Учет и Финансы · 10 мин
Как внести авансовый отчет в 1С
Как внести авансовый отчет в 1С: выдача аванса, заполнение документа, подтверждающие документы, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотрудник получил деньги под отчет (на командировку, покупку материалов, хозяйственные нужды) и должен отчитаться по ним документами. Документ «Авансовый отчет» закрывает задолженность сотрудника перед организацией: списывает подотчетные суммы на затраты, товары или возврат в кассу.
Логика работы одинакова во всех типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP. Отличается только расположение разделов и состав вкладок. Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространенной конфигурации, с уточнениями для других программ.
Важно понимать цепочку: сначала аванс должен быть выдан (расходным кассовым ордером или списанием с расчетного счета), и только потом по нему оформляется отчет. Если аванс не выдан документально, программа не увидит задолженности сотрудника и корректно провести отчет не получится.
Подготовка: что должно быть оформлено до авансового отчета
Перед внесением отчета убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, сотрудник должен существовать в справочнике «Физические лица» (и «Сотрудники», если ведется кадровый учет). Во-вторых, выдача аванса должна быть отражена документом: «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Списание с расчетного счета» с аналогичной операцией, если деньги перечислены на карту сотрудника.
Проверить, «висит» ли аванс на сотруднике, можно через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Отчеты»). Если по дебету счета 71 есть сумма на этом сотруднике — аванс выдан и не закрыт, можно вносить отчет. Если сальдо нулевое, программа при проведении отчета предупредит о перерасходе или отсутствии аванса.
Также заранее соберите подтверждающие документы: кассовые и товарные чеки, БСО, билеты, счета и накладные от поставщиков, акты. По каждому документу понадобятся номер, дата, сумма и (при покупке у контрагента) реквизиты поставщика. От корректности этих данных зависит, попадет ли НДС в книгу покупок и расходы — в налоговый учет.
Где находится документ «Авансовый отчет» в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты». Альтернативный путь — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты». В старых интерфейсах (версии 2.0) документ находится в меню «Касса».
В 1С:Управление нашей фирмой путь: «Деньги» → «Авансовые отчеты» (в некоторых версиях — «Закупки» → «Авансовые отчеты»). В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» документ называется «Авансовый отчет» и находится в разделе «Казначейство» → «Авансовые отчеты», причем там он тесно связан с заявками на расходование денежных средств.
Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и функциональность программы: в 1С:Бухгалтерии в разделе «Главное» → «Функциональность» на вкладке «Банк и касса» должна быть включена соответствующая опция. У пользователя без прав бухгалтера документ может быть скрыт настройками ролей.
Пошаговое заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерии
Нажмите «Создать» в журнале авансовых отчетов. В шапке документа укажите организацию (если их несколько), сотрудника-подотчетника и склад — он нужен, если в отчете будут оприходованы товары или материалы. Дата документа должна быть не раньше даты выдачи аванса и не раньше дат подтверждающих документов.
На вкладке «Авансы» подберите выданные сотруднику авансы кнопкой «Добавить» или «Заполнить» — программа покажет незакрытые документы выдачи (РКО, списания со счета). Если список пуст, значит, выдача не оформлена либо оформлена на другого сотрудника или другую организацию. Эту вкладку заполнять обязательно: без нее программа не увидит, за счет какого аванса закрываются расходы.
Далее заполняются вкладки по видам расходов. «Оплата» — если сотрудник оплатил поставщику за организацию: указывается контрагент, договор, счет-фактура. «Товары» — если куплены материалы или товары, которые нужно оприходовать: указывается номенклатура, количество, цена, счет учета (например, 10.01), данные чека или накладной. «Расходы» — услуги и прочие затраты: проезд, гостиница, канцтовары без оприходования; здесь ключевое поле — счет затрат (26, 44, 91.02 и т.д.) и статья расходов.
На вкладке «Возврат» (в некоторых версиях — отдельная строка или вкладка «Оплата» с видом «возврат») отражается неизрасходованный остаток, который сотрудник вернул в кассу. После заполнения всех вкладок проверьте итоговую сумму документа и нажмите «Провести».
- 1Выдайте аванс: оформите РКО с операцией «Выдача подотчетному лицу» или списание со счета на карту сотрудника
- 2Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» → «Создать», укажите сотрудника, организацию и склад
- 3На вкладке «Авансы» подберите документ выдачи аванса
- 4Заполните вкладки «Оплата», «Товары», «Расходы» по подтверждающим документам с указанием счетов учета
- 5Проведите документ и проверьте сальдо по счету 71 через ОСВ — задолженность должна закрыться
Отдельные сценарии: командировка, покупка товаров, перерасход
Командировочные расходы
Суточные вносятся на вкладке «Расходы» отдельной строкой с соответствующей статьей затрат — они не подтверждаются чеками, но должны соответствовать приказу о командировке и нормам, принятым в организации. Билеты и проживание вносятся по фактическим документам. Обратите внимание: НДС с железнодорожных и авиабилетов выделяется отдельно и принимается к вычету только при корректном заполнении реквизитов.
Покупка материалов и товаров
Если сотрудник купил ценности за наличные, на вкладке «Товары» укажите номенклатуру из справочника — только тогда программа оприходует их на склад и сформирует проводку Дт 10 (41) Кт 71. Если продавец — юридическое лицо и выдан счет-фактура, заполните реквизиты в строке отчета, чтобы НДС попал в книгу покупок. По чекам от физлиц и ИП на спецрежимах НДС не выделяется.
Перерасход и возврат остатка
Перерасход (сотрудник потратил больше, чем получил) программа покажет автоматически: итог по расходам превысит сумму аванса. После проведения отчета сальдо по счету 71 станет кредитовым — это долг организации перед сотрудником. Его закрывают выплатой: РКО с операцией «Возврат подотчетному лицу» (по сути — выдача перерасхода) или перечислением на карту. Неизрасходованный остаток, наоборот, сотрудник возвращает в кассу приходным кассовым ордером.
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Типовые проводки: Дт 10/41/26/44 Кт 71.01 — списание расходов, Дт 19 Кт 71 — выделенный НДС. Если проводок нет или счета не те, что ожидались, — проверьте заполнение счетов учета в табличных частях.
Затем сформируйте ОСВ по счету 71 в разрезе сотрудников. Корректный результат: задолженность по отчитавшемуся авансу закрыта, осталось только сальдо перерасхода (кредитовое) или неизрасходованного остатка (дебетовое), если они есть. Также проверьте печатную форму: кнопка «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)» — форма должна заполниться без пустых строк в шапке и итогах.
Как проверить результат
Выданный аванс закрыт отчетом, осталось только сальдо перерасхода или остатка
Аванс висит по дебету полностью — отчет не проведен или вкладка «Авансы» пуста
Счета затрат и НДС соответствуют виду расходов
Пустые проводки, счет 71 в обеих сторонах, неверные счета затрат
Заполнены сотрудник, авансы, документы и итоги
Пустые поля, расхождение итога с суммами чеков
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — отчет вносят без документа выдачи аванса. Программа либо не даст подобрать аванс, либо сформирует кредитовое сальдо по 71 счету, которое потом придется расхлебывать. Вторая типичная проблема — неверный счет затрат на вкладке «Расходы»: расходы улетят не в ту статью, и себестоимость или косвенные расходы исказятся.
Еще одна ошибка — дублирование расходов: одна и та же покупка вносится и авансовым отчетом, и поступлением товаров от поставщика. В результате задвоится складской остаток и расходы. Также не следует проводить авансовый отчет более ранней датой, чем выдача аванса, — это нарушает последовательность документов и может «сломать» закрытие месяца.
Ограничение безопасной самостоятельной работы: если авансовые отчеты за прошлые закрытые периоды нужно исправить, не редактируйте их напрямую после сдачи отчетности — используйте корректировочные документы текущей датой и согласуйте исправления с главным бухгалтером. Перепроведение старых документов может изменить регламентированную отчетность.
Частые вопросы по авансовым отчетам в 1С
Почему на вкладке «Авансы» не подбирается выданный аванс?
Чаще всего выдача оформлена на другого сотрудника, другую организацию или документ выдачи не проведен. Проверьте ОСВ по счету 71: если дебетового сальдо по сотруднику нет, аванс в учете не числится. Также убедитесь, что в РКО выбрана операция именно «Выдача подотчетному лицу», а не «Прочий расход».
Можно ли внести один авансовый отчет на несколько чеков?
Да, и это правильная практика. Каждый чек или документ вносится отдельной строкой на соответствующей вкладке («Товары» или «Расходы») со своими номером, датой и суммой. Один отчет закрывает все расходы сотрудника за период по одному выданному авансу.
Как отразить аванс, перечисленный на карту сотрудника?
Оформите документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (в некоторых версиях — «Выдача подотчетному лицу»). Далее авансовый отчет заполняется стандартно: этот банковский документ подбирается на вкладке «Авансы» так же, как РКО.
Что делать, если сотрудник потратил больше выданного аванса?
Внесите в отчет все фактические расходы — программа сама покажет перерасход, и по счету 71 образуется кредитовое сальдо (долг организации). Затем выплатите перерасход сотруднику через РКО или перечисление на карту, и сальдо закроется.
Нужно ли оприходовать товары, купленные подотчетным лицом, отдельным документом?
Нет, если покупка внесена на вкладку «Товары» авансового отчета с указанием номенклатуры и склада — программа сама сформирует проводку оприходования. Отдельное «Поступление товаров» создавать не нужно, иначе остатки задвоятся.
Что важно запомнить
Авансовый отчет всегда следует за документом выдачи аванса. Заполняйте вкладку «Авансы» и вкладки расходов с корректными счетами учета и реквизитами документов. После проведения контролируйте результат по ОСВ счета 71: аванс должен закрыться, остаться может только перерасход или возврат. Старые проведенные отчеты из закрытых периодов не редактируйте напрямую.