Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С выплатить самозанятым: пошаговая инструкция
Как в 1С выплатить самозанятым: договор ГПХ, документ «Выплаты бывшим сотрудникам» или «Приз, подарок», проверка чеков и статуса, учёт расходов и типичные ошибки.
Выплата самозанятому в 1С отличается от обычной зарплаты: такой исполнитель не является сотрудником, с него не удерживается НДФЛ и не начисляются страховые взносы. Налог на профессиональный доход самозанятый платит сам, поэтому задача бухгалтера — правильно оформить договор, зафиксировать факт оплаты и корректно отразить расход в учёте.
Основной риск при работе с самозанятыми — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Если налоговая или трудовая инспекция решит, что отношения фактически трудовые, компании доначислят взносы, НДФЛ, штрафы и пени. Поэтому важны не только проводки в 1С, но и документальное оформление: договор, акт и чек самозанятого из приложения «Мой налог».
Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия и 1С:Комплексная автоматизация/ERP. Названия документов могут немного отличаться в зависимости от релиза и настроек функциональности, но логика учёта одинаковая.
Проверка статуса самозанятого перед выплатой
Перед первой выплатой убедитесь, что исполнитель действительно применяет налог на профессиональный доход (НПД). Проверить статус можно двумя способами: запросить у самозанятого справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог» или проверить его по ИНН через сервис ФНС. Дату проверки зафиксируйте — она пригодится при претензиях налоговой.
Есть два жёстких ограничения. Во-первых, нельзя выплачивать самозанятому, который был вашим работником в течение последних двух лет: НПД по таким доходам не применяется, и платёж будет считаться зарплатой со всеми налогами. Во-вторых, доход самозанятого от одного заказчика не должен превышать 2,4 млн рублей в год — сверх лимита он теряет право на НПД.
Также проверьте, что оказываемые услуги вообще подпадают под НПД. Самозанятые не могут, например, перепродавать чужие товары, работать по агентским договорам или добывать полезные ископаемые. Если услуга вне перечня разрешённых, договор ГПХ с НПД оформить нельзя.
Договор и первичные документы
С самозанятым заключают гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг, авторского заказа). В договоре обязательно укажите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, и зафиксируйте его обязанность предоставить чек из «Мой налог». Это защитит компанию, если исполнитель внезапно снимется с учёта.
Пакет документов по каждой выплате:
- договор ГПХ с указанием статуса плательщика НПД;
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- чек из приложения «Мой налог» с ИНН заказчика — именно он подтверждает, что налог уплачен самим исполнителем;
- справка о постановке на учёт в качестве самозанятого (запрашивается один раз, при первом сотрудничестве).
Чек самозанятый формирует в момент получения оплаты. Договоритесь о порядке: сначала акт и оплата, затем исполнитель в течение установленного срока присылает чек. Контролируйте получение чеков по каждой выплате — это самое слабое место в работе с самозанятыми.
Настройка 1С:ЗУП для выплат самозанятым
В 1С:Зарплата и управление персоналом для выплат физлицам, не являющимся сотрудниками, используется отдельный механизм. Сначала включите функциональность: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Настройка состава разделов» (в зависимости от релиза) → установите флажок использования выплат бывшим сотрудникам и прочим физлицам. В свежих релизах ЗУП 3.1 есть отдельная поддержка договоров с самозанятыми.
Ключевой момент — вид начисления. Для самозанятых НДФЛ не удерживается и страховые взносы не начисляются. Если в вашей конфигурации нет готового вида выплаты «самозанятым», создайте начисление с настройками: не облагается НДФЛ, не облагается страховыми взносами, не включается в базу по взносам на травматизм.
Данные о доходах самозанятых не попадают в расчёт 6-НДФЛ и в отчётность по взносам, поскольку компания не является налоговым агентом. Если после проведения документа суммы появились в регистрах НДФЛ или взносов — настройка вида начисления неверна, её нужно исправить до формирования отчётности.
Отражение выплаты в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии (если зарплата ведётся там или если выплата отражается только в бухучёте) расчёты с самозанятым ведутся на счёте 76 или 60, в зависимости от принятой учётной политики. Типовая цепочка: поступление услуг (договор ГПХ) → списание с расчётного счёта.
Создайте контрагента-физлицо в справочнике «Контрагенты», укажите ИНН. Договор оформите с видом «С поставщиком» или специальным видом для ГПХ, если он доступен в вашем релизе. Документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги» отразите расход: дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по назначению услуги), кредит 60.01 или 76.
Самозанятый платит налог сам; в 6-НДФЛ выплата не отражается
Доходы по НПД не входят в базу по взносам
При наличии договора, акта и чека из «Мой налог»
С ИНН заказчика, формируется в «Мой налог» при получении оплаты
Выплату оформите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от выбранного счёта учёта. Если зарплата ведётся в ЗУП, выплата придёт в Бухгалтерию при синхронизации вместе с ведомостью, и дублировать документы вручную не нужно.
Проверка результата и контроль чеков
После проведения всех документов проверьте учёт по нескольким точкам. Во-первых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов с самозанятым: сальдо после оплаты должно быть нулевым (или равным неоплаченному остатку по акту). Во-вторых, убедитесь, что начисление не попало в регистры НДФЛ и взносов — в ЗУП это видно по отчётам «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов».
Как проверить результат
Равно нулю после оплаты или равно сумме неоплаченного акта
Зависшая дебеторка или кредиторка без документов
Выплата самозанятому отсутствует в анализе НДФЛ и взносов
Сумма попала в базу — неверный вид начисления
Получен по каждой выплате, указан ИНН организации
Чека нет, ИНН неверный или чек аннулирован
Действующий плательщик НПД на дату выплаты
Снят с учёта или превышен лимит 2,4 млн руб.
Отдельно контролируйте чеки. Самозанятый может аннулировать чек — тогда документальное подтверждение расхода исчезает. Периодически сверяйте полученные чеки с выписками: сумма, дата и ИНН заказчика должны совпадать с платёжными документами. Некоторые организации используют сервисы автоматической проверки статуса самозанятых и получения чеков, интегрированные с 1С, — это снимает рутинный контроль при большом количестве исполнителей.
Типичные ошибки и риски переквалификации
Самая опасная ошибка — использование договоров с самозанятыми для маскировки штатных позиций. Признаки, которые привлекают внимание проверяющих: ежемесячные одинаковые суммы, подчинение правилам внутреннего распорядка, личное выполнение работы на территории заказчика на постоянной основе, отсутствие конкретного результата работ. Если эти признаки есть, безопаснее оформить трудовой договор.
Вторая группа ошибок — учётные. Если в ЗУП нет готового механизма для самозанятых и бухгалтер проводит выплату обычным договором ГПХ, программа удержит НДФЛ и начислит взносы на ОПС и ОМС. Это не критично для исполнителя, но искажает отчётность и создаёт лишние переплаты. Всегда проверяйте настройки вида начисления до первой выплаты.
Если самозанятых много и выплаты регулярные, заведите в 1С отдельную папку контрагентов и единый шаблон договора с обязательным пунктом о предоставлении чека. Это упрощает контроль: по отбору папки сразу видно всех исполнителей и состояние расчётов с ними.
Альтернативные варианты оформления
Не каждая выплата физлицу требует статуса самозанятого. Если исполнитель — ИП на УСН, оформление аналогично, но чек из «Мой налог» не нужен: достаточно акта и счёта. Если человек разово оказал услугу без статуса НПД и ИП, компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы — это обычный договор ГПХ с физлицом.
Сравнение вариантов
Без НДФЛ и взносов, нужен чек из «Мой налог»; ограничение — лимит дохода и запрет на бывших работников 2 года
Без НДФЛ и взносов, чек не нужен, достаточно акта; подходит при регулярном сотрудничестве и крупных суммах
Компания удерживает НДФЛ и платит взносы; подходит для разовых работ, когда у исполнителя нет статуса
Выбор варианта зависит от частоты выплат и сумм. Для разовой мелкой услуги проще договор ГПХ с удержанием НДФЛ. Для постоянного сотрудничества самозанятость выгоднее обеим сторонам, но требует дисциплины с чеками и контролем статуса.
Что важно запомнить
Выплата самозанятому в 1С оформляется без НДФЛ и взносов: физлицо + договор ГПХ со статусом НПД, начисление специальным видом, оплата ведомостью или списанием со счёта. Обязательны чек из «Мой налог» и проверка статуса исполнителя. Главные риски — отсутствие чека, выплата бывшему сотруднику и признаки трудовых отношений.
Частые вопросы
Нужно ли подавать на самозанятого отчётность в налоговую?
Нет. Компания не является налоговым агентом для плательщика НПД: выплата не отражается в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведениях. Налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог». Ваша задача — хранить договор, акт и чек для подтверждения расхода.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Направьте письменный запрос со ссылкой на условие договора. Если чек не предоставлен, безопаснее не принимать расход в налоговом учёте до его получения. На будущее включите в договор право удерживать часть оплаты или штраф за непредоставление чека — это дисциплинирует исполнителей.
Можно ли выплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, расчёты с физлицами по ГПХ не ограничены безналичной формой. В 1С оформляется расходный кассовый ордер с видом операции выплаты физлицу по договору. Чек из «Мой налог» обязателен независимо от формы оплаты.
Как быть, если самозанятый снялся с учёта в середине договора?
Выплаты за период, когда статус НПД действовал, остаются в прежнем режиме. За работы после снятия с учёта компания становится налоговым агентом: удержите НДФЛ и начислите взносы, либо расторгните договор. Поэтому статус проверяют на дату каждой выплаты, а не один раз.
Можно ли принять расход по самозанятому на УСН «доходы минус расходы»?
Да, если услуга поименована в перечне расходов УСН и есть полный комплект документов: договор, акт и чек из «Мой налог». Расход признаётся после оплаты. Без чека налоговая, скорее всего, снимет расход при проверке.
В ЗУП нет документа для самозанятых — что делать?
Обновите конфигурацию до актуального релиза — поддержка НПД добавлена в свежих версиях ЗУП 3.1. Если обновление невозможно, используйте «Выплаты бывшим сотрудникам» с самостоятельно созданным видом выплаты, не облагаемым НДФЛ и взносами, и проверьте отсутствие сумм в регистрах налогового учёта.