Как в 1С списать задолженность подотчетного лица

Задолженность подотчетного лица возникает, когда сотрудник получил деньги из кассы или на карту, но не отчитался по авансовому отчету либо не вернул неизрасходованный остаток. В учете 1С такой долг «висит» по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и закрыть его можно несколькими способами: удержанием из зарплаты, возвратом денег в кассу, списанием на расходы организации или прощением долга сотруднику.

Выбор способа зависит от ситуации: работает ли сотрудник еще в организации, есть ли у него документы, подтверждающие расходы, согласен ли он вернуть деньги, и приняло ли руководство решение простить долг. От этого зависят и документы в 1С, и налоговые последствия — например, при прощении долга у сотрудника возникает налогооблагаемый доход.

В статье рассмотрены типовые механизмы на примере «1С:Бухгалтерии 8» и «1С:ЗУП». Названия документов и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика учета одинакова.

Проверьте сумму и причину долга перед списанием

Прежде чем что-либо списывать, нужно точно понять, сколько и за что должен сотрудник. Для этого сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по субконто «Работники организации». Отчет покажет конкретную сумму дебиторской задолженности по каждому подотчетному лицу.

Далее поднимите первичные документы: приходные кассовые ордера или выписки по перечислению на карту, по которым выдавались деньги. Проверьте, был ли оформлен авансовый отчет, и если был — на какую сумму. Частая ситуация: отчет есть, но он не проведен или проведен на меньшую сумму, чем выдан аванс.

Важно также установить, работает ли сотрудник в организации. От этого зависит доступный инструментарий: с действующего сотрудника можно удержать долг из зарплаты, а с уволенного — только требовать возврата через согласие или суд, либо списывать как безнадежную задолженность.

Способ 1. Закрыть долг авансовым отчетом

Если сотрудник потратил деньги на нужды организации, но не отчитался, правильный путь — не списание, а оформление авансового отчета. В «1С:Бухгалтерии» это делается через раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты». Создайте документ, укажите сотрудника и заполните табличную часть: оплаченные товары, услуги, суточные, билеты — с приложением чеков, накладных, БСО.

После проведения документа программа сформирует проводки по дебету счетов затрат или материальных ценностей (10, 26, 44 и т.д.) в корреспонденции с кредитом 71. Остаток по сотруднику на счете 71 уменьшится на сумму отчета. Если потрачено меньше выданного — разницу сотрудник возвращает в кассу, что оформляется приходным кассовым ордером.

Проверьте результат: снова сформируйте ОСВ по 71 счету. Дебетовое сальдо по сотруднику должно исчезнуть или уменьшиться на сумму принятого отчета. Если остаток остался — либо отчет принят не на полную сумму, либо есть незакрытые выдачи по другим документам.

Способ 2. Возврат неизрасходованных денег в кассу

Если сотрудник не потратил аванс или потратил частично и готов вернуть остаток, оформляется поступление денег в кассу. В «1С:Бухгалтерии» создайте документ «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Возврат от подотчетного лица».

В документе укажите сотрудника и сумму возврата. Проводка будет Дт 50.01 — Кт 71. Если деньги сотрудник перечисляет на расчетный счет, используйте документ «Поступление на расчетный счет» с аналогичным видом операции.

Обратите внимание: сотрудник не вправе просто «передать деньги кому-то из бухгалтерии» без кассового документа. Возврат должен быть оформлен ПКО в день фактического поступления денег, иначе кассовая дисциплина будет нарушена, а долг в учете останется.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и определите точную сумму долга
2. 2
   Получите от сотрудника деньги в кассу
3. 3
   Создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица»
4. 4
   Укажите сотрудника, сумму и проведите документ
5. 5
   Проверьте по ОСВ: дебетовый остаток по сотруднику закрыт

Способ 3. Удержание задолженности из заработной платы

Если сотрудник не вернул неизрасходованный аванс и не отчитался, организация вправе удержать долг из его зарплаты. Здесь есть важное ограничение: по общему правилу удержание возможно не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для отчета, и сумма удержаний за одну выплату ограничена нормами трудового законодательства. Если сотрудник не согласен с удержанием — взыскание возможно только через суд.

Оформите приказ руководителя об удержании с письменного согласия сотрудника. В «1С:ЗУП» удержание регистрируется документом «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» или через «Удержание за неизрасходованные подотчетные суммы» — в зависимости от версии конфигурации. В «1С:Бухгалтерии» при ведении расчетов с персоналом удержание отражается в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания».

Проводка при удержании: Дт 70 — Кт 71. То есть начисленная зарплата уменьшается на сумму долга, и задолженность по счету 71 закрывается. Удерживайте сумму частями в пределах допустимого процента от выплаты, если долг большой.

Способ 4. Списание долга на расходы организации

Когда взыскать долг невозможно — сотрудник уволен, отказывается возвращать деньги, истек срок исковой давности или взыскание признано безнадежным — задолженность списывается на прочие расходы. Основание: приказ руководителя о списании, акт инвентаризации расчетов и документы, подтверждающие невозможность взыскания.

В «1С:Бухгалтерии» списание оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Создайте проводку: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 71 с указанием сотрудника в субконто. Если организация создает резерв по сомнительным долгам, сначала отражается списание за счет резерва (Дт 63 — Кт 71), а при его недостаточности — на 91 счет.

Ключевой налоговый момент: списанный долг сотрудника признается его доходом в натуральной форме. Организация как налоговый агент должна исчислить НДФЛ и, как правило, страховые взносы (если сотрудник состоял в трудовых отношениях). Удержать налог можно из ближайших выплат сотруднику, а если это невозможно — нужно сообщить в налоговый орган о невозможности удержания.

Сравнение способов закрытия задолженности

Чтобы выбрать правильный вариант, сопоставьте условия и последствия каждого способа.

Сравнение вариантов

Авансовый отчет

Подходит, если есть подтверждающие документы на расходы. Самый безопасный вариант, налоговых последствий нет

Возврат в кассу

Подходит, когда деньги не потрачены и сотрудник согласен их вернуть. Оформляется ПКО в день возврата

Удержание из зарплаты

Только для действующих сотрудников, в пределах месячного срока и с соблюдением лимитов удержаний. При несогласии — суд

Списание на расходы (91.02)

Крайняя мера при невозможности взыскания. Влечет НДФЛ и взносы с суммы долга, в налоговом учете расход принимается с ограничениями

Проверка результата и типичные ошибки

После любого способа списания обязательно проверьте результат. Сформируйте ОСВ по счету 71: остаток по сотруднику должен обнулиться. Дополнительно полезно сформировать «Анализ счета 71» — отчет покажет, какими документами закрылась задолженность, и выявит проводки с ошибочной аналитикой.

Если остаток не закрылся, типичные причины такие: в документе закрытия выбран другой сотрудник или другое подразделение, сумма списания меньше суммы долга, либо долг образован несколькими выдачами, а закрыта только одна. Также проверьте, не образовалось ли кредитового сальдо по 71 счету — это признак того, что списано больше, чем числилось за сотрудником.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Дебетовое и кредитовое сальдо равны нулю

Тревожный признак

Остался дебетовый остаток — долг не закрыт полностью

Анализ счета 71

Норма

Видны документы-основания закрытия (АО, ПКО, удержание, операция)

Тревожный признак

Проводки без документов или с чужой аналитикой

Кредитовое сальдо по 71

Норма

Отсутствует

Тревожный признак

Появилось — списано больше, чем числилось за сотрудником

НДФЛ при списании на расходы

Норма

Налог исчислен и отражен в учете

Тревожный признак

Налог не начислен — риск доначислений при проверке

FAQ: частые вопросы о списании подотчетной задолженности

Можно ли списать долг подотчетного лица, если он уволился?

Да, но сначала нужно направить ему письменное требование о возврате. Если сотрудник не вернул деньги, а взыскание через суд невозможно или нецелесообразно, долг списывается на прочие расходы по приказу руководителя. Сумма списанного долга признается доходом бывшего сотрудника, о чем нужно уведомить налоговый орган, если удержать НДФЛ не из чего.

Какой документ в 1С закрывает счет 71 при удержании из зарплаты?

В «1С:ЗУП» — документ удержания (например, «Постоянное удержание») вместе с «Начислением зарплаты и взносов», при синхронизации данные передаются в бухгалтерскую программу. В «1С:Бухгалтерии» без ЗУП удержание отражается в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» либо ручной операцией Дт 70 — Кт 71.

Нужно ли начислять НДФЛ при списании подотчетного долга?

Да. Прощенный сотруднику долг — это его экономическая выгода и налогооблагаемый доход. Организация как налоговый агент исчисляет НДФЛ и удерживает его из ближайших денежных выплат. Если удержать невозможно (сотрудник уволен), сведения о неудержанном налоге подаются в налоговый орган.

Что делать, если сотрудник потерял чеки по авансовому отчету?

Без подтверждающих документов расходы принять нельзя. Сотрудник может написать объяснительную и приложить косвенные подтверждения (билеты, переписку, акты), но решение о принятии таких расходов принимает руководитель приказом. Если расходы не подтверждены, сумма остается долгом сотрудника и взыскивается в общем порядке.

Как списать задолженность, по которой истек срок исковой давности?

Проведите инвентаризацию расчетов, оформите акт и приказ руководителя о признании долга безнадежным. В 1С создайте ручную операцию Дт 91.02 — Кт 71 (или Дт 63 — Кт 71 при наличии резерва). Такой долг включается во внереализационные расходы в налоговом учете, но обязанность по НДФЛ с дохода сотрудника сохраняется.

Почему после списания в ОСВ по 71 счету осталось сальдо?

Чаще всего причины три: в документе списания указана сумма меньше фактического долга, выбран не тот сотрудник в субконто, либо задолженность состоит из нескольких выдач, а закрыта только часть. Сформируйте «Анализ счета 71» с детализацией по документам и сверьте каждую выдачу с каждым закрытием.