Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С заключить договор с самозанятым
Как оформить договор с самозанятым в 1С: проверка статуса плательщика НПД, создание контрагента, отражение выплат и чеков в 1С:Бухгалтерии и ЗУП.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С оформляется как обычные отношения с физическим лицом по гражданско-правовому договору, но с важными особенностями: не начисляются страховые взносы, не удерживается НДФЛ, а ключевым подтверждающим документом становится чек из приложения «Мой налог». Ошибки в оформлении грозят переквалификацией договора в трудовой и доначислением взносов, поэтому порядок действий в программе нужно выстроить заранее.
В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП, 1С:Комплексная автоматизация и ERP — для этого используются договоры ГПХ с физическими лицами, документы начисления и выплаты без налоговой нагрузки. Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до отражения оплаты и хранения чеков.
Проверка статуса самозанятого перед заключением договора
До того как вносить данные в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Сделать это можно бесплатно на сайте ФНС через сервис проверки статуса: достаточно ИНН физического лица. Ответ формируется мгновенно и подтверждает, что человек вправе применять спецрежим на дату проверки.
Сохраните результат проверки (скриншот или PDF) вместе с договором. Это ваша страховка на случай споров: если исполнитель утратит статус, а вы продолжите платить без удержания НДФЛ, налоговая может доначислить налог и взносы именно заказчику. Рекомендуется повторять проверку перед каждой крупной выплатой, а не только при подписании договора.
Отдельно проверьте ограничения режима НПД: самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Нарушение этого условия — один из самых частых поводов для претензий налоговой.
Какой договор заключать и что в нём указать
С самозанятым заключается гражданско-правовой договор: подряда, оказания услуг или авторский — в зависимости от предмета работ. В тексте обязательно зафиксируйте, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, самостоятельно уплачивает налог и обязуется передать заказчику чек из приложения «Мой налог» по каждой выплате.
Полезно включить пункт об ответственности: если исполнитель утратит статус плательщика НПД и не уведомит заказчика, он компенсирует доначисленные налоги и взносы. Также пропишите порядок сдачи-приёмки — акт выполненных работ оформляется в обычном порядке, чек не заменяет акт, а дополняет его.
Создание самозанятого в справочниках 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятый заводится как контрагент с видом «Физическое лицо». Перейдите в раздел «Справочники» → «Контрагенты», создайте новый элемент, укажите ФИО, ИНН, при необходимости — адрес и банковские реквизиты для оплаты. ИНН обязателен: именно по нему выполняется проверка статуса и идентификация плательщика.
В 1С:ЗУП исполнитель создаётся как физическое лицо и сотрудник, с которым заключается договор ГПХ, — через раздел «Кадры» → «Договоры ГПХ» (в новых релизах — «Договоры (подряд, услуги)»). Трудовые отношения при этом не возникают, штатное расписание не затрагивается.
- 1Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН
- 3Добавьте договор с видом «С поставщиком» или «Прочее», укажите реквизиты ГПХ-договора
- 4Внесите банковские реквизиты исполнителя для оплаты
- 5Проверьте, что карточка сохранена без ошибок и ИНН прошёл форматный контроль
Отражение начисления и оплаты в 1С:Бухгалтерии
Начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги» или документом «Операция, введённая вручную» — в зависимости от принятой в компании практики. Счёт учёта затрат выбирайте по сути услуги (20, 25, 26, 44), счёт расчётов — 76 или 60. НДС в документе нет: самозанятые не являются плательщиками НДС.
Оплата отражается стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочие расчёты с контрагентами». Ни НДФЛ, ни страховые взносы с этих выплат в бухгалтерском учёте не начисляются — убедитесь, что в настройках договора и документов не включено автоматическое обложение.
Если ваша организация применяет УСН или ОСНО, расход принимается при наличии полного комплекта: договор, акт, чек из «Мой налог», платёжный документ. Чек целесообразно прикрепить к документу поступления через механизм присоединённых файлов — тогда комплект не потеряется при проверке.
Отражение выплат в 1С:ЗУП
В ЗУП начисление по договору с самозанятым оформляется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или через договор ГПХ с последующей выплатой. Ключевой момент — настройка налогообложения: для плательщика НПД начисление не должно попадать в базу по НДФЛ и взносам.
Проверьте вид расчёта и шаблон договора: стандартные договоры ГПХ в ЗУП по умолчанию облагаются НДФЛ и взносами (кроме взносов на травматизм, если не указано в договоре). Для самозанятого нужно использовать настройку, исключающую обложение, либо отражать выплату вне зарплатного контура — через бухгалтерию. Конкретный механизм зависит от релиза конфигурации, поэтому сверьтесь с документацией к вашей версии.
После выплаты сформируйте отчётность и убедитесь, что сумма не попала в разделы 6-НДФЛ и РСВ, относящиеся к облагаемым выплатам. Выплаты самозанятым в расчёт по взносам и расчёт 6-НДФЛ как доход физлица не включаются, поскольку налог уплачивает сам исполнитель.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 76/60, без НДФЛ и взносов
Сформированы проводки по НДФЛ (68.01) или взносам (69)
Чек получен, сумма и дата совпадают с выплатой, чек прикреплён к документу
Чека нет или сумма в чеке не совпадает с оплатой
Выплата не попала в 6-НДФЛ и облагаемую базу РСВ
Сумма отражена как облагаемый доход физлица
Проверка на сайте ФНС подтверждает НПД на дату выплаты
Статус не проверялся или не подтверждён
Чеки из «Мой налог» и документальное оформление
Исполнитель формирует чек в приложении «Мой налог» при получении оплаты и передаёт его заказчику — на бумаге или в электронном виде. В чеке указываются наименование услуги, сумма, ИНН исполнителя и реквизиты заказчика (для юрлица чек формируется с указанием вашего ИНН и наименования).
Храните чеки вместе с договорами и актами в течение срока хранения налоговых документов. Удобная практика — вести реестр выплат самозанятым: дата, исполнитель, сумма, номер чека, ссылка на проверку статуса. В 1С такой реестр можно вести через дополнительные сведения контрагента или отдельный регистр, если у вас доработанная конфигурация.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому в 1С?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог», а заказчик не является налоговым агентом. Если программа автоматически начислила НДФЛ, проверьте настройку вида расчёта или договора — обложение для самозанятого должно быть отключено.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Можно, через расходный кассовый ордер. Но безналичная оплата на карту или счёт исполнителя удобнее: платёжное поручение служит дополнительным подтверждением расхода и упрощает сверку с чеком из «Мой налог».
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно, сославшись на условие договора. Без чека расход рискованно принимать в налоговом учёте. На будущее включите в договор пункт о том, что оплата следующего этапа производится только после предоставления чека за предыдущий.
Отражаются ли выплаты самозанятым в отчёте 6-НДФЛ?
Нет. Поскольку заказчик не удерживает НДФЛ, эти суммы в расчёт 6-НДФЛ не включаются. Если выплата попала в отчёт, проверьте, не заведён ли исполнитель как обычный подрядчик по ГПХ с облагаемым видом расчёта.
Может ли самозанятый работать с нами регулярно, каждый месяц?
Формально ограничений по периодичности нет, но регулярные одинаковые выплаты одному исполнителю — фактор риска переквалификации в трудовые отношения. Снижайте риск: формулируйте конкретный результат в каждом договоре или этапе, не привязывайте оплату к окладу и графику.
Какой счёт расчётов использовать для самозанятого в 1С:Бухгалтерии?
Обычно применяют 76 счёт (расчёты с разными дебиторами и кредиторами) или 60, если исполнитель заведён как поставщик. Выбор зависит от учётной политики и принятой в вашей конфигурации практики — главное, чтобы счёт был единообразным для всех подобных договоров.
Что важно запомнить
Договор с самозанятым в 1С — это договор ГПХ без НДФЛ и взносов. Обязательный минимум: проверка статуса НПД по ИНН, корректная карточка контрагента или физлица, отключённое обложение в настройках начисления, чек из «Мой налог» к каждой выплате и контроль, чтобы суммы не попали в 6-НДФЛ и РСВ.