Учет и Финансы · 9 мин
Как вести расчеты с самозанятыми в 1С
Как оформить расчеты с самозанятыми в 1С:Бухгалтерии и ЗУП: договор ГПХ, чек из «Мой налог», проводки, оплата и типичные ошибки бухгалтера.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С отличается от обычных расчетов с контрагентами главным образом тем, что у исполнителя нет статуса ИП, но есть обязательный документ — чек из приложения «Мой налог». Именно чек вместе с договором подтверждает расходы компании и защищает от претензий налоговой по переквалификации отношений в трудовые.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:ЗУП предусмотрены штатные механизмы для учета таких операций: договор ГПХ с физлицом, акт оказания услуг, выплата без удержания НДФЛ и страховых взносов. Главная задача бухгалтера — правильно настроить карточку контрагента, проверить статус исполнителя и корректно отразить оплату.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса самозанятого до проводок, отчетности и контроля ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0; для ЗУП и УТ/КА/ERP указаны отличия.
Проверка статуса самозанятого перед началом работы
До заключения договора и перед каждой существенной выплатой убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Проверка выполняется по ИНН через бесплатный сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» на сайте налоговой службы. Сохраните скриншот или PDF результатов проверки в дело — это доказательство должной осмотрительности.
Обратите внимание на ограничения режима: самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Если нарушить это условие, выплаты не будут считаться облагаемыми НПД, и компанию могут обязать доначислить НДФЛ и взносы. Также действует годовой лимит дохода — 2,4 млн рублей; при превышении исполнитель теряет право на режим.
Как завести самозанятого в 1С и оформить договор
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (обязательно — он нужен для проверки статуса и отражения в отчетности), СНИЛС при наличии. В карточке договора выберите вид «С физическим лицом» и укажите, что исполнитель — плательщик НПД: в актуальных релизах для этого предусмотрен отдельный признак в договоре.
Текст договора ГПХ должен содержать ссылку на то, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», и обязанность предоставить чек из «Мой налог». Это защищает заказчика: если исполнитель утратил статус и не уведомил об этом, ответственность за налоги ложится на него. Храните договор, акт и чек вместе — этот комплект закрывает расход.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН
- 2Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 3Заведите договор «С физическим лицом», отметьте признак самозанятого
- 4Заключите договор ГПХ с условием о предоставлении чека из «Мой налог»
Отражение начисления: акт, услуги и проводки
Начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму и договор с самозанятым. Счет затрат выбирается по экономическому смыслу: 20, 25, 26 или 44 — в зависимости от характера работ. Типовая проводка: Дт 20 (26, 44) — Кт 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» либо счет, указанный в карточке договора.
НДС в документе не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС, входного налога нет. Если ваша программа требует указать ставку, выберите «Без НДС». Не используйте для расчетов с самозанятыми документы по зарплате — это исказит отчетность по сотрудникам.
Акт о выполненных работах подписывайте, даже если исполнитель предоставил чек: чек подтверждает факт оплаты и налога, а акт — факт оказания услуги именно вашей компании. В налоговом учете расход принимается при наличии обоих документов.
Оплата самозанятому и отражение в учете
Оплата оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» (или «Оплата поставщику» — в зависимости от настройки договора) на расчетный счет или карту физлица. Проводка: Дт 76.10 — Кт 51. НДФЛ не удерживается и не перечисляется: налог с дохода самозанятый платит сам (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП).
Страховые взносы на выплаты самозанятым также не начисляются. Это ключевое отличие от обычного договора ГПХ с физлицом без статуса НПД, где заказчик обязан начислить взносы на ОПС и ОМС. Убедитесь, что в карточке договора признак самозанятого проставлен корректно — иначе программа при расчете зарплаты или формировании отчетности может включить выплату в базу по взносам.
Если оплата производится наличными из кассы, оформляется расходный кассовый ордер. Перевод на карту по номеру телефона (СБП) допустим — важно, чтобы получатель совпадал с исполнителем по договору.
Как проверить результат
После оплаты сальдо по самозанятому закрыто
Висит дебетовое или кредитовое сальдо — оплата или акт не проведены
Выплата самозанятому не попадает в базу
Сумма включена в расчет взносов — проверьте признак НПД в договоре
Договор, акт, чек с ИНН заказчика, платежка
Нет чека или чек без реквизитов компании
Расчеты с самозанятыми в 1С:ЗУП и других конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 для исполнителей на НПД используется механизм договоров ГПХ: сотрудник заводится как физическое лицо, оформляется документ «Договор (работы, услуги)», а в его настройках указывается, что исполнитель — плательщик НПД. Тогда начисление не попадает в облагаемую базу по НДФЛ и взносам, а в отчетности (6-НДФЛ, РСВ) выплата не отражается.
В 1С:УТ, КА и ERP логика аналогична бухгалтерской: контрагент-физлицо, договор с соответствующим типом, поступление услуг и оплата через казначейство. Проверьте, что в используемой версии конфигурации поддерживается признак самозанятого — в старых релизах его может не быть, и тогда договор настраивают вручную как «с физическим лицом» без начисления взносов.
Где вести учет
Подходит, если расчеты с самозанятыми разовые или их ведет бухгалтер. Полный цикл: акт, оплата, проводки.
Подходит, когда договоры ГПХ массовые и их ведет расчетчик зарплаты. Важно корректно отметить статус НПД, чтобы выплаты не попали в РСВ и 6-НДФЛ.
Подходит для закупки услуг у самозанятых в рамках управленческого контура. Учет через поступление услуг и казначейство.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — отсутствие чека или чек, сформированный без указания заказчика. Без чека налоговая может снять расход и доначислить налог на прибыль или налог по УСН. Вторая ошибка — выплаты бывшему сотруднику раньше двух лет после увольнения: такие суммы не подпадают под НПД, и компания рискует получить доначисление взносов.
Третья группа ошибок — учетные: проведение выплаты через зарплатные документы, удержание НДФЛ «на всякий случай» или начисление взносов из-за неправильно настроенного договора. Перед закрытием квартала сверьте обороты по счету 76.10 с реестром чеков и убедитесь, что выплаты самозанятым не попали в отчетность по страховым взносам.
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет. Доходы в рамках НПД облагаются налогом, который исполнитель платит сам через «Мой налог» (4% или 6%). Удержание НДФЛ заказчиком приведет к излишней уплате и необходимости корректировать отчетность.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до принятия расхода в учете. Если чек не предоставлен, расход безопаснее не признавать в налоговом учете, а в договоре зафиксировать обязанность исполнителя передать чек в установленный срок и ответственность за нарушение.
Можно ли платить самозанятому на личную карту?
Да, перевод на карту или по номеру телефона допустим — закон этого не запрещает. Главное, чтобы получатель совпадал с исполнителем по договору, а назначение платежа позволяло идентифицировать оплату по конкретному договору.
Как отразить аванс самозанятому?
Аванс проводится как обычная оплата: Дт 76.10 (или 60 при соответствующей настройке) — Кт 51. Чек самозанятый обязан сформировать при получении оплаты, включая аванс. После оказания услуги оформляется акт и зачитывается аванс.
Попадают ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет, при корректно установленном признаке плательщика НПД выплаты не включаются ни в 6-НДФЛ, ни в расчет по страховым взносам. Если сумма попала в отчет — проверьте настройки договора в программе.
Что будет, если самозанятый превысил лимит дохода?
При превышении лимита 2,4 млн рублей в год исполнитель теряет право на НПД. Дальнейшие выплаты ему как физлицу потребуют удержания НДФЛ и начисления взносов, поэтому при крупных регулярных суммах периодически уточняйте статус исполнителя.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это физлицо с договором ГПХ и признаком плательщика НПД: без НДФЛ и взносов, с обязательным чеком из «Мой налог» на имя заказчика. Проверяйте статус перед выплатами, не проводите оплаты через зарплатные документы и храните комплект «договор — акт — чек — платежка».