Как в 1С вести две кассы: пошаговая инструкция

Потребность вести две кассы в 1С возникает у организаций с несколькими точками продаж, обособленными подразделениями или разделением операций по наличным и эквайрингу. Типовые конфигурации — 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация — поддерживают неограниченное количество касс предприятия, и каждая из них учитывается обособленно.

Ключевой принцип: каждая касса — это отдельный элемент справочника «Кассы», и все кассовые документы (приходные и расходные ордера) привязываются к конкретной кассе. Если документы оформлять «в общую кучу», остатки по кассам перестанут сходиться с фактическим наличием денег, а кассовая книга сформируется некорректно.

Ниже разобрано, как создать вторую кассу, назначить ответственных, оформлять перемещение денег между кассами, контролировать остатки и какие ошибки чаще всего приводят к расхождениям.

Когда нужны две кассы и как это отражается в учёте

Вторая касса в программе нужна, когда физически деньги хранятся в двух местах: например, касса центрального офиса и касса розничного магазина, касса по рублёвым операциям и валютная касса, операционная касса и касса подотчётных выплат. В бухгалтерском учёте все кассы организации отражаются на счёте 50 «Касса», но аналитика по кассам позволяет видеть остаток по каждой из них отдельно.

Важно понимать различие между кассой предприятия в 1С и контрольно-кассовой техникой (ККТ). Онлайн-касса — это фискальный регистратор, который пробивает чеки; касса в 1С — учётный объект, в котором отражаются наличные деньги. Одна ККТ может обслуживать одну кассу предприятия, а количество касс в программе не ограничено количеством фискальных регистраторов.

Если у организации есть обособленные подразделения, уточните в учётной политике и настройках программы, как ведётся учёт: централизованно с разделением по кассам или с выделением подразделений. От этого зависит, какие аналитические разрезы будут доступны в отчётах.

Создание второй кассы в справочнике

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассы». По умолчанию там уже есть одна касса, обычно названная «Основная касса». Нажмите «Создать» и заполните карточку новой кассы: наименование (например, «Касса магазина №2»), валюту денежных средств и при необходимости подразделение, к которому она относится.

Наименование кассы делайте говорящим — оно будет отображаться в документах, отчётах и печатных формах ордеров. Если кассы привязаны к обособленным подразделениям, укажите подразделение в карточке: тогда в документах оно подставится автоматически, а отчёты можно будет строить с отбором по подразделениям.

В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации путь аналогичен: «НСИ и администрирование» → «Казначейство» → «Кассы». Там же для кассы можно указать магазин, кассу ККМ и разрешить или запретить отдельные виды операций. Проверьте, что обе кассы активны и доступны пользователям, которые будут оформлять документы.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассы» (в Бухгалтерии) или «Казначейство» → «Кассы» (в УТ/КА)
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите понятное наименование, например «Касса магазина №2»
3. 3
   Укажите валюту кассы и подразделение, если оно используется
4. 4
   Сохраните карточку и проверьте, что касса доступна в поле «Касса» при создании ПКО
5. 5
   Сформируйте тестовый приходный ордер и убедитесь, что остаток отражается отдельно по новой кассе

Оформление приходных и расходных ордеров по двум кассам

Каждый приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО) содержит поле «Касса». Именно оно определяет, в какой кассе изменится остаток. При создании документа из списка «Кассовые документы» программа обычно подставляет кассу по умолчанию — проверяйте это поле перед проведением, особенно если документы вводят разные сотрудники.

Типичные операции по второй кассе оформляются так же, как по основной: оплата от покупателя — ПКО с видом операции «Оплата от покупателя», выдача подотчётных сумм — РКО «Выдача денежных средств подотчётному лицу», сдача выручки в банк — РКО «Взнос наличными в банк» или документ инкассации в зависимости от конфигурации.

Если кассиры работают в разных точках, полезно настроить нумерацию и префиксы документов по кассам, чтобы ордера двух касс не перемешивались в журнале. В типовых конфигурациях нумерация ПКО и РКО сквозная, но фильтр по кассе в журнале документов позволяет быстро отобрать ордера нужной кассы.

Перемещение денег между кассами

Передача наличных из одной кассы в другую — отдельная хозяйственная операция, которую нельзя оформлять «на словах». В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции, предусмотренным для перемещения, либо в конфигурациях УТ/КА — документ «Перемещение денежных средств», где указываются касса-отправитель и касса-получатель.

Если в вашей конфигурации нет единого документа перемещения, операция оформляется парой документов: РКО из первой кассы и ПКО во вторую на ту же сумму с одинаковым основанием, например «Передача наличных между кассами по распоряжению от…». Оба документа должны быть проведены одной датой, иначе на конец дня возникнет «висящая» сумма.

Физически передачу денег подтверждайте подписью ответственных лиц на ордерах. При проверке кассиров ревизией именно документы перемещения чаще всего выявляют расхождения: деньги ушли из одной кассы, но не пришли в другую, потому что второй ордер забыли провести.

Кассовая книга и лимит остатка при двух кассах

Кассовая книга в 1С формируется через «Банк и касса» → «Кассовая книга». В настройках отчёта укажите, по какой кассе строить книгу. Обратите внимание: порядок ведения кассовой книги при нескольких кассах зависит от организации учёта в компании — как правило, книга ведётся по каждой кассе обособленно, а нумерация листов и порядок сшива закрепляются внутренним приказом.

Лимит остатка кассы устанавливается приказом руководителя и рассчитывается по утверждённым формулам от объёма поступлений или выдач. При двух кассах определите в приказе, применяется ли лимит к каждой кассе отдельно или к совокупному остатку наличных организации — этот момент относится к компетенции бухгалтерии и должен быть закреплён документально.

Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Но даже в этом случае раздельный учёт по двум кассам в 1С остаётся необходимым для внутреннего контроля сохранности наличных.

Контроль остатков и сверка двух касс

Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 с группировкой по субконто «Кассы». В 1С:Бухгалтерии откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 50 и включите отображение субконто. Вы увидите остаток и обороты по каждой кассе отдельно.

Для оперативной сверки полезен отчёт «Движения денежных средств» или кассовый журнал по конкретной кассе за день. Регламент простой: в конце рабочего дня кассир пересчитывает наличные, сверяет с остатком в программе и подписывает лист кассовой книги. Расхождение фиксируется в день возникновения, а не в конце месяца.

При инвентаризации кассы используйте документ «Инвентаризация денежных средств» (в УТ/КА) или оформляйте результаты через ПКО/РКО на суммы излишков и недостач с последующим отражением по правилам вашей учётной политики. Инвентаризацию проводите по каждой кассе отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 50 с субконто «Кассы»

Норма

Видны два отдельных остатка, сумма равна общему остатку по счёту

Тревожный признак

Одна касса или остатки слиплись — документы проведены без указания кассы

Фактический пересчёт наличных против остатка в программе

Норма

Суммы совпадают по каждой кассе на конец дня

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённый ордер или ошибку в поле «Касса»

Документы перемещения между кассами

Норма

РКО и ПКО (или один документ перемещения) проведены одной датой на одну сумму

Тревожный признак

Проведена только одна сторона операции

Типичные ошибки при ведении двух касс

Самая частая ошибка — проведение ордера с неправильной кассой. Внешне всё выглядит корректно: документ есть, сумма верная, но остаток лёг не туда. Лечится отменой проведения и исправлением поля «Касса» либо сторнирующим документом, если день уже закрыт.

Вторая группа ошибок — перемещения, оформленные только с одной стороны, и «ручное» выравнивание остатков фиктивными ордерами. Такие правки делают учёт непрозрачным и создают проблемы при аудите. Любое изменение остатка должно иметь реальное основание и первичный документ.

Третья ошибка — разный порядок работы у кассиров двух точек: один вводит документы ежедневно, второй накапливает за неделю. В результате остатки в программе никогда не актуальны. Закрепите регламент: все кассовые документы вводятся в день операции.

Частые вопросы

Можно ли в 1С вести три и больше касс?

Да, количество касс в справочнике не ограничено. Каждая создаётся отдельным элементом, и аналитика по счёту 50 ведётся по всем кассам одновременно. Практический предел определяется только удобством контроля: чем больше касс, тем важнее регламент ежедневной сверки остатков.

Нужна ли отдельная онлайн-касса (ККТ) для каждой кассы в 1С?

Не обязательно. Касса в 1С — учётный объект, а ККТ — фискальный аппарат. Одна касса предприятия может принимать выручку с нескольких ККТ, и наоборот, две кассы в программе могут обслуживаться одним фискальным регистратором, если это допустимо по организации рабочих мест. Связь кассы и кассы ККМ настраивается в карточках соответствующих справочников.

Как оформить сдачу выручки из кассы магазина в основную кассу?

Это перемещение денежных средств между кассами. В УТ/КА используйте документ «Перемещение денежных средств» с указанием кассы-отправителя и кассы-получателя. В Бухгалтерии оформите РКО из кассы магазина и ПКО в основную кассу на ту же сумму одной датой с одинаковым основанием.

Почему в кассовой книге попадают документы обеих касс?

Проверьте отбор в форме формирования кассовой книги — там должна быть выбрана конкретная касса. Если отбор установлен, а чужие документы всё равно попадают, вероятно, в самих ордерах неверно заполнено поле «Касса»: исправьте его в документах и перепроведите их.

Что делать, если остаток по кассе ушёл в минус?

Отрицательный остаток означает, что расход проведён раньше прихода или приходный документ не введён. Найдите по кассовому журналу день, когда остаток стал отрицательным, проверьте документы этого дня и введите недостающий ПКО или исправьте дату расходного ордера. Оставлять минус на конец дня нельзя — это признак ошибки в учёте.

Можно ли ограничить кассиру доступ только к его кассе?

В конфигурациях с развитой системой прав (УТ, КА, ERP) доступ к кассам настраивается через профили групп доступа и ограничение на уровне записей. В 1С:Бухгалтерии штатные средства тонкой настройки ограничены — там разграничение обычно обеспечивается организационно и контролем со стороны главного бухгалтера.