Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С списывать канцтовары: пошаговая инструкция
Как правильно списывать канцтовары в 1С: документ «Требование-накладная», счета учета, проводки, типичные ошибки и проверка результата списания.
Канцелярские товары — ручки, бумага, папки, степлеры — в бухгалтерском и налоговом учете относятся к материальным запасам. Пока они лежат на складе, их стоимость числится на счете 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» или 10.01 «Сырье и материалы» (в зависимости от принятой учетной политики), а в расходы стоимость попадает только в момент выдачи сотрудникам. Именно эту операцию — списание — и нужно правильно оформить в 1С.
Ошибка при списании канцтоваров чаще всего приводит к двум последствиям: зависшим остаткам на складе, которых физически уже нет, или к неверным расходам, которые налоговая инспекция может не признать. Поэтому важно не просто провести документ, а выбрать правильный счет затрат, подразделение и статью расходов.
Ниже разобран порядок списания канцтоваров в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0), а также отличия для конфигураций «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация». Инструкция подходит для типовых настроек без доработок.
Подготовка: что проверить перед списанием
Прежде чем создавать документ списания, убедитесь, что канцтовары вообще оприходованы в программе. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счету 10 и проверьте остатки по нужному складу и номенклатуре. Если товара нет в учете, сначала оформите поступление — иначе списание уйдет в минус или не проведется.
Проверьте учетную политику организации: раздел «Главное» → «Учетная политика». Там определяется способ оценки материалов (по средней стоимости или ФИФО) — от этого зависит, какую сумму программа рассчитает при списании. Менять способ оценки посреди года без необходимости не стоит.
Также уточните, есть ли в компании внутренний порядок выдачи канцтоваров: лимиты на сотрудника, ведомости выдачи, заявки отделов. 1С не контролирует лимиты автоматически — за этим должен следить ответственный сотрудник, а документ в программе лишь фиксирует факт выдачи.
Основной способ: документ «Требование-накладная»
Стандартный инструмент списания материалов в расходы в 1С:Бухгалтерии — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых интерфейсах — «Производство» → «Требования-накладные»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».
Заполните шапку: организация, склад, с которого списываются канцтовары, и дата. На вкладке «Материалы» добавьте позиции номенклатуры — ручки, бумагу, папки — и укажите количество. Счет учета программа подставит автоматически из карточки номенклатуры (как правило, 10.01 или 10.09).
На вкладке «Счет затрат» укажите, куда отнести стоимость: для офисных канцтоваров это обычно счет 26 «Общехозяйственные расходы» со статьей затрат «Канцелярские расходы» (или «Материальные расходы» — смотря как заведено в вашей базе). Обязательно заполните подразделение — от него зависит, в расходы какого отдела попадет сумма. После заполнения нажмите «Провести».
Проверьте результат: откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Должна сформироваться проводка Дт 26 (или 44, 25, 20) — Кт 10 на сумму списанных материалов. Одновременно уменьшится остаток на складе.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
- 4На вкладке «Счет затрат» выберите счет 26 (или иной), статью затрат и подразделение
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Сверьте остаток по счету 10 через оборотно-сальдовую ведомость
Выбор счета затрат и статьи расходов
От правильности счета затрат зависит, где канцтовары «сядут» в отчетности и как они будут приняты в налоговом учете. Типовые варианты: счет 26 — канцтовары для администрации и офиса в целом; счет 25 — для цехов и вспомогательных служб; счет 44 — для торговых организаций (расходы на продажу); счет 20 — если материалы выдаются непосредственно в производство, что для канцтоваров редкость.
Статья затрат должна иметь правильный вид расхода для налогового учета. Для канцтоваров это обычно «Материальные расходы» — тогда в декларации по налогу на прибыль сумма попадет в косвенные расходы и спишется сразу. Если выбрать неверный вид расхода (например, «Не принимаемые к НУ»), программа создаст постоянную разницу, и расходы зависнут.
Если в базе нет подходящей статьи, создайте её: раздел «Справочники» → «Статьи затрат». Укажите вид расхода для налогового учета — именно это поле критично, наименование может быть любым понятным вам.
Куда списывать канцтовары
Стандартный вариант для офисных канцтоваров в производственных и прочих организациях. Закрывается на 90.08 или 20 по настройке учетной политики.
Для торговых компаний: канцтовары относятся к издержкам обращения. Не подходит для производственных организаций.
Если канцтовары выдаются цеху или производственному подразделению. Требует корректного подразделения в документе.
Альтернатива: передать товар материально ответственному лицу в подотчет без списания в расходы. Подходит, если нужен контроль по сотрудникам, но усложняет учет.
Списание канцтоваров в 1С:Управление торговлей и КА
В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация 2» документ называется «Внутреннее потребление товаров» (раздел «Склад и доставка» или «Склад»). Логика та же: выбирается склад, добавляются позиции, указывается подразделение-получатель расходов и статья расходов.
Особенность этих конфигураций — раздельный оперативный и регламентный учет. Сам документ «Внутреннее потребление» списывает товар в оперативном (складском) учете, а формирование бухгалтерских проводок и расчет себестоимости выполняются при закрытии месяца регламентными операциями. Поэтому сразу после проведения документа проводок в бухучете может не быть — это нормально.
После закрытия месяца проверьте, что расходы отразились: отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 10 в 1С:Бухгалтерии (если ведется интегрированный учет) или анализ счета в самой КА. Если используется обмен между УТ и Бухгалтерией — убедитесь, что документ выгрузился и проведен на стороне бухгалтерской базы.
Проверка результата и контроль остатков
После списания сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10» за период. Остатки по списанной номенклатуре должны уменьшиться на выданное количество, отрицательных остатков быть не должно. Минус по складу — признак того, что списано больше, чем оприходовано, или что поступление оформили на другой склад.
Проверьте попадание в расходы: отчет «Анализ счета» по счету 26 (или 44) за тот же период должен показать сумму списанных канцтоваров по нужной статье затрат. Если суммы нет — проверьте, проведен ли документ и не отменено ли закрытие месяца.
Для управленческого контроля полезен отчет «Остатки товаров на складах» (в разделе «Склад»): он показывает фактические остатки по каждой позиции. Периодически сверяйте его с реальным наличием канцтоваров в кладовой — расхождения означают, что выдача происходила без оформления в программе.
Как проверить результат списания
Дт 26/44 — Кт 10 на сумму списания
Проводок нет или счет затрат пустой
Остаток уменьшился, отрицательных значений нет
Минус по складу или номенклатуре
Сумма по статье «Канцелярские расходы» отражена
Суммы нет или она на неверной статье
Регламентные операции выполнены без ошибок
Ошибки расчета себестоимости или незакрытый 26 счет
Типичные ошибки при списании канцтоваров
Самая частая ошибка — списание с неверного склада. В документе склад подставляется по умолчанию, и если он не совпадает со складом поступления, возникает отрицательный остаток. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местом хранения.
Вторая ошибка — неверная статья затрат с неподходящим видом расхода для налогового учета. Из-за этого канцтовары либо не признаются в расходах по налогу на прибыль, либо попадают не в тот раздел декларации. Проверяйте вид расхода в карточке статьи.
Третья группа ошибок — организационная: списание «на всякий случай» большими партиями раз в квартал без документального подтверждения выдачи. При проверке такие расходы могут быть поставлены под сомнение. Безопаснее оформлять требование-накладную по факту выдачи, прикладывая ведомость или заявки сотрудников.
Особые ситуации и ограничения
Если канцтовары приобретены через подотчетное лицо, сначала оформите «Авансовый отчет» с оприходованием материалов на склад, и только потом списывайте требованием-накладной. Списывать напрямую с авансового отчета нельзя — товар сначала должен попасть на счет 10.
Для организаций на УСН «доходы минус расходы» канцтовары признаются в расходах после оплаты поставщику и оприходования — факт списания в производство на упрощенке значения не имеет. Поэтому важнее следить за статусом оплаты в документе поступления, чем за датой требования-накладной.
Если канцтовары выдаются сотрудникам для работы на дому или в командировках, порядок тот же, но храните подтверждающие документы (заявки, акты), обосновывающие производственный характер расходов. Для дорогостоящих позиций (мебель, оргтехника) применяйте другой порядок — это уже не канцтовары, а инвентарь с инвентарными номерами и учетом по МОЛ.
Удобно завести отдельную номенклатурную группу или папку «Канцтовары» в справочнике номенклатуры и назначить ей счет 10.09 и типовую статью затрат по умолчанию. Тогда при создании требования-накладной большинство полей заполнится автоматически, а риск ошибки в счетах снизится.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать канцтовары сразу при покупке, минуя склад?
В 1С:Бухгалтерии технически можно указать в документе поступления счет затрат вместо счета 10, но это нарушает логику учета материалов и затрудняет контроль. Корректный путь: оприходовать на счет 10, затем списать требованием-накладной с обоснованием выдачи.
Какой документ подтверждает расход на канцтовары для налоговой?
Требование-накладная (можно по форме М-11 или в произвольной форме с обязательными реквизитами) плюс документы на покупку. Требование-накладную из 1С можно распечатать и подписать у ответственных лиц.
Почему требование-накладная не проводится?
Чаще всего причины: незаполнен счет затрат или подразделение, нет остатка по номенклатуре на выбранном складе, либо дата документа попадает в закрытый период с запретом изменения данных. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину.
Нужно ли списывать канцтовары, купленные на УСН «доходы»?
Для налогового учета на УСН «доходы» расходы не учитываются, но бухгалтерский учет обязателен для всех организаций, поэтому оприходование и списание материалов оформлять нужно в любом случае.
Как списать испорченные или утерянные канцтовары?
Используйте документ «Списание товаров» (в Бухгалтерии — раздел «Склад») с указанием причины. Стоимость относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальнейшее отнесение — на виновное лицо или расходы — оформляется отдельно по результатам инвентаризации.
Что важно запомнить
Канцтовары списываются требованием-накладной со склада на счет затрат (чаще 26 или 44) с правильной статьей расходов и подразделением. Перед списанием проверьте остатки на счете 10, после — проводки и отсутствие минусов. Не трогайте закрытые периоды и храните подтверждающие выдачу документы.