Как в 1С внести статьи движения денежных средств

Статьи движения денежных средств (статьи ДДС) — это аналитический разрез, по которому 1С группирует поступления и выплаты в отчёте о движении денежных средств. Без правильно заполненного справочника отчёт ДДС либо не построится корректно, либо покажет всю выручку и все расходы «одной кучей», что делает его бесполезным для управленческого анализа и для отражения в бухгалтерской отчётности.

Справочник статей ДДС есть в большинстве типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой. Логика работы везде схожая: сначала создаются и структурируются статьи, затем они указываются в кассовых и банковских документах, а на их основе формируется отчёт. Ниже разобран порядок действий для каждого этапа.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на изменение справочников. В большинстве конфигураций добавление статей доступно ролям «Бухгалтер», «Казначей» или «Полные права». Если кнопка «Создать» неактивна — обратитесь к администратору 1С за назначением прав.

Где находится справочник статей ДДС в разных конфигурациях

Путь к справочнику зависит от конфигурации, но логика навигации одинакова: статьи ДДС относятся к блоку казначейства или к общим нормативно-справочным данным.

• 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0): раздел «Справочники» → «Статьи движения денежных средств» (группа «Деньги»).
• 1С:ERP / Комплексная автоматизация: раздел «Казначейство» → «Настройки и справочники» → «Статьи движения денежных средств».
• 1С:Управление нашей фирмой: раздел «Деньги» → «Ещё» → «Статьи движения денежных средств» или через «Компания» → «Настройки».

Если найти справочник через меню не получается, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «статьи движения». Также справочник можно открыть через «Все функции» (Ctrl+Shift+F, если кнопка включена в настройках) в разделе «Справочники».

Как создать новую статью движения денежных средств

Откройте справочник и нажмите «Создать». Форма нового элемента содержит несколько полей, состав которых зависит от конфигурации, но ключевые реквизиты везде одинаковы.

Наименование — то, как статья будет отображаться в документах и отчёте ДДС. Формулируйте коротко и однозначно: «Оплата аренды офиса», «Возврат займов», «Эквайринг». Избегайте расплывчатых названий вроде «Прочее 2» — через полгода никто не вспомнит, что туда относили.

Вид движения денежных средств (в 1С:Бухгалтерии) — классификация по форме бухгалтерской отчётности: поступления/выплаты от текущих, инвестиционных или финансовых операций. Этот реквизит нужен для автоматического заполнения отчёта о движении денежных средств (форма № 4). Если вы готовите регламентированную отчётность, заполнять его обязательно.

В 1С:ERP и КА дополнительно может быть реквизит «Корреспондирующий счёт» или привязка к хозяйственной операции — он помогает программе подставлять статью автоматически при выборе вида операции в платёжном документе.

1. 1
   Откройте справочник «Статьи движения денежных средств» через раздел «Справочники» или «Казначейство».
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите понятное наименование статьи.
3. 3
   Укажите вид движения (текущие, инвестиционные или финансовые операции), если реквизит есть в форме.
4. 4
   При наличии поля «Корреспондирующий счёт» или «Хозяйственная операция» заполните его для автоподстановки.
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что статья появилась в списке.

Как организовать иерархию и группы статей

Когда статей больше десятка, плоский список становится неудобным. Справочник поддерживает группы (папки): кнопка «Создать группу». Рекомендуемая структура повторяет логику отчёта ДДС:

• Поступления: оплата от покупателей, возвраты от поставщиков, получение займов и кредитов, прочие поступления.
• Оплата поставщикам и подрядчикам: за товары, за услуги, за аренду.
• Расчёты с персоналом: зарплата, авансы, подотчётные суммы.
• Налоги и взносы.
• Кредиты и займы: получение, возврат, проценты.
• Прочие выплаты.

Такая группировка делает отчёт читаемым: в нём можно сворачивать и разворачивать блоки, а руководитель видит структуру денежных потоков без погружения в детали. При этом не создавайте избыточную детализацию — 3–4 уровня вложенности уже затрудняют работу.

Согласуйте список статей с финансистом или главным бухгалтером до ввода документов. Переделывать аналитику задним числом по сотням платёжек — трудоёмкая операция, а в закрытых периодах она ещё и потребует перепроведения документов.

Как указать статью ДДС в платёжных документах

Статья ДДС указывается в каждом документе движения денег: «Списание с расчётного счёта», «Поступление на расчётный счёт», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Операция по платёжной карте» (эквайринг).

В 1С:Бухгалтерии поле «Статья движения денежных средств» находится на закладке «Расшифровка платежа». При разбивке одного платежа на несколько сумм (например, часть — оплата долга, часть — аванс) статья указывается в каждой строке отдельно.

В 1С:ERP и КА статья может подставляться автоматически по хозяйственной операции документа, если в карточке статьи настроено соответствие. Проверьте подставленное значение перед проведением — автоматика ориентируется на типовое соответствие, которое не всегда совпадает с вашей структурой.

Проверка результата: отчёт о движении денежных средств

После заполнения статей и проведения документов сформируйте отчёт. В 1С:Бухгалтерии это «Отчёт о движении денежных средств» в разделе «Руководителю» или «Отчёты». В ERP — «Движение денежных средств» в разделе «Казначейство».

Признаки корректной настройки: каждая операция попала в осмысленную статью, нет больших сумм в строке «Прочие» или в строках с пустой статьёй, итоги по поступлениям и выплатам сходятся с оборотами по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строки отчёта ДДС

Норма

Каждая сумма привязана к конкретной статье

Тревожный признак

Крупные суммы в строке с пустой статьёй или в «Прочих»

Сверка с оборотно-сальдовой ведомостью

Норма

Итоги ДДС совпадают с оборотами по счетам 50–57

Тревожный признак

Расхождения — искать документы без статьи или с неверной аналитикой

Вид движения в статье

Норма

Статья отнесена к текущим, инвестиционным или финансовым операциям

Тревожный признак

Вид не заполнен — отчёт по форме № 4 заполнится неполностью

Типичные ошибки при работе со статьями ДДС

Самая распространённая проблема — дубли статей с похожими названиями («Оплата поставщику», «Оплата поставщикам», «Оплата контрагентам»). Они размывают аналитику: часть платежей уходит в одну статью, часть в другую, и сравнение периодов теряет смысл. Решение — оставить одну статью, а лишние пометить на удаление после переноса документов.

Вторая ошибка — использование одной универсальной статьи «Прочее» для всего подряд ради скорости ввода. Отчёт при этом формально заполнен, но управленческой ценности не имеет. Третья типичная ситуация — статья не указана в документе вовсе: в отчёте такие суммы либо выпадают, либо попадают в строку без аналитики. Периодически проверяйте отчёт на наличие пустых статей.

Ограничения и альтернативные подходы

Справочник статей ДДС общий для всех организаций в базе. Если вы ведёте несколько юрлиц с разной структурой отчётности, придётся либо заводить укрупнённые статьи, подходящие всем, либо договориться о едином стандарте наименований.

Для управленческого бюджетирования (БДР, БДДС) одних статей ДДС может не хватать: в ERP и КА для планирования используются отдельные справочники статей бюджетов. В этом случае статья ДДС отвечает за фактический учёт, а статья бюджета — за плановый, и между ними настраивается соответствие.

Частые вопросы

Можно ли переименовать статью ДДС, если по ней уже есть документы?

Да. Наименование — это просто текстовое представление элемента справочника, все документы хранят ссылку на сам элемент. После переименования новое название автоматически отобразится в документах и отчётах за все периоды, перепроведение не требуется.

Как удалить лишнюю статью движения денежных средств?

Сразу удалить статью, использованную в документах, нельзя. Сначала найдите все документы с этой статьёй (через отчёт ДДС с детализацией до документа) и замените в них статью на корректную. Затем пометьте статью на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование».

Статья ДДС не подставляется в документ автоматически — почему?

Автоподстановка работает только если в карточке статьи настроено соответствие хозяйственной операции или корреспондирующего счёта (в конфигурациях, где такой механизм есть). Если соответствие не задано, статью нужно выбирать вручную на закладке расшифровки платежа.

Нужно ли заполнять вид движения, если компания на УСН и не сдаёт форму № 4?

Если регламентированный отчёт о движении денежных средств не формируется, вид движения можно не заполнять — на управленческий отчёт ДДС это не влияет. Но заполнение реквизита не требует больших усилий и пригодится, если в будущем понадобится отчётность по бухгалтерским формам.

Один платёж относится к двум статьям ДДС — как оформить?

Разбейте сумму на две строки в табличной части «Расшифровка платежа»: в каждой строке укажите свою сумму и свою статью. Общая сумма строк должна равняться сумме документа, иначе программа не даст его провести.

Почему в отчёте ДДС есть строка с пустой статьёй?

Значит, в базе есть проведённые денежные документы, в которых статья не указана. Разверните строку до документов (двойной клик или расшифровка), откройте каждый документ, заполните статью и перепроведите. После этого пересформируйте отчёт.