Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С установить счета учета номенклатуры
Как установить счета учета номенклатуры в 1С: настройка регистра «Счета учета номенклатуры», приоритеты правил, проверка проводок и типичные ошибки.
От того, как настроены счета учета номенклатуры, зависит, на какие бухгалтерские счета попадут проводки при поступлении, перемещении, списании и продаже товаров и материалов. Если правила не заданы или заданы неверно, программа либо подставит счет по умолчанию, либо вообще откажется проводить документ, и бухгалтеру придется вручную исправлять каждую операцию.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) механизм устроен похожим образом: существует набор правил, по которым программа определяет счета для конкретной позиции номенклатуры. Правила можно задавать на разных уровнях — для всей номенклатуры сразу, для вида (группы) номенклатуры или для отдельной карточки.
Ниже разобраны основные способы настройки в 1С:Бухгалтерии 8.3, порядок приоритета правил, проверка результата и типичные ошибки. Принципы применимы и к другим конфигурациям, отличаются в основном названия меню.
Где находится настройка счетов учета номенклатуры
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основная настройка находится в разделе «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учета номенклатуры» (в некоторых релизах — раздел «Номенклатура и склад»). Откроется регистр сведений, где каждая строка — это правило подстановки счетов.
Кроме того, счета можно задать прямо из карточки номенклатуры: откройте позицию и перейдите по ссылке «Счета учета» в панели навигации. Программа создаст правило, привязанное именно к этой позиции.
В 1С:Управление торговлей и ERP аналогичная настройка выполняется через группы финансового учета номенклатуры, которые затем подставляются в документы и отражение в регламентированном учете. Логика та же: правило на уровне группы перекрывается правилом на уровне позиции.
Какие счета используются для разных видов номенклатуры
Прежде чем создавать правила, определите, какие счета нужны вашей учетной политике. Типовое соответствие выглядит так:
| Вид номенклатуры | Типовой счет учета | Назначение |
|---|---|---|
| Товары (для перепродажи) | 41 «Товары» | Покупные изделия, приобретенные для продажи |
| Материалы | 10 «Материалы» | Сырье и материалы для производства или хознужд |
| Готовая продукция | 43 «Готовая продукция» | Продукция собственного производства |
| Полуфабрикаты | 21 «Полуфабрикаты собственного производства» | Промежуточная продукция |
| Оборудование к установке | 07 «Оборудование к установке» | Оборудование, требующее монтажа |
| Услуги | не хранятся на складе | Счета затрат или реализации, складской учет не ведется |
Вид номенклатуры задается в карточке позиции и влияет не только на счета, но и на поведение документов: например, услуги не выводятся в складские отчеты. Поэтому сначала приведите в порядок виды номенклатуры, а уже потом настраивайте счета.
Настройка правила для всей номенклатуры (общее правило)
Общее правило — это строка регистра, где поле «Номенклатура» пустое. Оно действует на все позиции, для которых нет более частных правил. Такое правило обязательно должно существовать, иначе для «непокрытых» позиций программа не сможет подставить счета.
- 1Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учета номенклатуры».
- 2Нажмите «Создать».
- 3Поля «Организация» и «Номенклатура» оставьте пустыми — это и есть общее правило.
- 4Заполните счета: счет учета (например, 41.01), счет передачи, счет НДС по приобретенным ценностям, счет доходов и расходов от продажи.
- 5Сохраните запись и проверьте подстановку в тестовом документе.
Как правило, в общем правиле указывают счета для товаров, поскольку они встречаются чаще всего. Для материалов и продукции затем создают более частные правила по видам номенклатуры.
Настройка правил для видов номенклатуры и отдельных позиций
Чтобы материалы попадали на 10 счет, а товары — на 41, создайте отдельные правила для каждого вида номенклатуры. В форме новой записи регистра выберите способ задания: «Номенклатура» (конкретная позиция) или «Вид номенклатуры» (вся группа). При выборе вида правило будет действовать на все позиции этого вида, включая те, что создадут позже.
Для отдельной позиции-исключения (например, конкретный материал учитывается как товар) создайте правило с заполненным полем «Номенклатура». Оно перекроет правило вида и общее правило.
Настройка по организациям
Если в базе ведется учет по нескольким организациям и учетная политика различается, заполните в правиле поле «Организация». Тогда для выбранной организации будут действовать свои счета, а для остальных — общее правило. Это удобно, когда одна организация торгует товарами, а другая оказывает услуги по тем же позициям.
Проверка результата после настройки
Не ограничивайтесь сохранением правил — убедитесь, что документы формируют правильные проводки. Создайте тестовый документ «Поступление (акты, накладные)» с позицией каждого вида номенклатуры, проведите его и откройте «Дт/Кт» (кнопка «Показать проводки»).
Как проверить результат
Дебет соответствует виду номенклатуры: 41.01 для товаров, 10.01 для материалов
Все позиции попали на один счет или счет пустой
НДС отражается на 19.03 или 19.04 в зависимости от вида ценностей
НДС без счета или на неверном субсчете
Списание идет с того же счета, на который приходовалась позиция
Списание с несуществующего остатка, отрицательные остатки по счету
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 43 и проверьте, нет ли «красных» остатков. Отрицательные остатки часто означают, что часть документов была проведена до настройки правил и попала на другие счета.
Типичные ошибки и как их исправить
Отдельная ситуация — счета в табличной части документа. В 1С:Бухгалтерии счета можно посмотреть и изменить по кнопке «Счета учета» в табличной части документа. Если там счета отличаются от ожидаемых, сначала проверьте регистр правил, а не правьте каждый документ вручную.
Особенности в других конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP счета подставляются через «Группы финансового учета номенклатуры» (раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»). Позиции относят к группе финансового учета, а соответствие групп счетам задается в настройках отражения в регламентированном учете. При обмене с Бухгалтерией именно группа финансового учета определяет счета в бухгалтерских документах.
В 1С:Комплексная автоматизация механизм аналогичен ERP. Если вы работаете в связке нескольких программ, проверяйте счета в обеих системах: правила не переносятся автоматически, и расхождения всплывают при синхронизации документов.
Удобный порядок внедрения: сначала наведите порядок в видах номенклатуры (чтобы каждая позиция имела корректный вид), затем создайте общее правило, потом правила по видам, и только в конце — исключения по отдельным позициям. Так количество записей в регистре будет минимальным и настройку легко контролировать.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если документ не проводится и пишет, что не указан счет учета?
Откройте регистр «Счета учета номенклатуры» и проверьте, есть ли общее правило с пустыми полями отбора. Если его нет — создайте. Также проверьте вид номенклатуры в карточке проблемной позиции: если для этого вида задано частное правило с незаполненными счетами, оно перекроет общее.
Можно ли задать разные счета для одного товара у разных складов?
В типовой 1С:Бухгалтерии отбор по складу в регистре счетов учета номенклатуры отсутствует — правила задаются по организации, виду и позиции. Если нужен раздельный учет по складам, используйте обособленные подразделения или отдельные виды номенклатуры, либо корректируйте счета в документах вручную.
Изменятся ли проводки в старых документах после настройки правил?
Нет. Правила применяются в момент проведения документа. Чтобы обновить счета в уже проведенных документах, их нужно перепровести. Для большого объема используйте групповое перепроведение (раздел «Операции» → «Проведение документов»), предварительно сделав резервную копию.
Почему в документе подставляется не тот счет, который я задал?
Проверьте три вещи: нет ли более детального правила (по позиции или по организации), которое перекрывает ваше; нет ли дублирующих записей с теми же отборами; не изменены ли счета вручную прямо в документе — ручная правка в документе имеет приоритет над правилами.
Нужно ли настраивать счета для услуг?
Услуги не хранятся на складе, поэтому складские счета (10, 41) для них не используются. Однако счета доходов, расходов и НДС по реализации услуг тоже подставляются по правилам, поэтому для вида номенклатуры «Услуги» правило стоит создать — это избавит от ручного заполнения счетов в актах и реализациях.
Как быстро проверить, у всех ли позиций корректные счета?
Создайте тестовый документ поступления, добавьте в него выборку позиций разных видов и откройте колонку счетов или проводки после проведения. Дополнительно сверьте список видов номенклатуры со списком правил в регистре: каждому виду, который должен учитываться отдельно, должно соответствовать свое правило.
Что важно запомнить
Счета учета номенклатуры настраиваются в регистре «Счета учета номенклатуры» на трех уровнях: общее правило, вид номенклатуры, конкретная позиция — приоритет у более детального правила. Общее правило обязательно. После настройки проверяйте проводки тестовыми документами, а старые документы перепроводите только после резервного копирования.