Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С списать НДС, не принимаемый к вычету
Как в 1С:Бухгалтерии списать НДС, не принимаемый к вычету: документ «Формирование записей книги покупок», статьи затрат, типичные ошибки и проверка результата.
НДС, который организация не вправе принять к вычету, нельзя просто оставить «висеть» на счете 19 — его нужно списать. В зависимости от ситуации налог включается в стоимость приобретенных ценностей, относится на прочие расходы или списывается за счет собственных средств. В 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрены отдельные механизмы, и выбор конкретного зависит от причины, по которой вычет не применяется.
Типовые основания для отказа в вычете: использование приобретений в деятельности, не облагаемой НДС, отсутствие или порча счета-фактуры, превышение нормируемых расходов (например, представительских), операции по статье 149 НК РФ, экспорт с неподтвержденной ставкой 0% в установленный срок. В каждом случае порядок отражения в программе и проводки будут различаться.
Ниже разобраны основные сценарии списания НДС в 1С:Бухгалтерии 8.3: через документ «Формирование записей книги покупок», прямое включение в стоимость, списание операцией вручную и особенности раздельного учета. Также приведены типичные ошибки и способы проверить, что налог списан корректно.
Определите причину, по которой НДС не принимается к вычету
Прежде чем списывать налог, установите точное основание — от него зависит и счет списания, и налоговые последствия. Неверно выбранная причина приведет к ошибкам в декларации по НДС и в налоге на прибыль: часть списанного НДС уменьшает базу по прибыли (например, налог по нормируемым расходам в пределах норм), а часть — нет.
Основные ситуации:
- приобретения для необлагаемых НДС операций — налог включается в стоимость (п. 2 ст. 170 НК РФ);
- отсутствие счета-фактуры или его дефекты — НДС списывается на прочие расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли, либо на 84-й счет по решению организации;
- представительские и иные нормируемые расходы — НДС в пределах нормы принимается к вычету, сверхнормативный списывается без уменьшения базы по прибыли;
- безвозмездная передача, льготируемые операции по ст. 149 НК РФ — налог включается в стоимость или списывается по правилам раздельного учета.
Включите НДС в стоимость при необлагаемой деятельности
Если товары, работы или услуги используются в операциях, не облагаемых НДС, входной налог не вычитается, а увеличивает стоимость приобретения. В 1С это оформляется прямо в документе поступления: на вкладке с НДС в поле «Способ учета НДС» выберите значение «Включено в стоимость». Тогда программа сформирует проводки Дт 10 (41, 08, 26 и т.д.) Кт 60 на полную сумму с налогом, а счет 19 задействован не будет либо закроется автоматически.
Если поступление уже отражено с вычетом, а позже выяснилось, что ценности используются в необлагаемой деятельности, потребуется восстановить НДС. Для включения в стоимость применяется документ «Восстановление НДС» либо корректировка способа учета НДС через документ «Распределение НДС» — он автоматически сработает при ведении раздельного учета по итогам квартала.
Проверьте результат по оборотно-сальдовой ведомости: на счете 19 по данному контрагенту и документу не должно остаться сальдо, а стоимость актива должна увеличиться на сумму налога.
Списание через «Формирование записей книги покупок»
Стандартный способ отказаться от вычета по конкретному счету-фактуре — не включать его в книгу покупок и списать налог с 19-го счета. Откройте раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС» (или «Покупки» → «Ведение книги покупок») и создайте документ «Формирование записей книги покупок».
Документ заполняется автоматически по кнопке «Заполнить». Найдите нужную строку с контрагентом и счетом-фактурой и удалите ее из табличной части либо установите по ней признак, исключающий вычет. После этого НДС останется на счете 19, и его нужно списать отдельно — операцией вручную.
В некоторых конфигурациях прямо из этого документа доступен механизм списания: проверьте наличие команды списания НДС в меню документа. Если ее нет, переходите к ручной операции, описанной в следующем разделе.
- 1Определите причину, по которой вычет не применяется, и счет списания
- 2Исключите счет-фактуру из документа «Формирование записей книги покупок»
- 3Создайте операцию вручную: Дт 91.02 (или 26/44/08) Кт 19 с указанием контрагента и документа расчетов
- 4Укажите статью прочих расходов с корректным признаком принятия в налоговом учете
- 5Проверьте закрытие счета 19 и отсутствие суммы в книге покупок и декларации
Списание НДС операцией вручную
Универсальный способ — документ «Операции, введенные вручную» (раздел «Операции»). Создайте новую операцию и добавьте проводку: дебет счета 91.02 «Прочие расходы» (либо 26, 44, 08 — по ситуации), кредит счета 19 с заполнением субконто: контрагент и документ поступления. Сумма — величина НДС, не принимаемого к вычету.
Критически важно правильно настроить статью прочих расходов. Если списываемый НДС не уменьшает базу по налогу на прибыль (а это большинство случаев — испорченные счета-фактуры, сверхнормативные представительские), в карточке статьи снимите флаг «Принимается к налоговому учету». Иначе возникнет постоянная разница, которую программа не отследит автоматически, и при проверке у инспекции появится вопрос о занижении прибыли.
Для нормируемых расходов логика иная: НДС в пределах норматива принимается к вычету, а сверхнормативная часть списывается на 91.02 без уменьшения прибыли. Норматив по представительским расходам (4% от фонда оплаты труда) программа рассчитывает при закрытии месяца в налоговом учете — сверьтесь с этим расчетом перед списанием.
Раздельный учет и документ «Распределение НДС»
Если организация совершает и облагаемые, и необлагаемые операции, в настройках учетной политики должен быть включен раздельный учет НДС. Тогда при поступлении указывается способ учета: «Принимается к вычету», «Учитывается в стоимости» или «Распределяется». Для общехозяйственных расходов обычно выбирают распределение.
В конце квартала создайте документ «Распределение НДС» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС»). Он рассчитает пропорцию по выручке и автоматически отнесет соответствующую часть налога на увеличение стоимости или расходов, а остальное оставит для вычета. Ручное списание в этом случае не требуется — программа сформирует все проводки сама.
Учтите правило пяти процентов: если доля расходов на необлагаемые операции не превышает 5% совокупных расходов, весь входной НДС можно принять к вычету. В 1С эта проверка выполняется в документе распределения — при соблюдении условия распределение не производится.
Способы списания НДС в 1С
Подходит, когда назначение известно заранее (необлагаемая деятельность). Ограничение: не работает, если назначение выяснилось позже.
Для раздельного учета по итогам квартала. Ограничение: требует включенной настройки раздельного учета в учетной политике.
Универсальный вариант для дефектных счетов-фактур и сверхнормативных расходов. Ограничение: требует ручной настройки статьи расходов для налога на прибыль.
Когда вычет был принят, а потом основание отпало. Ограничение: сумма попадает в книгу продаж, а не просто списывается.
Проверка результата и типичные ошибки
После списания выполните контрольные проверки. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 19: по списанному документу не должно быть остатка — ни по бухгалтерскому, ни по налоговому учету. Затем сформируйте книгу покупок и раздел 8 декларации по НДС: исключенного счета-фактуры там быть не должно.
Дополнительно проверьте отчет «Анализ учета по НДС» (раздел «Отчеты»): сумма в колонке «Не принимается к вычету» должна совпадать с вашим расчетом. Расхождение указывает на документы, в которых способ учета НДС указан неверно.
Как проверить результат
Нет остатка по списанному документу
Сальдо осталось — проводка не сделана или не то субконто
Счет-фактура отсутствует
Счет-фактура в книге — вычет не отменен
Флаг «Принимается к НУ» снят для неуменьшающих прибыль сумм
Флаг установлен — завышены расходы по прибыли
Сумма не попала в раздел 3 вычетов
Вычет заявлен — нужна корректировка
FAQ
На какой счет списывать НДС, если счет-фактура от поставщика испорчен?
Стандартная практика — счет 91.02 «Прочие расходы» со статьей, не принимаемой в налоговом учете, поскольку такой налог не уменьшает базу по прибыли. Некоторые организации списывают за счет чистой прибыли (счет 84) — закрепите выбранный вариант в учетной политике.
Можно ли принять НДС к вычету позже, если документы появились в следующем квартале?
Да. Вычет возможен в течение трех лет после принятия ценностей на учет. В 1С тогда создается «Формирование записей книги покупок» текущим периодом, а ранее сделанная проводка списания сторнируется.
Что делать, если НДС списали, а потом выяснилось, что вычет правомерен?
Сторнируйте операцию списания, включите счет-фактуру в книгу покупок того квартала, в котором восстановлено право на вычет, и при необходимости подайте уточненную декларацию за период ошибки.
Нужно ли списывать НДС при правиле пяти процентов?
Нет. Если доля расходов на необлагаемые операции не превышает 5% совокупных расходов за квартал, весь входной НДС принимается к вычету. Документ «Распределение НДС» проверит это условие автоматически.
Как списать НДС по авансу поставщику, если сделка не состоялась?
Авансовый НДС, принятый к вычету, при возврате аванса восстанавливается через книгу продаж. Если же вычет не заявлялся, налог с 19-го счета списывается операцией вручную после закрытия расчетов с поставщиком.
Что важно запомнить
Способ списания НДС в 1С выбирается по причине отказа в вычете: включение в стоимость, распределение при раздельном учете или ручная проводка Дт 91.02 Кт 19. Всегда проверяйте статью расходов для налога на прибыль, закрытие счета 19 и отсутствие суммы в книге покупок.