Как списывать материалы в 1С

Списание материалов в 1С выполняется, когда ценности передаются в производство, расходуются на хозяйственные нужды, приходят в негодность или выбывают по другим причинам. От корректности этой операции зависят себестоимость продукции, остатки на складе и данные бухгалтерского и налогового учета. Ошибка в счете учета или способе списания приводит к искажению затрат и расхождениям при инвентаризации.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) основным документом для списания служит «Требование-накладная». Для производственных компаний также используются отчеты производства, а для порчи и недостач — документы инвентаризации и списания товаров. Выбор зависит от причины выбытия и конфигурации программы.

Ниже разобраны основные сценарии: передача материалов в производство, списание на общехозяйственные расходы, списание по инвентаризации, а также настройки, которые нужно проверить до начала работы.

Подготовка: что проверить до списания

Прежде чем оформлять списание, убедитесь, что материалы оприходованы в программе и по ним есть положительные остатки. Для этого сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 «Материалы» или отчет «Остатки на складах» с детализацией по номенклатуре и складам. Если остатка нет, документ списания либо не проведется, либо создаст отрицательный остаток, что недопустимо.

Второй обязательный шаг — проверка учетной политики. Откройте раздел «Главное — Учетная политика» и посмотрите способ оценки материально-производственных запасов при списании: ФИФО или по средней себестоимости. В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии применяется ФИФО, в более ранних версиях был доступен выбор. От этого зависит, какая сумма попадет в затраты.

Третий момент — счета учета номенклатуры. Проверьте, что у списываемых позиций корректно заполнен счет учета (обычно 10.01 «Сырье и материалы» или 10.09 для инвентаря). Счет можно уточнить в карточке номенклатуры либо через настройку «Счета учета номенклатуры» в разделе «Справочники».

Списание материалов документом «Требование-накладная»

Основной инструмент списания в 1С:Бухгалтерии — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад — Требования-накладные» либо «Производство — Требования-накладные» в зависимости от настроек интерфейса. Создайте новый документ кнопкой «Создать».

Заполните шапку: укажите склад, с которого списываются материалы, и при необходимости подразделение. Затем на закладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество. Количество можно подобрать по остаткам через кнопку «Подбор» — программа покажет доступные позиции с учетом склада, что снижает риск ошибки.

На закладке «Счета затрат» укажите, куда относятся расходы: счет затрат (например, 20.01 «Основное производство», 25, 26 или 44), подразделение затрат, номенклатурную группу и статью затрат. От этих аналитик зависит, в какую себестоимость попадет материал и как он закроется при расчете месяца.

1. 1
   Откройте «Склад — Требования-накладные» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату списания
3. 3
   На закладке «Материалы» добавьте позиции через «Подбор» или «Добавить», укажите количество
4. 4
   На закладке «Счета затрат» задайте счет затрат, подразделение, номенклатурную группу и статью затрат
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Сверьте списанную сумму с ожидаемой и проверьте остатки по счету 10

Куда списывать: производство, хозяйственные нужды, продажа

При передаче сырья в производство указывайте счет 20.01 с номенклатурной группой выпускаемой продукции — это обеспечит корректный расчет себестоимости. Если материалы расходуются на обслуживание цехов, используйте счет 25, на управленческие нужды — счет 26 (или 44 в торговых организациях в соответствии с учетной политикой).

Материалы, израсходованные на ремонт, канцелярские и хозяйственные нужды, часто списывают сразу на затратные счета без этапа производства. В этом случае важно правильно выбрать статью затрат: ее вид расхода определяет, примутся ли затраты в налоговом учете и как они закроются при закрытии месяца.

Если материалы не расходуются, а реализуются на сторону, списывать их требованием-накладной нельзя — оформляется документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с операцией «Товары». При продаже материалов выручка и себестоимость проходят через счет 91 «Прочие доходы и расходы», и путать эту операцию со списанием нельзя: это разные хозяйственные операции с разными налоговыми последствиями.

Сравнение вариантов

Требование-накладная

Передача в производство и на хознужды. Не подходит для продажи и выявленной инвентаризацией недостачи.

Списание товаров

Порча, утрата, недостача по итогам инвентаризации. Проводки через счет 94 до выяснения причин.

Отчет производства за смену

Выпуск продукции с автоматическим списанием материалов по спецификации. Требует настроенных спецификаций номенклатуры.

Реализация товаров

Продажа материалов на сторону. Формирует выручку и НДС, а не затраты.

Списание по инвентаризации и при порче

Недостачу и порчу оформляют через инвентаризацию. В разделе «Склад» создайте документ «Инвентаризация товаров», заполните фактические остатки — программа сравнит их с учетными и покажет расхождения. На основании инвентаризации автоматически создаются документы «Списание товаров» (для недостачи) и «Оприходование товаров» (для излишков).

Документ «Списание товаров» по умолчанию относит недостачу на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дальнейшее отнесение зависит от причины: в пределах норм естественной убыли — на затраты, за счет виновного лица — на счет 73.02, при форс-мажоре без виновных — на счет 91.02. Эти проводки делаются отдельными операциями или документами после установления причины.

Проверка результата и закрытие месяца

После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт»: должна сформироваться проводка Дт затратного счета — Кт 10 с суммой по способу оценки из учетной политики. Если сумма нулевая или не та, что ожидалась, проверьте наличие партий поступления и дату документа — при списании раньше поступления программа может не найти партию.

По окончании месяца выполните регламентную операцию «Закрытие месяца». Именно на этом этапе окончательно рассчитывается стоимость списанных материалов (при скользящей оценке суммы в документе могут быть предварительными) и закрываются затратные счета. После закрытия сформируйте анализ счета 20 и калькуляцию себестоимости, чтобы убедиться, что материалы попали в нужную номенклатурную группу.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10 после списания

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Красные (отрицательные) остатки по позициям или складам

Проводки документа

Норма

Дт затратного счета — Кт 10 с корректной аналитикой и суммой

Тревожный признак

Проводок нет, счет затрат пустой или неверная статья затрат

Закрытие месяца

Норма

Операция выполнена без ошибок, счета 25/26 закрыты

Тревожный признак

Ошибки расчета себестоимости, сальдо на 25/26 на конец месяца

Типичные ошибки при списании материалов

Самая частая проблема — отрицательные остатки: документ списывает больше, чем есть на складе, или проводится датой раньше поступления. Программа либо блокирует проведение, либо (при отключенном контроле) создает минус, который потом искажает себестоимость. Включайте контроль остатков и сверяйте даты документов.

Вторая типичная ошибка — неверная аналитика затрат: не та номенклатурная группа или статья затрат с неподходящим видом расхода. В результате материал «зависает» на счете 20 или не принимается в налоговом учете. Проверяйте заполнение закладки «Счета затрат» до проведения, а не после закрытия месяца.

Часто задаваемые вопросы

Каким документом списать материалы в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Основной документ — «Требование-накладная» в разделе «Склад» или «Производство». Для недостачи по итогам инвентаризации используйте «Инвентаризацию товаров» с последующим «Списанием товаров», для выпуска продукции — «Отчет производства за смену».

Почему требование-накладная не проводится?

Чаще всего не хватает остатков на складе на дату документа, не заполнен счет затрат или документ датирован раньше поступления материалов. Откройте сообщение об ошибке — программа указывает конкретную позицию и причину отказа.

Как списать материалы на расходы, а не в производство?

В той же «Требовании-накладной» на закладке «Счета затрат» укажите счет 26 (или 44 для торговли), подразделение и статью затрат с подходящим видом расхода. Материал спишется с кредита счета 10 сразу в расходы периода.

Можно ли списать материалы задним числом?

Технически можно, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но изменение прошлого периода требует повторного закрытия месяца и может повлиять на сданную отчетность. Перед такими операциями создайте резервную копию базы и согласуйте действия с главным бухгалтером.

Как узнать, по какой цене списался материал?

Откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» — там видна списанная сумма. Цена определяется способом оценки из учетной политики (ФИФО или средняя). Детальный расчет можно посмотреть в справке-расчете «Себестоимость выпущенной продукции» и отчетах по партиям после закрытия месяца.

Что делать, если после списания появились отрицательные остатки?

Сформируйте ОСВ по счету 10 с детализацией по складам и найдите позиции с минусом. Затем проверьте хронологию: либо поступление проведено позже списания, либо количество в документе завышено. Исправьте даты или количество и перепроведите документы в правильной последовательности.