Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С запросить и сформировать акт сверки с контрагентом
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов с контрагентом в 1С:Бухгалтерии 8.3, проверить расхождения, распечатать и отправить документ контрагенту.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей организацией и контрагентом на определенную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основе проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Бухгалтеру достаточно выбрать контрагента, период и договор — программа сама соберет обороты и сальдо.
Потребность в акте сверки возникает регулярно: перед закрытием отчетного периода, при подготовке к аудиту, при взыскании задолженности, при смене поставщика или расторжении договора. Подписанный обеими сторонами акт имеет юридическое значение — он подтверждает признание долга и может прервать срок исковой давности.
Ниже разобран полный цикл работы: от создания документа в программе до проверки расхождений и передачи акта контрагенту. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0), но логика аналогична в конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация».
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии
Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» доступен сразу из нескольких разделов интерфейса. Самый быстрый путь — раздел «Покупки» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов с контрагентами». Тот же список открывается из раздела «Продажи», а также через «Отчеты» в некоторых настройках интерфейса.
Если в журнале уже были акты сверки, вы увидите их список с датами, контрагентами и статусами. Для создания нового документа нажмите кнопку «Создать». Откроется форма с закладками, где задаются параметры сверки.
В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация 2» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Казначейство» или «Продажи» → «Документы взаиморасчетов». Принцип заполнения схожий, но состав полей немного отличается.
Как создать и заполнить акт сверки пошагово
Откройте журнал актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), контрагента и период сверки. Период обычно берут с начала года или с даты последней сверки по текущий день — так проще сопоставить данные с контрагентом.
На закладке «По данным организации» нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа подберет все проведенные документы расчетов с этим контрагентом за указанный период: счета-фактуры, акты, накладные, платежные поручения, корректировки.
Если расчеты ведутся по нескольким договорам, акт можно сформировать как по одному договору (укажите его в поле «Договор»), так и по всем договорам контрагента сразу. Для сверки по конкретному договору выберите его до нажатия «Заполнить» — тогда в таблицу попадут только операции этого договора.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
- 3На закладке «По данным организации» нажмите «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 4Проверьте сальдо на начало и конец периода, состав операций
- 5На закладке «Дополнительно» укажите представителей организации и контрагента
- 6Проведите документ и распечатайте или отправьте акт контрагенту
Настройка параметров: счета учета и валюта
По умолчанию программа собирает данные по стандартным счетам расчетов: 60 (с поставщиками), 62 (с покупателями), 76 (прочие дебиторы и кредиторы). Если ваша организация использует другие счета для расчетов с данным контрагентом — например, 66 или 67 по займам, — их нужно добавить вручную.
Состав счетов настраивается на закладке «Дополнительно» в таблице «Счета учета расчетов». Добавьте нужные счета и повторно нажмите «Заполнить», чтобы таблица операций обновилась. Это важно: если не включить нужный счет, часть задолженности в акт не попадет, и сверка покажет неверное сальдо.
Для валютных договоров укажите валюту расчетов в шапке документа. Акт сформируется в валюте договора, а курсовые разницы в таблицу не попадут — это корректно, поскольку сверяются именно взаимные обязательства, а не бухгалтерские переоценки.
Проверка расхождений и данные контрагента
Перед отправкой акта сравните сальдо по акту с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76 в разрезе этого контрагента. Конечное сальдо в акте должно совпадать с развернутым сальдо по ОСВ. Если цифры различаются — ищите причину: непроведенный документ, операцию по другому договору или счет, не включенный в настройку.
На закладке «По данным контрагента» можно вручную внести данные из ответного акта контрагента, когда он пришлет свою версию. Программа автоматически покажет расхождения по каждой строке: какие документы есть у вас, но отсутствуют у контрагента, и наоборот. Это самый быстрый способ найти «потерянные» накладные и платежи.
Типичные причины расхождений: документ проведен в разных периодах у двух сторон (накладная от 31 декабря у вас и от января у контрагента), незарегистрированная оплата, разные суммы НДС в первичных документах, возвраты, оформленные только одной стороной.
Как проверить акт перед отправкой
Совпадает с развернутым сальдо по ОСВ (счета 60, 62, 76) по контрагенту
Суммы различаются — есть непроведенные документы или не включен нужный счет учета
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта сверки
Начальное сальдо отличается — после прошлой сверки были изменены старые документы
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют в таблице
Часть документов отсутствует — проверьте договор, период и проведенность документов
Печать, подписание и отправка контрагенту
Для печати нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки расчетов». Сформируется стандартная печатная форма с таблицей операций, итоговым сальдо и текстовой расшифровкой задолженности («долг контрагента перед организацией» или наоборот). Акт печатается в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
На закладке «Дополнительно» заполните поля «Представитель организации» и «Представитель контрагента» — ФИО и должности попадут в подписной блок печатной формы. Если акт подписывает руководитель по доверенности, укажите реквизиты доверенности в соответствующем поле.
Отправить акт контрагенту можно тремя способами: распечатать и передать на бумаге с последующим обменом подписанными экземплярами, сохранить в PDF и отправить по электронной почте прямо из программы (кнопка «Отправить»), либо передать через подключенный сервис ЭДО, если он настроен в вашей базе. Вариант с ЭДО самый быстрый — контрагент получит документ в течение минут.
Способы передать акт контрагенту
Максимальная юридическая значимость, подходит для споров и суда. Ограничение — долгий обмен экземплярами, особенно с удаленными контрагентами.
Быстро и удобно для оперативной сверки. Ограничение — без квалифицированной электронной подписи документ имеет ограниченную доказательную силу.
Юридически значимый документ с электронными подписями обеих сторон. Ограничение — требуется настроенный обмен и готовность контрагента работать в ЭДО.
Как запросить акт сверки от контрагента
Часто инициатором сверки выступает вторая сторона, и вам нужно запросить у контрагента его данные. Практический порядок такой: сначала сформируйте свой акт в 1С и отправьте его контрагенту с сопроводительным письмом и просьбой подписать либо предоставить акт с расхождениями. Это стандартная деловая практика — инициатор сверки направляет свою версию документа.
Если контрагент прислал свой акт, внесите его данные на закладку «По данным контрагента» в уже созданном документе. Программа подсветит расхождения построчно. После устранения разногласий (допроведения документов, уточнения сумм) акт перезаполняется, и финальная версия направляется на подписание.
В письме контрагенту укажите период сверки, договор, итоговое сальдо по вашим данным и срок ответа — обычно 5–10 рабочих дней. Это дисциплинирует вторую сторону и фиксирует факт запроса, что важно при дальнейших спорах о задолженности.
Ограничения и частые проблемы
Акт сверки в 1С — отчетная форма, а не полноценный бухгалтерский документ: его проведение не формирует проводок. Он лишь фиксирует состояние учета. Поэтому изменение акта не влияет на данные бухгалтерии, и наоборот — исправления в учете требуют перезаполнения акта.
Если контрагент не отвечает на акт сверки, односторонний документ все равно полезен: он фиксирует состояние расчетов по вашим данным и факт обращения. Но юридическую силу признания долга имеет только акт, подписанный обеими сторонами.
Внимание при сверке по обособленным подразделениям: если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс, акты формируются по каждому подразделению отдельно, и сводить их в один документ нельзя. Аналогично расчеты в разных валютах сверяются отдельными актами.
FAQ по актам сверки в 1С
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет одним документом?
Технически да — укажите нужный период в шапке документа. Но на практике длинные акты неудобны: таблица из сотен строк сложна для проверки. Оптимально сверяться поквартально или по итогам года, а при больших оборотах — ежемесячно.
Почему в акт не попал платеж, хотя платежное поручение есть?
Чаще всего документ «Списание с расчетного счета» не проведен, относится к другому договору или виду операции, который не формирует расчетов (например, ошибочно выбрана операция «Прочее списание»). Проверьте проведенность документа и счета учета в нем.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Внесите данные контрагента на закладку «По данным контрагента» — программа покажет расхождения построчно. По каждой спорной строке поднимите первичные документы: накладные, акты, выписки банка. Расхождение устраняется корректным отражением операции у той стороны, где она отсутствует или ошибочна.
Имеет ли акт сверки, отправленный по email, юридическую силу?
Скан подписанного акта, отправленный по почте, может учитываться судом как доказательство наряду с другими, но сам по себе слабее оригинала. Для надежного подтверждения задолженности нужен бумажный оригинал с подписями и печатями либо документ, подписанный квалифицированной электронной подписью через ЭДО.
Как сверить расчеты, если часть документов оформлена на другую организацию группы?
Акт сверки формируется строго в разрезе пары «организация — контрагент». Операции другой организации вашей группы в акт не попадут. Формируйте отдельный акт от имени каждой юридической единицы — смешивать расчеты разных организаций в одном документе нельзя.
Нужно ли хранить подписанные акты сверки и сколько?
Да. Акт сверки относится к первичным учетным документам и подлежит хранению в течение сроков, установленных для бухгалтерской документации — как правило, не менее пяти лет. Подписанные акты также понадобятся при налоговых проверках и возможных судебных спорах с контрагентом.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С создается за пару минут: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки» → «Создать» → «Заполнить по данным учета». Перед отправкой сверьте сальдо с ОСВ, проверьте состав счетов учета и договор. Расхождения с контрагентом удобно искать через закладку «По данным контрагента», а юридически значимым акт делает подпись обеих сторон — на бумаге или через ЭДО.