Как в 1С УПП закрывается 26 счет

Счет 26 «Общехозяйственные расходы» в 1С:Управление производственным предприятием (УПП) отражает затраты на управление и обслуживание организации в целом: зарплату администрации, аренду офиса, канцелярию, услуги связи. По итогам месяца остаток на этом счете должен быть распределен — либо на себестоимость производства (дебет 20, 23, 29), либо напрямую на финансовый результат по методу «директ-костинг» (дебет 90.08).

Способ закрытия определяется учетной политикой организации и задается в настройках программы. Если настройка не выполнена или выполнена с ошибкой, регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» завершится с отказом либо распределит расходы не туда, куда ожидал бухгалтер.

Материал ориентирован на бухгалтеров и внедренцев, работающих в типовой УПП 1.3. Описанные шаги применимы как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету, с учетом особенностей каждого из них.

Что такое 26 счет и почему он должен закрываться

По плану счетов 26 счет собирает косвенные расходы, связанные с управлением организацией и не относящиеся напрямую к конкретному производственному подразделению. Это отличает его от 25 счета, который аккумулирует общепроизводственные расходы цехов.

По правилам бухгалтерского учета сальдо на конец месяца у счета 26 быть не должно. Вся собранная сумма списывается одним из двух способов, закрепленных в учетной политике. Если после закрытия месяца на счете осталось сальдо — это признак ошибки в настройках или незаполненной аналитики.

Настройка учетной политики перед первым закрытием

Способ закрытия 26 счета задается в регистре «Учетная политика организаций». Откройте: «Предприятие» → «Учетная политика» → «Учетная политика организаций». Создайте или отредактируйте запись для нужной организации и периода.

Для бухгалтерского учета на закладке, посвященной затратам, выберите вариант распределения общехозяйственных расходов. Если применяется директ-костинг, укажите это явно — тогда программа сформирует проводку Дт 90.08 Кт 26 без распределения по номенклатурным группам. Если расходы должны включаться в себестоимость, потребуется настроить методы распределения.

Для налогового учета действует отдельное правило: косвенные расходы списываются на расходы текущего периода в полном объеме. В УПП это обеспечивается настройкой статей затрат — у статьи должен быть установлен вид расходов НУ, относящий расход к косвенным.

Роль статьи затрат и способов распределения

Каждая проводка по дебету 26 счета обязательно содержит субконто «Статьи затрат». Именно от настройки этой статьи зависит, куда и как расход будет распределен. В карточке статьи затрат укажите характер затрат «Общехозяйственные расходы» и способ распределения.

Способы распределения хранятся в справочнике «Способы распределения статей затрат организаций». Типовые варианты базы распределения:

• объем выпуска (в количественном или стоимостном выражении);
• плановая себестоимость выпуска;
• оплата труда основных производственных рабочих;
• материальные затраты;
• выручка от реализации;
• фиксированные коэффициенты, заданные вручную.

Если в способе распределения выбрана база, по которой в текущем месяце нет данных (например, не было выпуска продукции), распределение не выполнится, и операция закрытия выдаст ошибку либо оставит сальдо на счете.

Пошаговое закрытие 26 счета при закрытии месяца

Закрытие выполняется документом «Регламентные операции» или через обработку «Закрытие месяца», в зависимости от релиза УПП. Общий порядок одинаков.

1. 1
   Проверьте, что все первичные документы месяца введены и проведены: поступление услуг, зарплата, амортизация, отражение затрат.
2. 2
   Убедитесь, что в учетной политике задан способ распределения общехозяйственных расходов, а в статьях затрат по 26 счету указаны корректные характер затрат и способ распределения.
3. 3
   Проверьте наличие базы распределения: выпуск продукции, зарплата производственных рабочих или иной показатель, выбранный в способе распределения.
4. 4
   Откройте обработку «Закрытие месяца» (или документ «Регламентные операции») за нужный период и отметьте операцию закрытия счетов 20, 23, 25, 26.
5. 5
   Выполните операцию и изучите сообщения об ошибках. При отказе исправьте указанную причину и повторите.
6. 6
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 26 и убедитесь, что конечное сальдо равно нулю.

После успешного выполнения операции программа формирует проводки: при распределении на себестоимость — Дт 20 (23, 29) Кт 26 с аналитикой по подразделениям и номенклатурным группам; при директ-костинге — Дт 90.08 Кт 26 одной суммой.

В налоговом учете общехозяйственные расходы, признанные косвенными, списываются на счет 90.08 в полном объеме независимо от того, как они распределились в бухгалтерском учете. Из-за этого между БУ и НУ могут возникать временные разницы, которые УПП отражает по правилам ПБУ 18.

Как проверить результат закрытия

Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету 26 с группировкой по статьям затрат и подразделениям. Сальдо на конец периода должно быть нулевым и по дебету, и по кредиту каждой аналитической позиции.

Дополнительно полезен отчет «Анализ счета» по 26 счету: он показывает, на какие счета и в каких суммах ушли расходы. Сверьте итог распределения с дебетовым оборотом месяца — суммы должны совпасть.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо 26 счета на конец месяца

Норма

Равно нулю по всем подразделениям и статьям

Тревожный признак

Есть остаток — распределение не выполнено или не хватает аналитики

Проводки закрытия

Норма

Дт 20/23/29 или Дт 90.08 — Кт 26, сумма равна обороту месяца

Тревожный признак

Проводок нет или сумма меньше оборота

Справка-расчет закрытия счетов

Норма

Формируется без ошибок, база распределения заполнена

Тревожный признак

Пустая база распределения или сообщения о незаполненных способах

Типичные ошибки и их устранение

Наиболее частая причина незакрытого 26 счета — отсутствие или неверная настройка способа распределения в статье затрат. Вторая по частоте — пустая база распределения: например, выбран способ «по объему выпуска», а выпуска в месяце не было. В этом случае либо меняйте способ распределения, либо используйте способ с фиксированными коэффициентами.

Третья группа проблем — аналитика. Если в проводках по 26 счету не заполнено подразделение или статья затрат, операция закрытия не сможет корректно отнести расход. Проверяйте полноту аналитики до закрытия месяца, а не после.

Выбор между директ-костингом и распределением на себестоимость

Оба подхода допустимы законодательно, но дают разную себестоимость продукции и разный финансовый результат при наличии незавершенного производства и остатков готовой продукции.

Сравнение вариантов

Директ-костинг (Дт 90.08)

Подходит при стабильном выпуске и небольших остатках НЗП. Упрощает учет и закрытие месяца. Ограничение: себестоимость продукции занижается на сумму управленческих расходов, что важно при ценообразовании.

Распределение на 20/23/29

Подходит при значительных остатках НЗП и готовой продукции, когда управленческие расходы должны «оседать» в запасах. Ограничение: требует корректной базы распределения и более трудоемкой настройки.

Выбранный метод закрепляется в учетной политике организации и применяется последовательно. Смена метода — это изменение учетной политики, которое оформляется приказом и, как правило, применяется с начала года.

Если в организации несколько подразделений управления (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров), заведите для каждого свою статью затрат с одинаковым способом распределения. Так проще анализировать структуру общехозяйственных расходов, а закрытие месяца от этого не усложняется.

Частые вопросы

Почему после закрытия месяца на 26 счете осталось сальдо?

Чаще всего не заполнен способ распределения в статье затрат или отсутствует база распределения (нет выпуска, зарплаты или иного показателя, выбранного в способе). Также проверьте, нет ли ручных проводок без статьи затрат — регламентная операция их не обрабатывает.

Можно ли закрывать 26 счет вручную операцией?

Технически можно, документом «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)», но делать это регулярно не рекомендуется: ручные проводки не учитываются механизмами расчета себестоимости и ПБУ 18, что приводит к расхождениям в отчетности. Ручное закрытие допустимо только как разовое исправление с пониманием последствий.

Куда закрывается 26 счет при директ-костинге?

Вся сумма списывается проводкой Дт 90.08 «Управленческие расходы» Кт 26 без распределения по номенклатурным группам и подразделениям. Метод должен быть закреплен в учетной политике организации и указан в настройках программы.

Чем закрытие 26 счета в БУ отличается от НУ?

В бухгалтерском учете возможны оба варианта: распределение на себестоимость или директ-костинг. В налоговом учете общехозяйственные расходы, отнесенные к косвенным, всегда списываются на расходы текущего периода целиком. Из-за разницы подходов возникают временные разницы, отражаемые по ПБУ 18.

Что делать, если база распределения в месяце отсутствует?

Варианты: выбрать другой способ распределения (например, по фиксированным коэффициентам), использовать директ-костинг либо оставить настройку как есть, если отсутствие базы — разовая ситуация, и принять решение о списании расходов вручную с документальным обоснованием. Систематически пустая база — признак неверно выбранного способа.

Нужно ли закрывать 26 счет, если организация не вела деятельность?

Если затраты по 26 счету в месяце возникали (аренда, зарплата администрации), закрывать счет нужно в обычном порядке — регламентной операцией. Если оборотов по счету не было вовсе, операция просто не сформирует движений, и это нормально.