Как в 1С при УСН посмотреть принимаемые и непринимаемые расходы

При упрощённой системе с объектом «доходы минус расходы» налоговая база формируется по кассовому методу: расход должен быть не только экономически обоснован, но и оплачен, а для отдельных видов затрат — ещё и реализован или списан в производство. В 1С:Бухгалтерии 8 за это отвечает механизм УСН: программа не просто складывает суммы по счетам затрат, а ведёт специальные регистры, где каждая операция помечается как принимаемая или непринимаемая для целей налога.

Главная сложность для бухгалтера в том, что бухгалтерский и налоговый учёт расходов при УСН в программе разведены. Проводки по счетам показывают хозяйственную картину, а налоговую базу собирают записи регистров «Книга учёта доходов и расходов (УСН)» и «Расходы при УСН». Поэтому искать принимаемые и непринимаемые расходы нужно не в оборотно-сальдовой ведомости, а в специализированных отчётах и регистрах.

Ниже разобраны конкретные места в программе, где видно, какие расходы попали в налоговую базу, какие отклонены и почему, а также способы исправить ситуацию, если расход ошибочно не принят или, наоборот, принят лишний.

Как 1С разделяет расходы на принимаемые и непринимаемые

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 при объекте «доходы минус расходы» каждый документ, формирующий затраты, содержит признак отражения в налоговом учёте УСН. Обычно это поле «Расходы (НУ)» или отдельная закладка «Расходы (УСН)», где выбирается одно из значений: «Принимаемые», «Непринимаемые» или «Распределяемые» (в зависимости от версии и вида документа).

Принимаемые расходы — это те, что поименованы в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ, оплачены и подтверждены документами. Непринимаемые — затраты, которых нет в этом перечне (например, представительские расходы, штрафы контрагентам, стоимость безвозмездно переданного имущества). Программа при закрытии месяца проверяет выполнение условий (оплата, реализация товара, ввод в эксплуатацию ОС) и только потом включает сумму в расходы КУДиР.

Отчёт «Анализ расходов при УСН» — основной инструмент

Самый наглядный способ увидеть картину целиком — отчёт «Анализ расходов при УСН». Он находится в разделе «Отчёты» → «Анализ расходов при УСН» (в некоторых релизах — «Отчёты» → «УСН»). Отчёт показывает расходы в разрезе событий: признаны, не признаны, остались неоплаченными, а также раскрывает причины, по которым сумма не попала в налоговую базу.

Отчёт строится за выбранный период и группирует данные по элементам расходов: материальные, оплата труда, услуги, товары, основные средства и так далее. По каждой группе видно, какая часть суммы принята в расходы, какая отклонена и какая «зависла» в ожидании оплаты или реализации. Двойной щелчок по ячейке расшифровывает сумму до конкретных документов.

1. 1
   Откройте раздел «Отчёты» и найдите «Анализ расходов при УСН»
2. 2
   Укажите период и организацию, сформируйте отчёт
3. 3
   Разверните группу расходов и проверьте колонки «Признано» и «Не признано»
4. 4
   Двойным щелчком по сумме откройте расшифровку до первичных документов

Регистры «Расходы при УСН» и «Книга учёта доходов и расходов»

Если нужен детальный контроль на уровне записей, используют регистры накопления и сведений. Регистр «Расходы при УСН» хранит статусы каждой партии затрат: отражение в НУ (принимаемые/непринимаемые), статусы оплаты поставщику и оплаты покупателем, вид расхода. Открыть его можно через «Все функции» → «Регистры накопления» → «Расходы при УСН» (при включённом режиме «Все функции» в меню сервиса) либо через движения конкретного документа.

Регистр «Книга учёта доходов и расходов (УСН)» содержит только те записи, которые фактически попали в КУДиР. Если расхода нет в этом регистре — он не участвует в расчёте налога, даже если документ проведён и сумма есть в бухучёте. Сравнение этих двух регистров — быстрый способ найти расхождения: что признано, а что отклонено программой.

Практический приём: откройте движения проблемного документа (кнопка с иконкой движений в форме документа) и посмотрите, какие записи он сделал в регистрах УСН. Если движений по регистру «Расходы при УСН» нет вообще — скорее всего, в документе не установлен признак отражения в НУ или не заполнены аналитики.

КУДиР и расшифровка расходов

Книга учёта доходов и расходов формируется через раздел «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)». В разделе I отражаются только принимаемые расходы — те, что уже уменьшают базу. Графа «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы» — итоговый показатель, который переносится в декларацию по УСН.

Непринимаемые расходы в КУДиР не попадают вовсе, поэтому книга не показывает их явно. Чтобы увидеть отклонённые суммы, нужен именно «Анализ расходов при УСН» или универсальный отчёт по регистру «Расходы при УСН» с отбором «Отражение в НУ = Непринимаемые». В универсальном отчёте (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт») выберите регистр накопления «Расходы при УСН», установите период и добавьте отбор по полю «Отражение в НУ».

Как проверить конкретный документ

Частая задача — понять, почему конкретное поступление или списание не уменьшило налоговую базу. Порядок проверки одинаков для большинства документов: поступление товаров и услуг, списание с расчётного счёта, требование-накладная, поступление ОС.

Откройте документ и найдите поле, определяющее статус расхода при УСН. В документах поступления услуг это обычно закладка «Расходы (УСН)» или колонка «Расходы (НУ)» в табличной части. Проверьте, что выбрано значение «Принимаемые». Затем посмотрите движения документа: в регистре «Расходы при УСН» должна быть запись с заполненными статусами оплаты.

Далее проверьте выполнение условий признания. Для услуг и материалов достаточно оплаты поставщику. Для товаров требуется и оплата поставщику, и реализация покупателю — программа признаёт стоимость товара в расходах только после его продажи. Для основных средств — оплата, ввод в эксплуатацию и документально подтверждённая постановка на учёт; расход списывается равными долями на последние числа кварталов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ поступления проведён

Норма

В движениях есть запись по регистру «Расходы при УСН»

Тревожный признак

Движений по регистрам УСН нет — не заполнен признак отражения в НУ

Оплата поставщику

Норма

В регистре статус оплаты поставщику закрыт

Тревожный признак

Статус «Не оплачено» — расход ждёт оплаты

Сумма в КУДиР

Норма

Расход виден в разделе I книги

Тревожный признак

Расхода нет в КУДиР — проверяйте условия признания

Типичные причины, по которым расход не принят

Первая и самая частая причина — расход не оплачен. При кассовом методе неоплаченная задолженность поставщику блокирует признание затрат, и программа корректно держит сумму в ожидании. Вторая причина — в документе вручную выбран вид расхода «Непринимаемые» или «Не отражается в НУ»: так бывает при копировании документов или после загрузки из сторонних систем.

Третья группа причин — невыполнение специальных условий: товар оплачен, но не реализован; ОС введено в эксплуатацию, но не оплачено; расход относится к видам, не поименованным в ст. 346.16 НК РФ (например, штрафные санкции по договорам, представительские расходы, добровольное страхование сверх обязательного). Такие суммы программа обоснованно не включает в базу, и «чинить» их не нужно — нужно лишь убедиться, что отражение корректно.

Как исправить статус расхода

Если расход ошибочно помечен как непринимаемый, откройте первичный документ, измените значение в поле «Расходы (НУ)» на «Принимаемые» и перепроведите документ. После этого перепроведите регламентную операцию «Закрытие месяца» за соответствующий период — именно она формирует записи КУДиР по факту выполнения условий.

Если расход принят ошибочно (например, в базу попал штраф), действуйте зеркально: установите «Непринимаемые», перепроведите документ и закрытие месяца. Проверьте результат: сумма должна исчезнуть из раздела I КУДиР, а в «Анализе расходов при УСН» — перейти в колонку отклонённых. Помните, что изменение прошлых периодов может потребовать уточнённой декларации по УСН, если отчётность уже сдана.

FAQ

Где в 1С увидеть полный список непринимаемых расходов за период?

Сформируйте «Универсальный отчёт» по регистру накопления «Расходы при УСН» с отбором «Отражение в НУ = Непринимаемые» за нужный период. Альтернатива — отчёт «Анализ расходов при УСН», где отклонённые суммы показаны отдельной колонкой с расшифровкой до документов.

Почему оплаченный расход всё равно не попадает в КУДиР?

Проверьте три момента: установлен ли в документе статус «Принимаемые», перепроведено ли «Закрытие месяца» после оплаты, не относится ли расход к товарам (для них требуется ещё и реализация покупателю) или ОС (нужен ввод в эксплуатацию).

Можно ли изменить статус расхода сразу в нескольких документах?

Массового штатного инструмента для смены признака «Принимаемые/Непринимаемые» нет. Используют групповое изменение реквизитов (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Групповое изменение реквизитов»), но после него обязательно перепроведите документы и закрытие месяца, иначе регистры не обновятся.

Чем отличается «Непринимаемые» от «Распределяемые» в документах УСН?

«Непринимаемые» — расход никогда не попадёт в налоговую базу. «Распределяемые» используется при совмещении УСН с другими режимами: сумма распределяется между видами деятельности пропорционально доходам, и в базу УСН попадает только соответствующая часть.

Нужно ли отражать непринимаемые расходы в декларации по УСН?

Нет. В декларацию по УСН попадают только доходы и принимаемые расходы из КУДиР. Непринимаемые затраты остаются только в бухгалтерском учёте и влияют на финансовый результат, но не на единый налог.

Что делать, если после исправления статуса сумма в КУДиР не изменилась?

Убедитесь, что документ перепроведён, а затем отмените и заново выполните закрытие месяца за весь период с момента изменения. Если и это не помогло, проверьте движения документа по регистру «Расходы при УСН» — возможно, запись создаёт другой документ (например, оплата оформлена отдельно и не связана с поступлением).