Как в 1С выставить корректировочный счёт-фактуру

Корректировочный счёт-фактура (КСФ) оформляется, когда после отгрузки изменилась стоимость товаров, работ или услуг: цена, количество или и то и другое одновременно. Типичные ситуации — ретро-скидка, возврат части товара, пересорт, выявленная недостача, допоставка. В программах 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрен специальный документ, который создаётся на основании исходной реализации и автоматически формирует записи в книге покупок и книге продаж.

Важно не путать корректировочный счёт-фактуру с исправительным. Корректировочный отражает изменение стоимости по соглашению сторон, а исправительный устраняет ошибку в исходном документе — неверные реквизиты, адрес, ставку НДС. Смешение этих двух механизмов — самая частая причина расхождений по НДС между покупателем и продавцом.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С: когда нужен КСФ, как его создать, какие виды корректировки выбрать, как проверить проводки и какие ошибки встречаются чаще всего. Интерфейс описан на примере «1С:Бухгалтерии 8», в торговых конфигурациях логика аналогична, отличаются только названия документов.

Когда нужен корректировочный, а когда исправительный счёт-фактура

Корректировочный счёт-фактура применяется, когда стороны согласовали изменение стоимости уже отгруженных товаров или услуг. Основание — первичный документ, подтверждающий согласие: дополнительное соглашение к договору, акт о расхождениях, уведомление о предоставлении скидки. Без такого документа КСФ не имеет силы, и налоговая может отказать покупателю в вычете.

Исправительный счёт-фактура, напротив, ничего не меняет по существу сделки — он лишь устраняет техническую ошибку: опечатку в адресе, неверный ИНН, перепутанную ставку НДС, неправильный номер документа. Стоимость и количество при этом остаются прежними.

Корректировочный или исправительный

Корректировочный (КСФ)

Изменилась цена, количество или стоимость по соглашению сторон: скидка, возврат, недостача. Требуется подтверждающий документ — допсоглашение или акт.

Исправительный (ИСФ)

Обнаружена ошибка в исходном счёте-фактуре: реквизиты, адрес, ставка НДС, номер. Стоимость сделки не меняется, нового соглашения не требуется.

Если одновременно изменилась стоимость и обнаружена ошибка в реквизитах, сначала делается корректировка, а затем при необходимости — исправление уже к корректировочному документу. В 1С оба механизма реализованы внутри одного документа корректировки, но выбирается разный вид операции.

Подготовка: что проверить до создания документа

Перед созданием корректировки убедитесь, что исходная реализация проведена в том же периоде, в котором вы работаете, и по ней выставлен счёт-фактура. Если счёт-фактура не выписан, программа не сможет сформировать КСФ автоматически — придётся сначала ввести исходный документ.

Проверьте наличие первичного основания корректировки: подписанного допсоглашения, акта расхождений или уведомления о скидке. Реквизиты этого документа (номер и дата) понадобятся при заполнении — они попадут в печатную форму КСФ, и без них документ не будет соответствовать требованиям к оформлению.

Также уточните, в каком периоде отражать корректировку. Если исходная реализация прошла в закрытом квартале, а корректировка делается позже, уменьшение стоимости и увеличение стоимости отражаются в учёте по-разному — это влияет на то, в какой книге (покупок или продаж) появится запись.

Создание корректировки реализации у продавца

Основной сценарий у продавца — документ «Корректировка реализации». Удобнее всего создавать его на основании исходного документа, чтобы программа сама подтянула контрагента, договор и табличную часть.

1. 1
   Откройте исходный документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
2. 2
   В поле «Вид операции» выберите «Корректировка по согласованию сторон».
3. 3
   Укажите номер и дату документа-основания корректировки (допсоглашения или акта).
4. 4
   В табличной части исправьте количество или цену в строках «после изменения» — значения «до изменения» программа заполнит автоматически.
5. 5
   Проверьте итоговые суммы и НДС, проведите документ.
6. 6
   Нажмите «Выписать корректировочный счёт-фактуру» либо откройте подчинённый документ и проверьте его реквизиты.
7. 7
   Распечатайте или выгрузите КСФ для передачи покупателю.

В табличной части документа корректировки две группы колонок: «до изменения» и «после изменения». Редактировать нужно только вторую группу. Если товар возвращается полностью, в строке «после изменения» ставится нулевое количество. Если меняется только цена — количество остаётся прежним, корректируется цена.

После проведения программа формирует корректировочный счёт-фактуру как подчинённый документ. Откройте его и проверьте: номер и дату исходного счёта-фактуры, номер корректировки, итоги «до изменения», «после изменения» и строки увеличения/уменьшения. Именно эти данные покупатель увидит у себя и сверит со своей корректировкой поступления.

Как отразить корректировку у покупателя

У покупателя зеркально используется документ «Корректировка поступления», который создаётся на основании документа «Поступление (акты, накладные, УПД)». Вид операции — тот же: «Корректировка по согласованию сторон». Данные о полученном от поставщика КСФ вносятся в соответствующие поля: номер и дата входящего корректировочного счёта-фактуры.

Если обе стороны работают в 1С и обмениваются электронными документами (ЭДО), корректировка может загрузиться автоматически — программа предложит создать документ на основании входящего УКД или КСФ. В этом случае достаточно проверить суммы и провести документ, не вводя данные вручную.

Обратите внимание: у покупателя при увеличении стоимости возникает право на дополнительный вычет НДС, а при уменьшении — обязанность восстановить ранее принятый к вычету налог. Программа делает эти записи автоматически при проведении корректировки, но итог стоит сверить с декларацией по НДС за период.

Исправление ошибок в исходном счёте-фактуре

Если ошибка не меняет стоимость сделки — неверный адрес, ИНН, номер или дата — используется тот же документ корректировки, но с видом операции «Исправление в первичных документах» (в некоторых конфигурациях — «Исправление собственной ошибки»). В этом режиме программа формирует исправительный счёт-фактуру с номером исправления, а не корректировочный.

При исправлении редактируются реквизиты исходного документа, суммы остаются прежними. В печатной форме появляется строка «Исправление № ... от ...». Покупателю нужно передать исправленный экземпляр, а в его учёте первичный вычет аннулируется и регистрируется заново по исправленному счёту-фактуре.

Проверка результата: проводки, книга продаж и книга покупок

После проведения корректировки проверьте три вещи: бухгалтерские проводки, записи регистров НДС и печатную форму КСФ. Проводки открываются кнопкой «Дт/Кт» из документа. При уменьшении стоимости у продавца сторнируется выручка и начисленный НДС, при увеличении — доначисляется.

Записи в книге продаж и книге покупок формируются регламентным документом «Формирование записей книги покупок/продаж» за соответствующий период. Откройте книгу продаж и убедитесь, что там появилась строка по корректировочному счёту-фактуре с правильной суммой разницы. Если записи нет — чаще всего не выполнено регламентное формирование книг за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма КСФ

Норма

Заполнены строки «до изменения», «после изменения», итоги увеличения/уменьшения, указано основание корректировки

Тревожный признак

Пустые итоги, отсутствует ссылка на исходный счёт-фактуру или на допсоглашение

Книга продаж / книга покупок

Норма

Есть запись по КСФ с суммой разницы за нужный период

Тревожный признак

Записи нет или она попала не в тот квартал

Проводки по НДС

Норма

Разница НДС отражена корректно: к вычету при уменьшении, к начислению при увеличении

Тревожный признак

Сумма НДС не соответствует разнице по документу или отражена дважды

Дополнительно сверьте взаиморасчёты с контрагентом: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» (у продавца) должен показывать задолженность уже с учётом корректировки. Расхождение с данными покупателя — сигнал, что одна из сторон не отразила документ или отразила его в другом периоде.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем — корректировки по УПД. Если исходная отгрузка оформлена универсальным передаточным документом, корректировка оформляется универсальным корректировочным документом (УКД). В 1С это происходит автоматически: документ корректировки сам формирует нужную печатную форму в зависимости от того, как был оформлен исходный документ.

Если корректировок по одной реализации несколько (например, сначала изменили цену, потом часть товара вернули), каждая оформляется отдельным документом с последовательным номером корректировки. Не пытайтесь «накопить» изменения и отразить их одним документом задним числом — это нарушает хронологию и усложняет сверку с покупателем.

Перед массовыми корректировками (например, квартальная ретро-скидка по десяткам реализаций) сделайте архивную копию базы и обработайте сначала 2–3 документа, сверив результат с расчётом вручную. Так проще поймать ошибку в настройках, чем исправлять десятки проведённых документов.

Частые вопросы

Можно ли выставить корректировочный счёт-фактуру на аванс?

Нет, корректировочные счета-фактуры применяются только к отгрузке. Если изменилась сумма аванса (например, покупатель переплатил), лишняя сумма либо возвращается, либо засчитывается в счёт будущих поставок — корректировка авансового счёта-фактуры законодательством не предусмотрена.

В каком периоде продавец принимает НДС к вычету при уменьшении стоимости?

Вычет по корректировке в сторону уменьшения отражается в периоде составления корректировочного счёта-фактуры, при наличии документа, подтверждающего согласие покупателя. Законодательство ограничивает срок такого вычета, поэтому затягивать с оформлением корректировки не стоит.

Что делать, если покупатель на УСН и не работает с НДС?

Корректировочный счёт-фактура всё равно оформляется, если исходная отгрузка была с НДС: он нужен продавцу для корректного отражения вычета или доначисления. Покупатель на УСН просто учитывает изменение стоимости в своих доходах или расходах, книгу покупок он не ведёт.

Нужно ли сдавать уточнённую декларацию по НДС при корректировке прошлого квартала?

Как правило, нет: корректировка отражается в периоде её составления. Уточнённая декларация требуется, если была искажена сама исходная отгрузка — например, вы перепровели реализацию прошлого квартала или обнаружили в ней ошибку, влияющую на налоговую базу того периода.

Как оформить корректировку, если товары частично возвращены по качеству?

Частичный возврат оформляется той же «Корректировкой реализации»: в строках возвращённых позиций уменьшается количество «после изменения». Основанием служит акт о расхождениях или претензия покупателя. Отдельный документ возврата в этом случае обычно не требуется.

Почему программа не формирует корректировочный счёт-фактуру автоматически?

Чаще всего по исходной реализации не выписан счёт-фактура, либо корректировка создана вручную, а не на основании документа. Проверьте наличие исходного счёта-фактуры и связь документов — после этого кнопка выписки КСФ станет доступна.