Учет и Финансы · 10 мин
Как учесть аренду помещения в 1С
Как учесть аренду помещения в 1С:Бухгалтерии: первичные документы, проводки по арендной плате, коммунальные услуги, НДС, лизинг по ФСБУ 25/2018.
Учёт аренды помещения в 1С зависит от того, кто вы в договоре — арендатор или арендодатель, а также от применяемого стандарта учёта. Для большинства арендаторов с 2022 года обязателен ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды», который требует признавать право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, а не просто списывать платежи на расходы.
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 оба сценария автоматизированы: есть документ «Поступление (аренда)», операции по начислению процентов и амортизации ППА, а также классический вариант для упрощённого учёта. Для арендодателя аренда отражается как реализация услуг или прочий доход в зависимости от того, является ли сдача в аренду основным видом деятельности.
Ниже разобраны оба сценария: от заведения договора и первичных документов до проводок, НДС, коммунальных платежей и закрытия месяца. Примеры приведены для 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0, но логика применима и к другим конфигурациям.
Определите свой сценарий учёта аренды
Прежде чем вводить документы, ответьте на три вопроса. Первый: вы арендатор или арендодатель — от этого зависит набор документов и счетов. Второй: имеете ли вы право на упрощённые способы бухгалтерского учёта (малые предприятия, кроме подлежащих обязательному аудиту, и некоторые другие организации). Третий: срок договора — краткосрочная аренда до 12 месяцев и аренда малоценных активов освобождены от требований ФСБУ 25/2018 даже для тех, кто упрощёнку не применяет.
Как выбрать действие
Если сомневаетесь, подпадает ли организация под упрощённый учёт, проверьте критерии малого предприятия и наличие обязательного аудита. Ошибка в выборе сценария приводит к искажению отчётности: при неверном применении упрощённого подхода баланс и отчёт о финансовых результатах будут недостоверны.
Подготовьте программу: договор и настройки
Начните со справочника «Контрагенты»: создайте арендодателя (или арендатора) и заведите договор с видом «С поставщиком» (для арендатора) или «С покупателем» (для арендодателя). В договоре укажите валюту, порядок расчётов и при необходимости реквизиты договора аренды — они попадут в первичные документы и счета-фактуры.
Проверьте учётную политику в разделе «Главное — Учётная политика». Для ФСБУ 25/2018 в типовой конфигурации предусмотрены настройки способа отражения аренды и ставки дисконтирования. Ставка дисконтирования нужна для расчёта приведённой стоимости будущих арендных платежей: обычно берут ставку, по которой организация могла бы привлечь заёмные средства на сопоставимый срок.
Учёт у арендатора по ФСБУ 25/2018
Основной документ — «Поступление (аренда)» в разделе «Покупки» или «ОС и НМА» в зависимости от релиза. В документе укажите контрагента, договор, предмет аренды, срок аренды в месяцах, график платежей и ставку дисконтирования. Программа автоматически рассчитает приведённую стоимость обязательства и сформирует проводки по признанию ППА и обязательства по аренде.
После проведения документа ежемесячно при закрытии месяца выполняются регламентные операции: начисление амортизации ППА (дебет счёта затрат, например 26 или 44, кредит счёта амортизации ППА) и начисление процентов по обязательству (дебет 91.02, кредит счёта обязательства по аренде). Сами платежи арендодателю оформляются списанием с расчётного счёта и уменьшают обязательство.
- 1Заведите контрагента и договор с видом «С поставщиком»
- 2Проверьте учётную политику и укажите ставку дисконтирования
- 3Создайте документ «Поступление (аренда)»: предмет аренды, срок, график платежей
- 4Проверьте сформированные проводки по признанию ППА и обязательства
- 5Ежемесячно выполняйте закрытие месяца: амортизация ППА и проценты
- 6Оплачивайте аренду списанием с расчётного счёта и сверяйте остаток обязательства
- 7Регистрируйте счета-фактуры арендодателя для вычета НДС
НДС по арендным платежам
Счета-фактуры арендодателя регистрируются на основании документов поступления или отдельным документом «Счёт-фактура полученный». НДС принимается к вычету в общем порядке при наличии правильно оформленного счёта-фактуры и принятии услуг к учёту. Если арендуется государственное или муниципальное имущество, арендатор может выступать налоговым агентом по НДС — в этом случае в договоре и документах включается соответствующий режим, и программа формирует проводки агента.
Упрощённый учёт у арендатора
Если организация имеет право на упрощённые способы учёта или аренда краткосрочная (до 12 месяцев), платежи отражаются как обычные услуги. Используйте документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги»: укажите номенклатуру «Аренда помещения», счёт затрат (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 25 или 20 — в зависимости от назначения помещения) и статью затрат.
Типовая проводка: Дт 26 (44, 25) — Кт 60.01 на сумму арендной платы без НДС, Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму НДС. Оплата — Дт 60.01 — Кт 51. При использовании УПД от арендодателя счёт-фактура регистрируется тем же документом.
Коммунальные услуги и переменная часть платы
Часто арендодатель выставляет отдельно постоянную арендную плату и переменные платежи — коммунальные услуги по счётчикам, эксплуатационные расходы. Переменные платежи, не входящие в фиксированный график, не включаются в обязательство по аренде по ФСБУ 25/2018 и признаются расходами периода. В 1С их оформляют отдельным документом «Поступление услуг» на соответствующий счёт затрат.
Ведите раздельный учёт: аренда — одна номенклатурная позиция и статья затрат, коммунальные услуги — другая. Это упрощает сверку с арендодателем, обоснование расходов и анализ затрат на содержание помещения.
Учёт у арендодателя
Арендодатель отражает арендную плату документом «Реализация (акт, накладная, УПД)» с видом «Услуги». Если сдача в аренду — основной вид деятельности, доход идёт на счёт 90.01 «Выручка»; если это разовый или побочный доход — на 91.01 «Прочие доходы». Счёт определяется настройкой счетов учёта номенклатуры или указывается в документе вручную.
Начисление НДС — Дт 90.03 — Кт 68.02 при общей системе. Поступление оплаты отражается документом «Поступление на расчётный счёт». Само помещение продолжает числиться на балансе арендодателя как основное средство (или доходное вложение на счёте 03), амортизация начисляется в обычном порядке.
Как проверить результат
После оплаты и поступления акта задолженность перед арендодателем закрыта
Висит дебетовое или кредитовое сальдо без объяснения — возможен дубль документа или непроведённая оплата
Остаток соответствует приведённой стоимости неоплаченных платежей по графику
Остаток равен нулю при действующем договоре или не уменьшается при оплатах
Счета-фактуры по аренде попали в книгу, НДС корректно предъявлен к вычету или начислен
Документы отсутствуют в книге — проверьте регистрацию счёта-фактуры и статус проведения
Начислены амортизация ППА и проценты, регламентные операции выполнены без ошибок
Операции по аренде пропущены или завершились с ошибкой
Частые вопросы по учёту аренды в 1С
Что важно запомнить
Сценарий учёта аренды в 1С определяется ролью в договоре и правом на упрощённый учёт. Арендатор на полном учёте применяет ФСБУ 25/2018 через документ «Поступление (аренда)», упрощенцы списывают плату на расходы, арендодатель отражает плату реализацией услуг. Коммунальные платежи учитывайте отдельно, а результат проверяйте по ОСВ и регламентным операциям.
Нужно ли применять ФСБУ 25/2018, если договор аренды заключён на 11 месяцев с пролонгацией?
Формально аренда до 12 месяцев освобождена от ФСБУ 25/2018. Однако если договор систематически продлевается и реальный срок пользования превышает 12 месяцев, контролирующие органы и аудиторы могут счесть это уходом от применения стандарта. Оцените вероятный срок аренды с учётом намерений сторон и закрепите подход в учётной политике.
Как учесть арендную плату, если организация на УСН?
На упрощённой системе арендная плата включается в расходы после фактической оплаты арендодателю при наличии подтверждающих документов. В 1С:Бухгалтерии документы поступления услуг и списания с расчётного счёта автоматически формируют записи в книге учёта доходов и расходов. Проверьте, что расход отмечен как принимаемый в настройках.
Что делать, если арендодатель не предоставляет счёт-фактуру?
Без счёта-фактуры или УПД вычет НДС невозможен — налог придётся включить в расходы или учесть за счёт собственных средств в зависимости от ситуации. Запросите у арендодателя корректный документ. Если он работает без НДС (например, на спецрежиме), в документах должна быть отметка «Без налога (НДС)», и вычет просто не возникает.
Как отразить обеспечительный платёж (депозит) по договору аренды?
Обеспечительный платёж не является расходом: он учитывается как задолженность арендодателя, обычно на счёте 76 как отдельная аналитика. В 1С оплата оформляется списанием с расчётного счёта в дебет 76. При возврате депозита делается обратная проводка, а если платёж засчитывается в счёт аренды — выполняется зачёт задолженности документом корректировки долга.
Можно ли учитывать аренду нескольких помещений одним документом «Поступление (аренда)»?
Если помещения входят в один договор с единым графиком платежей, их можно отразить в одном документе отдельными строками или как единый объект — зависит от условий договора и требований к аналитике. Если договоры разные, сроки и ставки отличаются, заводите отдельные документы по каждому договору, иначе расчёт ППА и обязательств будет некорректным.
Как исправить ошибку, если аренда прошлого периода учтена неверно?
Исправление зависит от существенности ошибки и того, закрыт ли период. Несущественные ошибки исправляются текущим периодом, существенные в закрытом периоде — ретроспективно. В 1С используйте документ «Операция» для корректирующих проводок или сторнируйте ошибочный документ и введите правильный. Перед исправлением закрытого периода сделайте резервную копию базы и при необходимости привлеките специалиста по учёту.