Как в 1С занести корректировочный счет-фактуру от поставщика

Корректировочный счет-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после первоначальной отгрузки изменилась цена или количество товаров и услуг — например, по соглашению сторон дана скидка, исправлена цена или уточнен объем поставки. В 1С такой документ нельзя вводить «вручную с нуля»: он всегда привязывается к первичному документу поступления через специальный документ корректировки.

Основная логика работы в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) одинакова: сначала создается документ «Корректировка поступления» на основании исходного поступления, затем на его основании регистрируется корректировочный счет-фактура. Такая цепочка гарантирует, что в книге покупок и декларации по НДС корректировка отразится корректно и с правильными аналитиками.

Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерия 8.3, указаны отличия для увеличения и уменьшения стоимости, способы проверки результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учете НДС.

Когда оформляется корректировочный счет-фактура

Корректировочный счет-фактура выставляется поставщиком, когда после отгрузки изменилась стоимость отгруженных товаров, работ, услуг или имущественных прав. Типичные ситуации: ретро-скидка по итогам периода, исправление цены по дополнительному соглашению, изменение количества принятого товара, бонус, уменьшающий стоимость поставки.

Важно отличать корректировку от исправления. Если поставщик просто ошибся в реквизитах (ИНН, адрес, номер документа), а стоимость не менялась, оформляется исправленный счет-фактура — в 1С это другой вид операции. Если изменилась цена или количество — нужен именно корректировочный документ. От правильного выбора зависит, в каком периоде и как будет отражен НДС.

Подготовка: что проверить перед вводом

Перед вводом корректировки убедитесь, что исходный документ поступления проведен в базе и по нему зарегистрирован счет-фактура. Корректировка создается только на основании существующего поступления — если исходный документ введен некорректно или не проведен, цепочка не построится.

Проверьте период исходного поступления. Если он относится к закрытому периоду (сдана отчетность, установлена дата запрета редактирования), потребуется согласовать порядок отражения: корректировка проводится текущей датой, а НДС-регистры могут формировать дополнительные листы книги покупок за прошлый период. Также сверьте данные бумажного (или электронного) КСФ с поставщиком: номер, дату, суммы до и после изменения.

Создание документа «Корректировка поступления»

Откройте исходный документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Корректировка поступления». Программа автоматически заполнит документ-основание, контрагента, договор и табличную часть с исходными данными.

В поле «Вид операции» выберите «Корректировка по согласованию сторон» — именно этот вариант соответствует корректировочному счету-фактуре. Вариант «Исправление в первичных документах» предназначен для исправлений ошибок и формирует другую отчетность по НДС.

Далее укажите номер и дату входящего корректировочного документа. В табличной части отразите изменения: скорректируйте цену или количество в строках «после изменения». Программа автоматически рассчитает разницу по сумме и НДС. Если корректируется не вся поставка, а часть строк, измените только нужные позиции.

1. 1
   Откройте исходный документ поступления и убедитесь, что он проведен
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления»
3. 3
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
4. 4
   Введите номер и дату входящего корректировочного документа
5. 5
   Измените цены или количество в табличной части
6. 6
   Проверьте счета учета и проводки через Дт/Кт
7. 7
   Зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру
8. 8
   Проверьте отражение в книге покупок и регистрах НДС

Регистрация корректировочного счета-фактуры

После заполнения корректировки поступления зарегистрируйте сам счет-фактуру. В форме документа есть поле для номера и даты входящего счета-фактуры и кнопка «Зарегистрировать». После нажатия программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный», связанный с корректировкой поступления.

Проверьте, что в счете-фактуре правильно заполнены код вида операции и реквизиты исходного счета-фактуры. Если документы с поставщиком вы обмениваетесь через ЭДО, корректировочный УКД может загрузиться автоматически — тогда программа сама предложит создать корректировку поступления на основании входящего документа, и ручной ввод сводится к проверке данных.

Особенности при уменьшении и увеличении стоимости

Направление корректировки влияет на отражение НДС. При уменьшении стоимости (скидка, уценка) покупатель восстанавливает НДС с разницы — сумма отражается в книге продаж, а не в книге покупок. Программа делает это автоматически при проведении корректировки, но стоит проверить результат в отчете «Книга продаж» за соответствующий период.

При увеличении стоимости покупатель получает право на дополнительный вычет НДС — разница попадает в книгу покупок. Вычет может быть заявлен в течение трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры, поэтому период отражения вычета может отличаться от даты документа — это настраивается в документе корректировки.

Уменьшение против увеличения стоимости

Уменьшение стоимости

НДС с разницы восстанавливается и попадает в книгу продаж. Уменьшаются расходы и задолженность поставщику.

Увеличение стоимости

Разница НДС принимается к вычету через книгу покупок. Увеличиваются затраты и кредиторская задолженность.

Проверка результата после проведения

После проведения документов выполните контроль по нескольким точкам. Откройте движения корректировки поступления (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что проводки сформированы только на сумму разницы, со знаком «минус» (сторно) при уменьшении или обычные при увеличении. Полного повторения исходных проводок быть не должно.

Сформируйте книгу покупок (и книгу продаж при уменьшении стоимости) за период корректировки и найдите в ней строку с корректировочным счетом-фактурой. Сверьте сумму с бумажным документом поставщика. Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60: задолженность перед поставщиком должна измениться на сумму корректировки с учетом НДС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки корректировки поступления

Норма

Проводки только на сумму разницы, при уменьшении — сторно

Тревожный признак

Проведена полная сумма поставки или нет движений по НДС

Книга покупок / книга продаж

Норма

Строка с КСФ присутствует, сумма совпадает с документом поставщика

Тревожный признак

Строки нет, или сумма отличается, или документ в неверном разделе

ОСВ по счету 60

Норма

Задолженность изменилась ровно на сумму корректировки

Тревожный признак

Остаток не изменился или изменился на неверную сумму

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — выбор вида операции «Исправление в первичных документах» вместо корректировки по согласованию сторон. В результате НДС отражается через исправленный счет-фактуру и дополнительный лист, хотя по сути операции нужна корректировка. Всегда сверяйте: если изменилась цена или количество — это корректировка, если только реквизиты — исправление.

Вторая распространенная проблема — ввод корректировки «вручную» через создание нового документа без ссылки на поступление, либо редактирование исходного поступления задним числом. Оба способа разрывают связь документов и искажают регистры НДС. Третья ошибка — несовпадение даты отражения вычета: при увеличении стоимости вычет иногда нужно показать не в текущем квартале, что регулируется настройкой в документе.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести корректировочный счет-фактуру без документа «Корректировка поступления»?

Технически документ «Счет-фактура полученный» можно создать вручную, но делать этого не следует: без корректировки поступления не изменятся взаиморасчеты, затраты и складской учет, а регистры НДС могут заполниться некорректно. Правильная цепочка — «Корректировка поступления» → счет-фактура на его основании.

Что делать, если корректировка относится к прошлому закрытому периоду?

Корректировка вводится текущей датой, но программа может сформировать записи дополнительного листа книги покупок или продаж за прошлый период. Если декларация по НДС за тот период уже сдана, вероятно, потребуется уточненная декларация. Перед проведением согласуйте порядок с главным бухгалтером и снимите дату запрета редактирования только при необходимости.

Как отразить корректировку только части товаров в накладной?

В табличной части корректировки поступления измените цену или количество только в нужных строках, остальные оставьте без изменений. Программа рассчитает разницу только по измененным позициям, и в счете-фактуре отразятся именно они.

Почему при уменьшении стоимости сумма попала в книгу продаж, а не в книгу покупок?

Это нормальное поведение: при уменьшении стоимости покупатель обязан восстановить ранее принятый к вычету НДС с суммы разницы, а восстановление НДС отражается в книге продаж. Если сумма отсутствует и там, проверьте, что счет-фактура зарегистрирован и документ корректировки проведен.

Как ввести корректировку, если документы приходят по ЭДО?

При обмене через оператора ЭДО входящий корректировочный УКД загружается в базу автоматически. Программа предложит создать на его основании корректировку поступления — достаточно проверить сопоставление номенклатуры, суммы и провести документ. Ручной ввод номера и даты счета-фактуры в этом случае не требуется.

Нужно ли сторнировать исходное поступление перед корректировкой?

Нет. Документ «Корректировка поступления» сам формирует движения на сумму разницы, не трогая исходный документ. Сторнирование и повторный ввод поступления — ошибочный подход, который искажает учет и разрывает связь с исходным счетом-фактурой.