Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С вести раздельный учет при совмещении УСН и патента
Как настроить раздельный учет доходов и расходов при совмещении УСН и патента в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройки, счета, распределение расходов, проверка отчетов.
При совмещении УСН и патентной системы налогоплательщик обязан вести раздельный учет доходов, расходов, страховых взносов и имущества. Это требование Налогового кодекса: без раздельного учета невозможно корректно рассчитать налог по УСН, контролировать лимит доходов для патента и обосновать уменьшение налогов на страховые взносы.
1С:Бухгалтерия 8.3 позволяет автоматизировать эту задачу, но «из коробки» программа не разделяет операции между режимами — разделение настраивается вручную через учетную политику, счета учета и специальные документы. Ниже разобран рабочий порядок действий: от первичной настройки до проверки результата.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0) — наиболее распространенную конфигурацию для ИП и малых организаций на спецрежимах. Принципы применимы и к другим конфигурациям, но расположение команд может отличаться.
Что именно нужно разделять между УСН и патентом
Раздельный учет при совмещении этих двух режимов включает четыре обязательных блока. Первый — доходы: выручка от патентной деятельности идет в книгу учета доходов ИП на ПСН, а выручка по УСН — в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Продажу нельзя отнести сразу к двум режимам.
Второй блок — расходы, актуален для УСН «доходы минус расходы». Затраты, которые относятся к обоим режимам одновременно (аренда офиса, зарплата административного персонала, банковские комиссии), распределяются пропорционально доле доходов. Третий блок — страховые взносы: фиксированные взносы ИП и взносы за сотрудников уменьшают налог по УСН и стоимость патента, поэтому их тоже нужно делить.
Четвертый блок — контроль лимитов. Для патента действует ограничение по доходам, при превышении которого право на ПСН утрачивается, а доходы пересчитываются по УСН (или ОСНО). В 1С этот контроль частично автоматизирован, но требует корректной разметки доходов.
Настройка учетной политики и параметров учета
Начните с раздела «Главное — Настройки — Налоги и отчеты». На вкладке «Система налогообложения» укажите основной режим — УСН, а в разделе «Патент» отметьте, что применяется патентная система, и внесите данные действующих патентов: вид деятельности, период действия, стоимость. Именно на основании этих записей программа формирует уведомление об уменьшении патента и контролирует сроки уплаты.
В учетной политике («Главное — Учетная политика») проверьте порядок признания расходов по УСН и момент признания доходов. Для ИП на УСН «доходы» настройки минимальны, для «доходы минус расходы» важно правильно указать порядок признания расходов на товары и материалы.
Отдельно настройте номенклатурные группы (справочник «Номенклатурные группы»): создайте как минимум две группы — например, «Деятельность на УСН» и «Деятельность на патенте». Все документы реализации будут размечаться этими группами, что позволит получать выручку в разрезе режимов через оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.01.
- 1Откройте «Главное — Налоги и отчеты», установите УСН и отметьте применение патента
- 2Внесите данные патентов: вид деятельности, период, стоимость
- 3Создайте номенклатурные группы для каждого режима
- 4Проверьте учетную политику: порядок признания доходов и расходов по УСН
- 5Проведите тестовую реализацию с указанием группы и проверьте ее в ОСВ по счету 90
Учет доходов: разметка документов по режимам
Каждый документ реализации (реализация товаров и услуг, отчет о розничных продажах, поступление на расчетный счет от покупателя) должен быть однозначно отнесен к одному из режимов. В документах реализации это делается через номенклатурную группу в табличной части или в шапке — в зависимости от вида документа.
Для розницы на патенте удобно завести отдельный склад или тип цен и оформлять продажи отдельными отчетами о розничных продажах. Тогда выручка по патентной деятельности видна оборотом по конкретному складу, и риск смешения потоков минимален.
Доходы, поступающие безналично, контролируйте по назначению платежа и договорам: в договоре с контрагентом можно указать номенклатурную группу по умолчанию, тогда программа подставит ее в документы автоматически. Это снижает количество ручных ошибок при большом числе операций.
Распределение общих расходов и страховых взносов
Расходы, относящиеся к обоим режимам, распределяются пропорционально доле доходов по каждому режиму в общем объеме доходов. Пропорцию считают за период, в котором возник расход; на практике чаще используют помесячный или поквартальный расчет — закрепите выбранный способ в учетной политике для целей налогового учета.
В 1С:Бухгалтерии автоматического регламента распределения между УСН и ПСН нет, поэтому распределение выполняют вручную: считают долю доходов по УСН, умножают на сумму общего расхода и отражают в КУДиР только распределенную часть. Для этого используют документ «Операции, введенные вручную» с движениями по регистрам УСН или корректировку записей книги учета доходов и расходов через документ «Запись книги доходов и расходов УСН» (в актуальных релизах — «Записи УСН»).
Страховые взносы распределяют аналогично. Фиксированные взносы ИП без работников можно по выбору отнести на уменьшение налога по УСН или патента — либо распределить между ними. Взносы за сотрудников, занятых только в патентной деятельности, уменьшают стоимость патента; взносы за «общий» персонал распределяются пропорционально. В программе уменьшение патента оформляется документом «Уведомление об уменьшении налога по патенту» в разделе «Операции» или «Главное — Задачи».
Контроль лимита доходов по патенту
Право на патент утрачивается, если совокупные доходы ИП по всем патентам (с учетом доходов по УСН при совмещении — по правилам подсчета, установленным НК) превысят установленный лимит в течение календарного года. Контроль ведется нарастающим итогом с начала года.
В 1С для контроля используйте отчет «Книга учета доходов ИП на ПСН» (раздел «Отчеты») и оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.01 с группировкой по номенклатурным группам. Сверяйте накопленную сумму с лимитом ежемесячно, а не в конце года — при превышении пересчет затрагивает весь период действия патента, и чем раньше это обнаружено, тем меньше объем исправлений.
Если лимит превышен, доходы с начала действия патента переводятся на УСН (при наличии уведомления о переходе на УСН). В программе это означает переразметку документов: патентная номенклатурная группа заменяется на УСН-группу, записи по ПСН сторнируются. Операция трудоемкая, поэтому перед ней обязательно сделайте архивную копию базы.
Проверка результата: отчеты и контрольные точки
Основные инструменты проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счету 90 с детализацией по номенклатурным группам, КУДиР по УСН и книга учета доходов по ПСН. Сумма доходов по двум книгам должна совпадать с кредитовым оборотом счета 90.01 (с учетом возвратов). Расхождение означает, что часть документов не размечена или размечена неверно.
Дополнительно полезен универсальный отчет по регистрам УСН: он показывает, какие суммы реально попали в расходы книги. Сверьте их с расчетом пропорции — распределенная часть общих расходов в КУДиР должна совпадать с вашим расчетным документом (справкой-расчетом).
Как проверить результат
Совпадает с точностью до возвратов и корректировок
Есть доходы без номенклатурной группы или с неверной группой
В книге отражена только распределенная часть общих расходов
Общие расходы попали в КУДиР целиком
Каждая сумма взносов уменьшила только один налог или распределена
Одни и те же взносы уменьшили и УСН, и патент
Сумма нарастающим итогом в пределах лимита
Приближение к лимиту без плана действий при превышении
Ограничения программы и когда нужна помощь специалиста
1С:Бухгалтерия не выполняет автоматическое распределение общих расходов и взносов между УСН и ПСН — это осознанное ограничение типовой конфигурации. Все пропорции считаются вне программы (или в сторонних отчетах/расширениях) и вносятся ручными документами. Если операций много, имеет смысл рассмотреть доработку или специализированные расширения, но любую доработку проверяйте на копии базы.
Самостоятельная настройка безопасна, пока речь идет о разметке документов, типовых отчетах и простом распределении. К специалисту по 1С или налоговому консультанту стоит обратиться при утрате права на патент с ретроспективным пересчетом, при доначислениях по итогам проверки, при нескольких патентах с разными периодами действия и при совмещении трех и более видов деятельности с перекрестными расходами.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в 1С автоматически делить расходы между УСН и патентом?
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 автоматического регламента распределения нет. Пропорцию рассчитывают отдельно (например, в справке-расчете) и отражают документом «Записи УСН» или ручной операцией по регистрам. Существуют сторонние расширения, автоматизирующие расчет, но их нужно тестировать на копии базы.
Нужно ли распределять расходы, если УСН с объектом «доходы»?
Да, но в меньшем объеме: сами расходы на налог не влияют, однако страховые взносы, уменьшающие налог по УСН и стоимость патента, распределять между режимами необходимо. Кроме того, раздельный учет доходов обязателен в любом случае.
Как уменьшить патент на страховые взносы в 1С?
Через документ уведомления об уменьшении налога, уплачиваемого в связи с применением патентной системы. В программе он доступен из раздела задач или операций по налогам. В документе указывается патент и сумма взносов, на которую он уменьшается; сумма не должна превышать установленную долю стоимости патента при наличии работников.
Что делать, если доход по ошибке проведен не по тому режиму?
Если период еще открыт, исправьте номенклатурную группу в первичном документе и перепроведите его, затем обновите записи книг. Если отчетность уже подана, оцените влияние: при занижении налога потребуется уточненная декларация по УСН и доплата с пенями. Перед массовыми исправлениями сделайте резервную копию базы.
Как вести учет, если один сотрудник занят в обоих видах деятельности?
Его зарплата и взносы с нее — общие расходы, которые распределяются пропорционально доле доходов. Ведите табель с разбивкой времени или закрепите в учетной политике распределение по пропорции доходов; второй способ проще и чаще применяется на практике. Взносы, отнесенные к патенту, включаются в уведомление об уменьшении, отнесенные к УСН — уменьшают налог по УСН.
Где в 1С посмотреть доходы по патенту для контроля лимита?
Используйте отчет «Книга учета доходов ИП на ПСН» в разделе «Отчеты» и оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.01 с отбором по номенклатурной группе патентной деятельности. Сверяйте оба источника: расхождение указывает на неразмеченные документы.
Что важно запомнить
Раздельный учет УСН и патента в 1С строится на трех опорах: разметка всех доходов номенклатурными группами по режимам, ручное распределение общих расходов и взносов по пропорции с документальным расчетом, ежемесячный контроль лимита доходов по патенту. Перед ручными операциями по регистрам всегда делайте резервную копию базы.