Как в 1С вести книгу учета доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учета для организаций и ИП на упрощенной системе налогообложения, а также для плательщиков патента. В конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия», «Управление нашей фирмой») книга формируется автоматически на основании первичных документов, если корректно настроены учетная политика и параметры налога УСН.

Главная идея работы с КУДиР в 1С: вы не заполняете книгу вручную построчно, а обеспечиваете правильное отражение операций в документах — поступлениях на расчетный счет, кассовых ордерах, реализациях, списаниях. Программа собирает эти данные в регистры и по итогам квартала формирует готовый отчет для сдачи или хранения.

Ошибки в КУДиР почти всегда означают ошибки в первичных документах или настройках, а не в самом отчете. Поэтому основная работа — это настройка и контроль, а не ручное редактирование книги.

Кому и когда нужна КУДиР в 1С

Книгу обязаны вести все организации и ИП на УСН — и с объектом «доходы», и с объектом «доходы минус расходы». Разница в объеме заполнения: при объекте «доходы» расходная часть фактически не влияет на налог, но доходы отражать нужно полностью. Плательщики ПСН ведут книгу доходов по каждому патенту отдельно.

Сдавать КУДиР в налоговую инспекцию регулярно не требуется — ее предъявляют по запросу при проверке. Однако вести книгу нужно непрерывно: отсутствие регистра расценивается как нарушение налогового учета. Форма книги утверждена приказом ФНС, и в типовых конфигурациях 1С она обновляется вместе с релизами.

Первичная настройка: учетная политика и параметры УСН

Прежде чем формировать книгу, откройте раздел «Главное — Налоги и отчеты» (в некоторых версиях — «Настройки налогов и отчетов») и на вкладке «УСН» укажите объект налогообложения, ставку и дату перехода на упрощенку. Если организация применяет УСН с момента регистрации, датой перехода будет дата постановки на учет.

В учетной политике («Главное — Учетная политика») проверьте порядок признания расходов: для товаров — оплата поставщику и реализация покупателю, для материалов — оплата и оприходование, для услуг — оплата и получение. От этих настроек зависит, в каком периоде расход попадет в КУДиР.

Если вы совмещаете УСН с патентом, в настройках дополнительно включите учет по патентам и укажите реквизиты действующих патентов — иначе доходы не будут распределяться между режимами.

1. 1
   Откройте «Главное — Налоги и отчеты», вкладка «УСН», укажите объект и ставку
2. 2
   Задайте дату перехода на УСН и при необходимости льготную ставку региона
3. 3
   В «Учетной политике» проверьте порядок признания расходов по товарам и материалам
4. 4
   При совмещении с ПСН добавьте патенты с датами действия
5. 5
   Проведите регламентную операцию или обновите проведение документов за период

Как документы попадают в книгу: доходы

В доходы КУДиР при УСН попадают поступления, признаваемые кассовым методом: «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя», «Приходный кассовый ордер», «Операция по платежной карте», отчеты о розничных продажах. Ключевое поле — «Отражение в УСН» или вид поступления: именно оно определяет, попадет ли сумма в книгу.

Авансы покупателей включаются в доходы в момент получения. Возвраты авансов уменьшают доходы периода возврата — в 1С это происходит автоматически при проведении документа списания с видом «Возврат покупателю», если программа видит связь с исходным поступлением.

Типичная проблема — поступления, которые не являются доходом: возврат займа, пополнение счета собственными средствами, ошибочный перевод контрагента. Для них в документе нужно выбрать соответствующий вид операции, чтобы сумма не попала в КУДиР. Если вид выбран неверно, доходы будут завышены, а налог — переплачен.

Как документы попадают в книгу: расходы

При объекте «доходы минус расходы» программа проверяет для каждого расхода условия признания. Для товаров это два события: оплата поставщику и реализация покупателю. Если товар оплачен, но не продан, расход в КУДиР не попадет — он «повиснет» в регистре расходов до момента реализации.

Расходы на материалы признаются после оплаты и оприходования, услуги — после оплаты и получения (акта). В документах «Списание с расчетного счета» и «Расходный кассовый ордер» поле «Отражение в УСН» может принимать значения «Принимаются», «Не принимаются», «Распределяются». Значение «Не принимаются» исключает сумму из книги — используйте его осознанно, для расходов, не поименованных в перечне ст. 346.16 НК РФ.

Основные средства отражаются в разделе II КУДиР и списываются равными долями по кварталам в течение года ввода в эксплуатацию (при соблюдении условий оплаты). За корректность этого расчета отвечает регламентная операция «Признание расходов на ОС и НМА при УСН» в закрытии месяца.

Формирование и проверка КУДиР

Готовая книга формируется через «Отчеты — Книга учета доходов и расходов (УСН)». Укажите период (квартал или год) и организацию. Отчет покажет раздел I с доходами и расходами по нарастающей, раздел II по основным средствам и раздел III для расчета убытков.

Проверку начинайте с доходов: итог по колонке доходов за квартал должен совпадать с суммой налогооблагаемых поступлений по банку и кассе. Удобный способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость или «Анализ счета» по 51 и 50 счетам в корреспонденции с 90 и 62 счетами и сопоставить суммы.

Для расходов используйте «Отчеты — Анализ расходов при УСН»: он показывает, какие суммы признаны, какие ожидают оплаты, а какие — реализации. Расхождения между книгой и ожиданиями почти всегда видны именно здесь.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог доходов за квартал

Норма

Совпадает с налогооблагаемыми поступлениями по банку и кассе

Тревожный признак

В книге есть займы, возвраты собственных средств или пропущены оплаты

Колонка расходов

Норма

Включены только оплаченные и реализованные (полученные) расходы

Тревожный признак

Присутствуют неоплаченные счета или товары без реализации

Авансы и возвраты

Норма

Возвраты авансов уменьшают доходы периода возврата

Тревожный признак

Возврат отражен как расход или не отражен вовсе

Печать, прошивка и хранение книги

По итогам года книгу распечатывают, прошивают, нумеруют страницы и подписывают. Из формы отчета доступна печать по утвержденной форме с титульным листом. Заверять книгу в налоговой инспекции больше не требуется — эта обязанность отменена, достаточно хранить ее у себя.

Если учет ведется в электронном виде весь год, распечатать книгу нужно по окончании налогового периода. На последней странице указывают количество листов, ставят подпись руководителя или ИП и печать при ее наличии.

Если книга не заполняется или заполняется неверно

Пустая книга при наличии оборотов почти всегда означает одну из трех причин: не указана дата перехода на УСН, документы не проведены или созданы до установки настроек и не перепроведены, либо в документах выбран вид операции, исключающий отражение в УСН. Проверяйте в этом порядке.

Если суммы частично не совпадают, сформируйте «Анализ расходов при УСН» и универсальный отчет по регистру «Книга учета доходов и расходов» — он покажет, какой именно документ сформировал каждую строку. Дальше исправляйте первичку, а не регистр.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Книга полностью пустая при наличии оборотовПроверьте дату перехода на УСН в «Налоги и отчеты» и перепроведите документы периода

В доходы попали займы или возвратыИсправьте вид операции в документе поступления и перепроведите его

Расход оплачен, но не попадает в книгуОткройте «Анализ расходов при УСН» и проверьте, выполнено ли второе условие (реализация/получение)

Не списываются расходы на основные средстваЗапустите «Закрытие месяца» и проверьте регламентную операцию признания расходов на ОС

FAQ по ведению КУДиР в 1С

Нужно ли заверять КУДиР в налоговой инспекции?

Нет, обязанность заверять книгу в ИФНС отменена. Книгу ведут в течение года в электронном виде, по итогам года распечатывают, прошивают, подписывают и хранят у себя, предъявляя только по требованию налоговой.

Можно ли вести КУДиР в 1С, если банк подключен по обмену (клиент-банк)?

Да, и это рекомендуемый вариант: выписки загружаются автоматически, документы поступлений и списаний создаются на их основе. Важно после загрузки проверить вид операции в каждом документе — программа определяет его по назначению платежа и может ошибиться на нетиповых платежах.

Как исправить ошибку в КУДиР за прошлый квартал?

Исправьте первичный документ прошлым периодом и перепроведите его, затем пересформируйте книгу. Если налог за тот период уже был рассчитан и уплачен, а исправление меняет базу, потребуется уточненная декларация и доплата налога с пенями — безопаснее сделать это до выявления ошибки инспекцией.

Нужна ли КУДиР при объекте «доходы», если расходы не влияют на налог?

Да, книга обязательна при любом объекте УСН. При объекте «доходы» заполняется в первую очередь колонка доходов; расходы можно отражать справочно, но сам регистр вести требуется.

Что делать, если в 1С нет отчета «Книга учета доходов и расходов»?

Проверьте, что в настройках функциональности включен налоговый режим УСН или ПСН — отчет скрывается, когда программа считает, что организация на общей системе. Также убедитесь, что используется актуальный релиз конфигурации.