Как в 1С выписать счет в долларах

Выставление счета в иностранной валюте — типовая задача для компаний, работающих с зарубежными контрагентами или заключающих договоры в валютном эквиваленте. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) такой документ создается стандартными средствами, но требует правильной предварительной настройки: валюты в справочнике, договора с контрагентом и актуального курса.

Главный принцип: валюта счета определяется не в самом документе, а в договоре с покупателем. Если договор заведен в рублях, выписать счет в долларах по нему не получится — программа просто не даст выбрать валюту. Поэтому работа начинается со справочников, а не с формы счета.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до печати документа, а также особенности расчетов, переоценки и типичные ошибки, из-за которых суммы «не сходятся» при оплате.

Что нужно настроить до создания счета

Перед тем как выписывать первый валютный счет, проверьте три вещи. Во-первых, наличие валюты «Доллар США» в справочнике «Валюты» (раздел «Справочники» или «Все функции» → «Справочники» → «Валюты»). В типовых конфигурациях USD присутствует по умолчанию, так как справочник заполняется из общероссийского классификатора валют.

Во-вторых, актуальность курса валюты. Курсы загружаются автоматически при включенной опции «Загружать курсы валют из интернета» либо вручную по кнопке «Загрузить курсы валют» в карточке справочника. Если курс на дату счета не загружен, документ либо не проведется, либо подставит нулевое значение — и рублевые суммы в учете будут искажены.

В-третьих, убедитесь, что в программе включена функциональность валютных расчетов. В «1С:Бухгалтерии 8» это раздел «Администрирование» → «Параметры учета» / «Настройка функциональности», где должна быть активна работа с валютой и у.е. В «Управлении торговлей» аналогичная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» → «Валюты».

Как завести договор в долларах

Откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый договор с видом «С покупателем». В поле «Валюта» (в некоторых конфигурациях — «Расчеты в валюте» или «Оплата в») укажите USD. Именно это поле определяет, в какой валюте можно будет выставлять документы по договору.

Обратите внимание на важное различие: в 1С есть два режима валютных расчетов. Первый — «расчеты в валюте, оплата в валюте»: покупатель платит доллары с валютного счета, типично для экспорта и нерезидентов. Второй — «расчеты в валюте (у.е.), оплата в рублях»: суммы фиксируются в долларах, а платеж приходит в рублях по курсу на дату оплаты. Это стандартная схема договоров в у.е. между российскими организациями. От выбранного режима зависит, какие банковские счета можно указывать и как будет формироваться курсовая разница.

Если у контрагента уже есть рублевый договор, не редактируйте его под валюту — создайте отдельный договор в USD. Изменение валюты существующего договора с уже проведенными документами приведет к ошибкам в расчетах и взаиморасчетах.

Пошаговое создание счета в долларах

После настройки договора сам документ создается за несколько минут. Последовательность одинакова по смыслу в большинстве конфигураций, отличаются только названия разделов.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» (в УТ — «Продажи» → «Счета на оплату») и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите контрагента — программа предложит доступные договоры; выберите договор в USD.
3. 3
   Проверьте, что в шапке документа в поле «Валюта» подставился доллар США, а курс соответствует дате счета.
4. 4
   Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена — все суммы вводятся в долларах.
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС, при необходимости укажите банковский счет для оплаты.
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму по кнопке «Печать» → «Счет на оплату».

Если счет создается на основании заказа покупателя или спецификации, валюта и цены подтянутся из документа-основания автоматически — достаточно проверить их корректность. В «Управлении торговлей» валютные цены удобно задавать через виды цен с валютой USD, тогда при подборе номенклатуры цена подставится сразу в долларах.

В печатной форме счета суммы будут указаны в валюте документа. Если вам нужно дополнительно показать рублевый эквивалент для покупателя, используйте доработанные формы или добавьте примечание в поле «Дополнительная информация» — типовая форма автоматически рублевый эквивалент в валютном счете обычно не выводит.

Как программа пересчитывает валюту в рубли

Для бухгалтерского и налогового учета все операции отражаются в рублях. При проведении валютного счета 1С пересчитывает сумму по курсу ЦБ на дату документа. Этот рублевый эквивалент виден в проводках документа (кнопка «Дт/Кт») и в отчетах по взаиморасчетам.

Если оплата приходит позже и курс изменился, возникает курсовая разница. При оплате в рублях по договору в у.е. разница между курсом счета и курсом оплаты отражается как суммовая/курсовая разница в доходах или расходах. При оплате в валюте задолженность переоценивается на дату оплаты и на отчетную дату. Эти операции выполняются автоматически при проведении поступления на банковский счет и регламентной операции «Переоценка валютных средств» в составе закрытия месяца.

Проверка результата и печать документа

После проведения счета убедитесь, что все отразилось корректно. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 62 (в Бухгалтерии) или «Ведомость расчетов с клиентами» (в УТ) по выбранному договору: задолженность должна отображаться с валютной суммой в USD и рублевым эквивалентом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Валюта в шапке счета

Норма

Указан USD, курс соответствует дате документа

Тревожный признак

Подставились рубли или курс равен нулю — проверьте договор и загрузку курсов

Проводки документа

Норма

Рублевая сумма равна сумме в USD, умноженной на курс ЦБ

Тревожный признак

Рублевый эквивалент не совпадает с расчетом по курсу

Печатная форма

Норма

Суммы и итог отображены в долларах, реквизиты покупателя и продавца корректны

Тревожный признак

В форме рубли или пустые реквизиты — проверьте договор и карточку организации

Взаиморасчеты по договору

Норма

Задолженность числится в USD с рублевым эквивалентом

Тревожный признак

Долг завис в рублях — документ создан не по тому договору

Для отправки покупателю используйте кнопку «Печать» в форме документа. Если счет нужно отправить по ЭДО, убедитесь, что формат электронного документа поддерживает валютные суммы — в типовых настройках обмена это учитывается автоматически.

Типичные ошибки при работе с валютными счетами

Отдельно стоит сказать об округлении. При пересчете валютных сумм в рубли копеечные расхождения неизбежны из-за округления курса. Не пытайтесь «подгонять» суммы вручную в проводках — корректный путь: проверить настройки точности расчетов и оставить формирование курсовых разниц регламентным операциям.

Особенности для разных сценариев

Счет нерезиденту (экспорт)

При экспорте счет выписывается в валюте контракта, ставка НДС обычно 0%. В договоре указывается валюта USD и оплата в валюте, в документах используется валютный банковский счет организации. Дополнительно потребуется вести учет для подтверждения нулевой ставки НДС — это настраивается в учетной политике и разделе НДС.

Счет в у.е. для российского покупателя

Здесь договор в долларах, но оплата рублями по курсу на дату платежа. В счете суммы в USD, покупатель сам пересчитывает рублевую сумму при оплате. Чтобы избежать споров, в тексте счета или договоре зафиксируйте, по курсу какой даты (оплаты или отгрузки) производится расчет, и согласуйте это с контрагентом.

Если валютные счета выписываются регулярно, настройте автоматическую ежедневную загрузку курсов валют по расписанию (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные операции»). Это исключит ситуации, когда документ проводится с пустым курсом.

Частые вопросы

Можно ли выписать счет в долларах, если договор в рублях?

Нет, в типовых конфигурациях валюта документа определяется договором. Создайте отдельный договор с контрагентом в USD и выписывайте счет по нему. Редактировать валюту существующего договора, по которому уже есть проведенные документы, нельзя — это нарушит взаиморасчеты.

Откуда 1С берет курс доллара для счета?

Из регистра «Курсы валют», который заполняется загрузкой с сервера курсов ЦБ либо вручную. Подставляется курс, действующий на дату документа. Проверить и загрузить курсы можно в справочнике «Валюты» по кнопке «Загрузить курсы валют».

Как покупателю оплатить счет в долларах рублями?

Если договор предусматривает оплату в рублях (расчеты в у.е.), покупатель пересчитывает сумму по курсу, указанному в договоре, — обычно курс ЦБ на дату платежа. В 1С при поступлении оплаты программа автоматически зафиксирует рублевую сумму и рассчитает курсовую разницу.

Почему в печатной форме счета суммы в рублях, хотя документ в долларах?

Чаще всего документ создан по рублевому договору — проверьте поле «Договор» в шапке счета. Реже причина в доработанной печатной форме, которая жестко выводит рубли; тогда нужно использовать типовую форму или попросить разработчика скорректировать макет.

Нужно ли переоценивать выставленный, но не оплаченный валютный счет?

Да, дебиторская задолженность в валюте переоценивается на отчетную дату и на дату погашения. В 1С это выполняет регламентная операция «Переоценка валютных средств» при закрытии месяца — вручную ничего считать не нужно, важно только, чтобы курсы были загружены.

Можно ли выставить счет частично в рублях, частично в долларах?

Один документ — одна валюта. Если часть товаров оплачивается в рублях, а часть в валюте, выставляются два счета: по рублевому и по валютному договору соответственно. Это корректно отразится и во взаиморасчетах, и в отчетности.