать счет к элементу справочника обычно не требуется.
Проверьте настройки формирования кассовой книги: раздел «Главное» → «Учетная политика» и параметры отчета «Кассовая книга». Если в организации несколько касс, книга формируется по каждой кассе отдельно с указанием кассы в шапке отчета. Убедитесь, что нумерация листов кассовой книги ведется корректно с начала года.
В УТ 11 счета учета денежных средств задаются в настройках отражения документов в регламентированном учете (раздел «Финансовый результат и контроллинг» или «Регламентированный учет»). Если планируется обмен с 1С:Бухгалтерией, убедитесь, что правила синхронизации корректно переносят кассовые документы, а кассы сопоставляются по наименованию или внутреннему идентификатору.
Проверка результата: как убедиться, что касса работает
Самый надежный способ проверки — создать тестовый приходный кассовый ордер. В 1С:Бухгалтерии откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Приходный кассовый ордер», выберите созданную кассу, укажите вид операции (например, «Возврат от подотчетного лица») и небольшую сумму. Если касса выбирается и документ проводится без ошибок — настройка выполнена корректно.
Затем сформируйте отчет «Кассовая книга» за день тестового документа: в нем должна появиться строка с вашим ПКО и корректный остаток на конец дня. Тестовый документ после проверки пометьте на удаление, чтобы он не искажал учет.
В УТ и Рознице для кассы ККМ дополнительно проверьте открытие и закрытие кассовой смены. При открытии смены программа должна без ошибок связаться с фискальным регистратором (для подключенного оборудования) или создать документ «Открытие кассовой смены» (для автономной кассы). Ошибка связи на этом этапе означает проблему с драйвером или настройкой оборудования, а не с самой кассой.
Как проверить результат
Касса отображается и выбирается в документе
Кассы нет в списке — проверьте организацию в карточке кассы и права пользователя
Документ проводится, формируются проводки по счету 50
Ошибка проведения — проверьте заполнение обязательных полей и дату запрета изменения данных
Документ виден в книге, остаток считается верно
Книга пустая — проверьте отбор по кассе и организации в настройках отчета
Типичные ошибки при заведении кассы
Самая частая ошибка — создание кассы без привязки к организации или с неверной организацией. В этом случае касса не отображается в документах нужной организации, и пользователи заводят дубликаты, что приводит к раздроблению учета и путанице в кассовой книге. Перед созданием всегда проверяйте поле «Организация».
Вторая распространенная проблема — дублирование касс ККМ при переустановке или переносе торговой точки. Вместо создания новой кассы корректнее изменить параметры существующей, иначе история розничных продаж разорвется, а сверка выручки усложнится. Если касса ККМ больше не используется, установите у нее пометку «Архивная» или пометьте на удаление после закрытия периода.
Третья ошибка — работа под ограниченными правами. Пользователь создает кассу, но не видит ее в документах из-за настроек RLS (ограничения доступа на уровне записей) по организациям. Если касса создана, но недоступна, первым делом проверьте права и группы доступа, а не создавайте элемент заново.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Заведение кассы — безопасная операция, которая не затрагивает существующие данные: новый элемент справочника легко удалить, если он не использовался в документах. Однако есть ситуации, где самостоятельных действий недостаточно. Если касса уже используется в проведенных документах, удалить ее штатно не получится — потребуется либо пометка на удаление с удалением помеченных объектов, либо перенос документов на другую кассу.
К специалисту стоит обратиться при настройке обмена кассовыми документами между конфигурациями (УТ ↔ Бухгалтерия), при подключении нескольких онлайн-касс к одному рабочему месту, а также при необходимости разграничить права кассиров по кассам через профили групп доступа. Ошибки в этих настройках влияют на отчетность и могут привести к расхождениям между базами.
Частые вопросы
Можно ли вести несколько касс в одной организации?
Да, количество касс не ограничено. Например, можно завести основную кассу, кассу для подотчетных средств и отдельные кассы по филиалам. Кассовая книга при этом формируется по каждой кассе отдельно, а в оборотно-сальдовой ведомости по счету 50 остатки суммируются.
Почему созданная касса не отображается в приходном ордере?
Чаще всего причина в несовпадении организации: в документе выбрана одна организация, а касса привязана к другой. Также проверьте права пользователя и настройки ограничения доступа по организациям, если в базе включен RLS.
Нужно ли заводить отдельную кассу для онлайн-кассы (ККТ)?
В 1С:Бухгалтерии для учета розничной выручки обычно используется та же касса организации, а настройка ККТ выполняется через подключаемое оборудование. В УТ и Рознице для каждой торговой точки создается отдельная касса ККМ, привязанная к кассе организации.
Как закрыть кассу, которая больше не используется?
Если по кассе нет документов, ее можно просто пометить на удаление. Если документы есть, кассу оставляют в базе для корректности отчетов за прошлые периоды, а чтобы она не мешала, переименовывают (например, добавляют «(не используется)») или исключают из быстрого выбора.
Переносится ли касса при обмене между УТ и Бухгалтерией?
Кассы участвуют в синхронизации как элементы справочника и обычно сопоставляются по наименованию и организации. Чтобы избежать дублей, наименования касс в обеих базах должны совпадать, а первичную синхронизацию справочников лучше выполнить до старта обмена документами.
Что важно запомнить
Касса создается в справочнике «Кассы» с обязательной привязкой к организации и валюте; для розницы дополнительно настраивается касса ККМ с привязкой к магазину и оборудованию. Результат проверяется тестовым ПКО и кассовой книгой. Не удаляйте кассы с проведенными документами и не меняйте организацию задним числом без резервной копии.