Учет и Финансы · 11 мин
Как занести корректировочный счет-фактуру в 1С
Как в 1С занести корректировочный счет-фактуру: создание на основании реализации, заполнение, проводки, НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ или услуг — например, при предоставлении скидки, возврате части товара или выявлении расхождений при приемке. В 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, ERP) корректировочный счет-фактура не создается «с нуля» вручную: он всегда привязан к документу корректировки реализации или поступления, который автоматически исправляет проводки и данные по НДС.
Логика работы во всех типовых конфигурациях одинакова: сначала вводится документ «Корректировка реализации» (или «Корректировка поступления» — если вы покупатель), затем на его основании регистрируется счет-фактура с видом «Корректировочный». Попытка создать КСФ отдельным документом без корректировки основания — самая частая ошибка, которая приводит к разрыву между бухгалтерским учетом и декларацией по НДС.
Ниже разберем порядок действий для продавца и для покупателя, особенности заполнения, проверку результата и типичные ошибки. Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерию 3.0 как наиболее распространенную конфигурацию; в УТ и ERP названия команд могут немного отличаться, но принцип тот же.
Когда нужен корректировочный, а когда исправительный счет-фактура
Прежде чем заносить документ, определите тип операции — от этого зависит, какой документ создавать. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости отгрузки по согласованию сторон: скидка или наценка после отгрузки, изменение количества, возврат части товара покупателем. Основание — договорное условие, дополнительное соглашение или акт расхождений.
Исправительный счет-фактура — это исправление ошибок в исходном документе: неверный адрес, ИНН, наименование товара, арифметическая ошибка. В 1С для этого используется документ «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление в первичных документах», либо исправление вводится прямо в исходном документе, если период еще открыт и декларация не сдана.
Корректировка или исправление
Изменилась цена или количество по согласованию с контрагентом. Вид операции — «Корректировка по согласованию сторон».
Ошибка в реквизитах или суммах исходного документа. Вид операции — «Исправление в первичных документах».
Подходит, только если период открыт, декларация по НДС не сдана и документ не участвовал в обмене ЭДО.
Подготовка: что проверить перед вводом КСФ
Убедитесь, что исходный документ реализации (или поступления) проведен в программе и находится в открытом для редактирования периоде. Если период закрыт датой запрета редактирования, корректировка все равно создается, но датой текущего периода — это нормально и методологически верно: корректировка отражается в периоде, когда стороны согласовали изменение.
Проверьте, что у вас есть основание для корректировки: дополнительное соглашение, уведомление о скидке, акт о расхождениях. При проверке налоговая запросит этот документ вместе с КСФ. Также уточните номер и дату полученного корректировочного счета-фактуры от контрагента, если вы покупатель, — эти данные понадобятся при регистрации входящего документа.
Как занести корректировочный счет-фактуру у продавца
Откройте журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». Найдите исходный документ отгрузки, выделите его и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Программа создаст новый документ с автоматически заполненными данными исходной реализации.
В документе корректировки выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон». На закладке с товарами программа покажет две строки по каждой позиции: «до изменения» и «после изменения». Отредактируйте колонку «после изменения» — укажите новую цену или количество. Итоговая сумма корректировки (разница) рассчитается автоматически.
Проведите документ. После проведения в нижней части формы появится поле для регистрации счета-фактуры: нажмите гиперссылку «Зарегистрировать счет-фактуру» (или «Выписать корректировочный счет-фактуру»). Программа присвоит ему номер и вид «Корректировочный» автоматически. Распечатать или отправить по ЭДО его можно из той же формы.
- 1Откройте исходную реализацию в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации»
- 3Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
- 4Измените цену или количество в строках «после изменения»
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Нажмите «Зарегистрировать счет-фактуру» внизу документа
- 7Проверьте отражение в книге продаж через отчет «Книга продаж»
Как отразить корректировочный счет-фактуру у покупателя
Если корректировочный счет-фактуру получили вы (поставщик уменьшил или увеличил стоимость поставки), откройте исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки» и создайте на его основании «Корректировку поступления». Вид операции — «Корректировка по согласованию сторон».
В табличной части измените данные «после изменения» в соответствии с полученным от поставщика документом. Затем в поле «Счет-фактура» внизу документа укажите номер и дату входящего корректировочного счета-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Программа сама определит его как корректировочный по связи с документом-основанием.
Важный нюанс: при уменьшении стоимости покупатель восстанавливает ранее принятый к вычету НДС на сумму разницы, при увеличении — получает право на дополнительный вычет. 1С формирует нужные записи в книге покупок или книге продаж автоматически при проведении документа, но проверить результат стоит вручную.
Проверка результата: проводки, книга продаж и книга покупок
После проведения корректировки откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». При уменьшении реализации у продавца вы увидите сторнировочные (красные) записи по дебету 62 и кредиту 90.01, а также сторно НДС. При увеличении — обычные доначисляющие проводки. Отсутствие проводок по НДС означает, что документ-основание не найден или не заполнен счет-фактура.
Затем сформируйте книгу продаж (раздел «Операции» → «Книга продаж») за период корректировки. Корректировочный счет-фактура при уменьшении стоимости отражается у продавца в книге покупок (вычет разницы НДС), при увеличении — в книге продаж. У покупателя зеркально: уменьшение — восстановление в книге продаж, увеличение — вычет в книге покупок.
Как проверить результат
В документе корректировки есть ссылка на счет-фактуру с видом «Корректировочный»
Поле счета-фактуры пустое или документ не проведен
Есть сторно или доначисление по 68.02 и счету 19 (у покупателя)
Проводки по НДС отсутствуют — не заполнен счет-фактура
Корректировочный документ виден в нужной книге за период корректировки
Документа нет в книге — проверьте дату и вид операции
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — попытка отредактировать исходную реализацию вместо создания корректировки. Если документ уже передан контрагенту или участвовал в ЭДО, изменение исходника приведет к расхождению данных у покупателя и продавца и к вопросам при выверке НДС.
Вторая частая проблема — неверный вид операции. Если вместо «Корректировка по согласованию сторон» выбрано «Исправление в первичных документах», программа сформирует исправительный счет-фактуру с номером исправления, и он попадет в отчетность иначе, чем ожидает контрагент. Перед проведением сверьте вид операции с хозяйственной ситуацией.
Особенности: УПД, ЭДО и корректировка прошлых периодов
Если отгрузка оформлялась универсальным передаточным документом (УПД), корректировка также оформляется корректировочным УПД — в 1С для этого используется та же «Корректировка реализации», при печати выбирается форма корректировочного УПД. При обмене документами по ЭДО корректировочный документ отправляется контрагенту из формы документа стандартной кнопкой отправки.
Корректировка прошлого налогового периода требует внимания. У продавца при уменьшении стоимости вычет НДС отражается в периоде корректировки, уточненная декларация обычно не нужна. А вот при увеличении стоимости продавец должен доначислить НДС за тот период, в котором была отгрузка, — здесь без уточненной декларации не обойтись. У покупателя ситуация зеркальная.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Корректировочный счет-фактура в 1С всегда вводится через документ корректировки реализации или поступления, созданный на основании исходного документа. Выберите правильный вид операции, измените данные «после изменения», зарегистрируйте счет-фактуру и проверьте отражение в книге покупок или продаж.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать корректировочный счет-фактуру без документа корректировки?
Технически можно создать счет-фактуру вручную, но делать этого не стоит: без документа-основания не сформируются проводки по сторнированию выручки и НДС, возникнет разрыв между бухгалтерским и налоговым учетом. Правильный путь — всегда через «Корректировку реализации» или «Корректировку поступления».
Что делать, если кнопка «Создать на основании» не предлагает корректировку?
Проверьте, что исходный документ проведен и не помечен на удаление. Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов корректировки. В некоторых конфигурациях корректировка создается из журнала документов через меню «Создать на основании» в командной панели списка, а не внутри самого документа.
Как оформить корректировку по нескольким строкам реализации сразу?
Одна корректировка реализации может включать изменения по любому количеству позиций исходного документа: в табличной части отредактируйте только те строки, где изменились цена или количество, остальные оставьте без изменений. Программа сформирует один корректировочный счет-фактуру на всю разницу.
Корректировка уменьшает реализацию прошлого квартала — нужна ли уточненная декларация?
У продавца при уменьшении стоимости вычет НДС заявляется в периоде корректировки, уточненная декларация за период отгрузки, как правило, не требуется. У покупателя при уменьшении стоимости НДС восстанавливается в периоде получения корректировочного счета-фактуры. При увеличении стоимости ситуация обратная, и уточненка у продавца может понадобиться.
Как распечатать корректировочный счет-фактуру из 1С?
Откройте документ корректировки реализации, перейдите по ссылке на зарегистрированный счет-фактуру и нажмите кнопку «Печать». Доступны формы корректировочного счета-фактуры и корректировочного УПД. Если с контрагентом настроен ЭДО, документ отправляется оператору прямо из этой же формы.
Почему корректировочный счет-фактура не попал в книгу продаж?
Наиболее вероятные причины: документ корректировки не проведен, не зарегистрирован счет-фактура, неверно указана дата (документ попал в другой период) или выбран неподходящий вид операции. Также проверьте, сформированы ли записи книг через регламентную обработку «Формирование записей книг покупок и продаж», если она используется в вашей учетной политике.