Учет и Финансы · 10 мин
Как учесть ДМС в 1С
Пошаговая инструкция по учёту договоров ДМС в 1С: отражение страховой премии, списание расходов, налог на прибыль, НДФЛ и взносы, настройка в 1С:Бухгалтерии и ЗУП.
Добровольное медицинское страхование сотрудников — расход, который в 1С отражается сразу в нескольких контурах: бухгалтерском учёте, налоговом учёте, расчёте зарплаты и страховых взносов. Ошибка в любом из них приводит к искажению декларации по прибыли или справок по сотрудникам, поэтому учёт ДМС нужно настроить заранее, а не исправлять задним числом.
Ключевая особенность ДМС — порядок признания расхода. Страховая премия уплачивается разово за весь срок договора, а в расходы списывается равномерно в течение срока действия полиса. В бухгалтерском учёте сумма обычно аккумулируется на счёте 76.01.9 «Прочие платежи» или через расходы будущих периодов, в налоговом учёте действует лимит — не более 6% от расходов на оплату труда.
Ниже разобраны типовые схемы для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:ЗУП, налоговые ограничения, НДФЛ со страховки уволенных сотрудников и контрольные проверки, которые стоит выполнять каждый месяц.
Что проверить до отражения договора ДМС в 1С
До ввода документов убедитесь, что договор со страховой компанией соответствует условиям налогового учёта. Для признания расходов по налогу на прибыль договор должен быть заключён на срок не менее одного года и предусматривать оплату медицинских расходов застрахованных работников. Если срок меньше — расход в налоговом учёте не признаётся, и в 1С возникнет постоянная разница.
Проверьте, кто указан в списке застрахованных: только сотрудники или также члены их семей и бывшие работники. От этого зависит обложение НДФЛ и взносами. Премия за действующих сотрудников взносами и НДФЛ не облагается при соблюдении срока договора, а платежи за членов семей и уволенных лиц облагаются.
Также уточните график платежей: единовременная премия или рассрочка. При рассрочке каждый платёж распределяется на оставшийся срок договора, и в 1С придётся вводить несколько строк распределения.
Отражение страховой премии в 1С:Бухгалтерии
Начисление премии оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» либо документом «Операция, введённая вручную». Типовая проводка: Дт 76.01.9 «Платежи (взносы) по прочим видам страхования» — Кт 76.01.1 или 60 на сумму премии. Оплата страховщику отражается стандартным списанием с расчётного счёта.
Если ваша учётная политика предусматривает использование счёта 97 «Расходы будущих периодов», премия сначала попадает на 97.01, а затем списывается обработкой закрытия месяца. В современных релизах 1С:Бухгалтерии чаще применяют счёт 76.01.9 с ручным или автоматическим распределением — выберите один подход и закрепите его в учётной политике, чтобы не смешивать схемы.
В справочнике «Расходы будущих периодов» для элемента ДМС укажите: вид для налогового учёта — «Добровольное страхование работников», способ признания расходов — «по календарным дням», сумму и период списания. От этих параметров зависит корректность ежемесячного списания.
- 1Создайте поступление услуг или ручную операцию: Дт 76.01.9 — Кт 60 (76.01.1) на сумму премии
- 2Проведите оплату страховщику документом списания с расчётного счёта
- 3Заведите элемент справочника «Расходы будущих периодов» с видом «Добровольное страхование работников» и периодом действия договора
- 4Укажите способ признания «по календарным дням» и счёт затрат по умолчанию
- 5Проведите закрытие месяца и проверьте списание первой части премии
Равномерное списание расходов на ДМС
Списание выполняется регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» при закрытии месяца либо документом «Операция, введённая вручную». Проводка: Дт 26 (25, 44, 20) — Кт 76.01.9 (97.01). Сумма за месяц рассчитывается как премия, делённая на число дней договора, умноженная на число дней в текущем месяце.
Счёт затрат зависит от того, где работают застрахованные сотрудники. Если застрахован весь коллектив, часто применяют 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 для торговых организаций. Если премию нужно распределять по подразделениям пропорционально списку застрахованных, потребуется настроить статью затрат с соответствующей базой распределения или делить сумму вручную несколькими проводками.
Контрольный признак корректной настройки: остаток на 76.01.9 (97.01) на конец каждого месяца равен премии, приходящейся на оставшийся срок договора. Если остаток не сходится с расчётом «вне 1С», ищите ошибку в датах элемента РБП или в ручных корректировках.
Как проверить результат
Равен несписанной части премии по расчёту на калькуляторе
Остаток не сходится с расчётом или висит после окончания договора
Ежемесячное списание Дт затратного счёта — Кт 76.01.9 с суммой пропорционально дням
Списание отсутствует или сумма одинаковая во всех месяцах независимо от числа дней
Расход в НУ не превышает 6% от ФОТ нарастающим итогом
Сумма в НУ равна БУ при превышении лимита
Налог на прибыль: лимит 6% и постоянные разницы
В налоговом учёте расходы на ДМС признаются в составе расходов на оплату труда в размере не более 6% от суммы расходов на оплату труда. Лимит считается нарастающим итогом с начала года, поэтому в начале года часть премии может не признаваться, а к концу года — «допризнаться» по мере роста фонда оплаты труда.
В 1С:Бухгалтерии лимит применяется автоматически, если элемент РБП имеет корректный вид «Добровольное страхование работников». Программа при закрытии месяца сопоставляет сумму с лимитом и формирует временные или постоянные разницы при применении ПБУ 18/02. Проверяйте расчёт по отчёту «Справка-расчёт нормирования расходов».
Если договор краткосрочный (менее года) или застрахованы лица, не являющиеся работниками, сумма в налоговом учёте не признаётся вовсе — в этом случае в документе списания укажите статью затрат с видом «Не принимаемые к налоговому учёту», чтобы программа сформировала постоянную разницу.
ДМС в 1С:ЗУП — НДФЛ и страховые взносы
В 1С:Зарплата и управление персоналом премии ДМС регистрируются документом «Операция учёта взносов» или специализированным документом учёта страховых премий, если сотрудники застрахованы после увольнения либо застрахованы члены их семей. За действующих сотрудников при договоре сроком от года взносы и НДФЛ не начисляются — документ в этом случае не требуется.
Если сотрудник уволился, а работодатель продолжает платить за него премию (или не исключил его из списка застрахованных), часть премии за период после увольнения облагается НДФЛ и взносами. В ЗУП такой доход отражают документом «Премия» с соответствующим кодом дохода или через «Операцию учёта НДФЛ» и «Операцию учёта взносов», чтобы сумма попала в расчёт 6-НДФЛ и РСВ.
Члены семьи сотрудников — отдельный случай: премия за них облагается НДФЛ, а взносами не облагается, если они не состоят в трудовых отношениях с организацией. Такие суммы отражаются в учёте НДФЛ по физическому лицу — получателю дохода.
Как выбрать действие
Изменение списка застрахованных и расторжение договора
В течение срока договора список застрахованных меняется: приняты новые сотрудники, уволены старые. Страховщик выставляет дополнительные счета или возвращает часть премии. Доплата отражается увеличением суммы на 76.01.9 и корректировкой элемента РБП: измените сумму и пересчитайте ежемесячное списание на оставшийся срок.
При возврате части премии оформляется поступление на расчётный счёт в корреспонденции с 76.01.9 и сторнирование излишне списанных расходов, если возврат относится к уже прошедшим месяцам. Остаток на счёте уменьшается, дальнейшее списание идёт с новой суммы.
При полном расторжении договора несписанный остаток премии, возвращённый страховщиком, закрывает 76.01.9. Если страховщик удерживает часть суммы (например, расходы на ведение дела), удержанная сумма списывается на прочие расходы. После всех операций остаток по договору на счёте должен быть нулевым — это обязательная контрольная точка.
Ведите вне 1С простой реестр договоров ДМС: номер, срок, сумма премии, ежемесячное списание, остаток. Раз в квартал сверяйте его с оборотно-сальдовой ведомостью по 76.01.9 — это быстрее, чем разбирать расхождения при аудите или при смене бухгалтера.
Частые вопросы по учёту ДМС в 1С
Какой счёт использовать для премии ДМС: 76.01.9 или 97?
Оба варианта допустимы, выбор закрепляется в учётной политике. Счёт 76.01.9 удобнее, когда оплата и начисление совпадают по времени; счёт 97 традиционно применяют для расходов будущих периодов. Важно не смешивать оба подхода для одного договора и обеспечить равномерное списание независимо от выбранного счёта.
Нужно ли начислять НДФЛ на ДМС действующих сотрудников?
Нет, если договор заключён на срок не менее года и оплачивает медицинские услуги застрахованных работников. Взносы в этом случае тоже не начисляются. Обложение возникает только при выплатах за уволенных лиц и членов семей (по НДФЛ).
Что делать, если лимит 6% от ФОТ превышен?
Непризнанная часть переносится: лимит считается нарастающим итогом, поэтому в следующих месяцах расход может быть доначислен в налоговом учёте автоматически. Проверяйте справку-расчёт нормирования расходов при закрытии каждого месяца и контролируйте сальдо разниц по ПБУ 18/02.
Как отразить ДМС в 1С при УСН?
На упрощёнке с объектом «доходы минус расходы» взносы по ДМС включаются в расходы на оплату труда в пределах того же лимита 6% и признаются по мере фактической оплаты страховщику. В 1С:Бухгалтерии расход попадёт в книгу учёта доходов и расходов автоматически после оплаты, если корректно настроена статья затрат.
Как быть, если сотрудник уволился, а страховщик не пересчитал премию?
Если договор продолжает действовать в отношении уволенного, часть премии за период после увольнения облагается НДФЛ и взносами — отразите это операциями учёта в ЗУП. Если организация исключила сотрудника из списка и получила возврат, оформите поступление денег и уменьшение остатка на 76.01.9.
Можно ли списывать премию равными долями по месяцам вместо расчёта по дням?
Равномерное списание по месяцам допустимо в бухгалтерском учёте, если закреплено учётной политикой. В налоговом учёте премия распределяется пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчётном периоде, поэтому при равных долях могут возникать небольшие разницы между БУ и НУ.
Что важно запомнить
Премия ДМС списывается равномерно в течение срока договора через 76.01.9 или 97, в налоговом учёте действует лимит 6% от ФОТ и требование годового срока договора. НДФЛ и взносы начисляются только на премии за уволенных сотрудников и членов семей. Ежемесячно сверяйте остаток на счёте с расчётом и проверяйте справку нормирования расходов.