Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Управление торговлей 11, настроить отборы, проверить расхождения и распечатать документ.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какая задолженность числится за каждой из сторон. В 1С:Управление торговлей 11 акт сверки формируется автоматически на основании данных учёта, и задача пользователя — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Работа строится в три этапа: подготовка данных (проверка, что все документы проведены), формирование отчёта «Сверка взаиморасчётов» или «Акт сверки взаиморасчётов» с нужными отборами, вывод на печать или выгрузка в файл. Ниже разобран каждый шаг с типичными ошибками и способами проверки результата.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «Управление торговлей» редакции 11. В старых версиях (УТ 10.3) механика похожа, но расположение команд отличается — об этом сказано отдельно.
Что проверить перед формированием акта сверки
Акт сверки строится по проведённым документам. Если часть реализаций или оплат сохранена, но не проведена, либо оформлена другой датой, суммы в акте не сойдутся с данными контрагента, и сверку придётся переделывать. Поэтому первый шаг — контроль учётных данных.
Откройте отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» (раздел «Продажи» → «Отчёты по расчётам с партнёрами») за тот же период и посмотрите итоговое сальдо по контрагенту. Если сальдо выглядит правдоподобно и совпадает с вашими ожиданиями, можно переходить к акту. Если видны зависшие авансы или незакрытые заказы — сначала разберитесь с ними.
Также убедитесь, что в карточке контрагента корректно заполнены наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в печатную форму акта. Ошибка в реквизитах на печатной форме — частая причина, по которой контрагент возвращает акт без подписи.
Как сформировать акт сверки в УТ 11: пошагово
Основной инструмент — отчёт «Сверка взаиморасчётов с партнёром». Он доступен пользователям с правами на просмотр расчётов с контрагентами.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчёты по расчётам с партнёрами» (для поставщика — раздел «Закупки» → «Отчёты по расчётам с партнёрами»).
- 2Выберите отчёт «Сверка взаиморасчётов с партнёром».
- 3Укажите период сверки, организацию и партнёра (контрагента). При необходимости добавьте отбор по договору или валюте.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте детализацию: отгрузки, оплаты, возвраты.
- 5Используйте команду печати «Акт сверки взаиморасчётов», чтобы получить печатную форму документа.
- 6Сохраните файл в PDF или распечатайте в двух экземплярах.
Если в вашей конфигурации включён документ «Сверка взаиморасчётов» (раздел «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов»), лучше использовать его: документ сохраняется в базе, хранит зафиксированные данные на момент сверки и позволяет отразить расхождения, выявленные контрагентом. Это удобнее, чем «голый» отчёт, который при каждом формировании пересчитывается по текущим данным.
В документе «Сверка взаиморасчётов» нажмите «Заполнить по данным учёта» — табличная часть заполнится оборотами за указанный период. После получения ответа контрагента можно внести его данные и зафиксировать расхождения в том же документе.
Настройка отборов и параметров
Качество акта сверки зависит от корректных отборов. Минимальный набор: организация, партнёр, период. Дополнительные отборы нужны, когда с одним контрагентом ведётся несколько договоров или расчёты идут в разных валютах.
Один партнёр может объединять несколько контрагентов. Проверьте, по какому уровню нужна сверка.
Если с контрагентом несколько договоров, сверяйте каждый отдельно — иначе авансы по одному договору «закроют» долг по другому.
Для валютных договоров формируйте акт в валюте расчётов, иначе курсовые разницы создадут ложные расхождения.
Дата окончания должна совпадать с датой, на которую контрагент готовит свои данные.
Обратите внимание на настройку детализации: акт можно сформировать с разбивкой по документам расчётов (заказы, накладные, платежи) или сводно по договору. Для сверки с контрагентом почти всегда нужна детализация по документам — именно по ней бухгалтер контрагента ищет расхождения.
Печать и выгрузка акта сверки
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов» из отчёта или документа сверки. В форму подставляются реквизиты вашей организации и контрагента, таблица оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «долг за контрагентом / долг за нами».
Перед печатью проверьте подписантов: в печатную форму подтягиваются ответственные лица организации, указанные в её карточке. Если подписывает главбух, а в карточке стоит директор — исправьте данные заранее или отредактируйте форму вручную после вывода (табличный документ в 1С редактируется, если включён соответствующий режим).
Для отправки контрагенту удобнее сохранить акт в PDF через «Файл» → «Сохранить копию» или кнопку сохранения табличного документа. Формат Excel подходит, если контрагент просит редактируемый файл для внесения своих данных.
Проверка результата и работа с расхождениями
Сформированный акт — ещё не конец работы. Перед отправкой сопоставьте итоговое сальдо с данными ведомости расчётов: суммы должны совпасть при тех же отборах. Если отчёт и акт показывают разные цифры, скорее всего, отличаются отборы (например, в одном случае стоит отбор по договору, в другом — нет).
Когда контрагент присылает акт со своими расхождениями, типичные причины таковы: документ проведён в разных периодах у двух сторон (накладная от 31 декабря у вас и от января у покупателя), не отражён возврат, платёж зачтён не на тот договор, у контрагента не дошло платёжное поручение. Ищите расхождение, сравнивая акты построчно по номерам и датам документов.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо в ведомости расчётов при тех же отборах
Суммы различаются — проверьте отборы и период
Все реализации и оплаты периода присутствуют
Документов не хватает — вероятно, они не проведены
Долг показан корректно: дебиторка и кредиторка не перепутаны
Знак сальдо противоположен ожидаемому — проверьте тип расчётов
ИНН, наименования, договоры указаны верно
Устаревшие реквизиты — контрагент вернёт акт без подписи
Особенности в УТ 10.3 и других конфигурациях
В «Управлении торговлей» 10.3 акт сверки формируется через меню «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов» либо из карточки контрагента. Логика та же: контрагент, период, организация, кнопка «Сформировать». Отличие в интерфейсе — отчёт построен на другом механизме и детализация настраивается в отдельной форме настроек.
В «1С:Бухгалтерии» акт сверки делается через раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» — там есть полноценный документ с заполнением по данным учёта и фиксацией расхождений. Если вы работаете в связке УТ + БП, помните: сверку логичнее формировать в той программе, где ведётся полный учёт расчётов, чтобы в акт попали все оплаты.
Частые вопросы
Почему в акте сверки не хватает документов за период?
Чаще всего документы не проведены, помечены на удаление или оформлены на другую организацию либо договор. Проверьте журнал документов за период и отборы в отчёте: лишний отбор по договору или складу отсекает часть данных.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Да, если убрать отбор по партнёру, отчёт построится по всем контрагентам с оборотами за период. Но печатная форма акта рассчитана на одного контрагента, поэтому для массовой рассылки акты формируют и сохраняют по каждому контрагенту отдельно.
Как отразить расхождения, которые нашёл контрагент?
Используйте документ «Сверка взаиморасчётов»: после заполнения по данным учёта внесите данные контрагента в соответствующие колонки табличной части. Документ автоматически покажет расхождения по каждой строке, и их можно разнести по причинам.
В какой валюте формировать акт по валютному договору?
В валюте расчётов по договору. Если сформировать акт в рублях, переоценка валютных обязательств создаст суммы, которых нет в учёте контрагента, и сверка не сойдётся.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Акт сверки — первичный документ, подтверждающий задолженность, если он подписан обеими сторонами и содержит необходимые реквизиты. Сама по себе печатная форма из 1С — это лишь оформление; силу документу придают подписи уполномоченных лиц обеих организаций.
Что делать, если контрагент просит акт в формате Excel?
Сформируйте печатную форму и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить копию», выбрав формат XLSX. Структура таблицы сохранится, и контрагент сможет внести свои данные рядом с вашими.
Что важно запомнить
Акт сверки в УТ 11 формируется через отчёт «Сверка взаиморасчётов с партнёром» или документ «Сверка взаиморасчётов»: задаёте организацию, контрагента, период и при необходимости договор, формируете, проверяете сальдо по ведомости расчётов и выводите на печать. Главные условия корректного акта — проведённые документы, точные отборы и актуальные реквизиты сторон.