Учет и Финансы · 10 мин
Как списать материальные запасы в 1С
Как списать материальные запасы в 1С: документы «Требование-накладная» и «Списание товаров», выбор счёта затрат, проводки, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание материальных запасов в 1С выполняется документом, который уменьшает складские остатки и относит стоимость материалов на расходы, производство или прочие затраты. Конкретный документ зависит от причины списания: передача в производство оформляется «Требованием-накладной», порча и недостача — «Списанием товаров», а в бюджетном учёте применяются свои документы по инструкциям 157н и 162н.
Ошибки при списании приводят к искажению себестоимости, завышению остатков на складе и расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом. Поэтому перед проведением документа важно определить причину списания, правильно выбрать счёт затрат и проверить результат по оборотно-сальдовой ведомости.
Ниже разобраны основные сценарии списания в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», а также особенности для бюджетных учреждений, где термин «материальные запасы» используется официально.
Определите причину списания и выберите документ
Первый шаг — понять, куда и почему уходят материалы. От этого зависит документ, счёт дебета и налоговые последствия. Нельзя списывать всё подряд одним универсальным документом: при проверке это вызовет вопросы к обоснованности расходов.
Типовые сценарии: передача сырья в производство, выдача материалов на хозяйственные нужды (канцелярия, моющие средства, инвентарь), списание испорченных или просроченных запасов, списание по результатам инвентаризации при недостаче, безвозмездная передача. Для каждого случая в 1С предусмотрен свой документ или отдельная операция внутри одного документа.
| Причина списания | Документ в 1С:Бухгалтерии | Типовой счёт дебета |
|---|---|---|
| Передача в производство | Требование-накладная | 20, 23, 25, 26 |
| Хозяйственные нужды | Требование-накладная | 26, 44 |
| Порча, истечение срока | Списание товаров | 94, затем 91.02 или 44 |
| Недостача по инвентаризации | Списание товаров (после инвентаризации) | 94, затем 73 или 91.02 |
| Бюджетное учреждение | Списание материальных запасов | По КФО и КПС (0 401 20 272 и др.) |
Как выбрать документ
Списание через «Требование-накладную»
«Требование-накладная» — основной документ для передачи материалов со склада в производство или на нужды подразделений. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Склад» или «Производство». Создайте новый документ, укажите склад-отправитель и заполните табличную часть «Материалы».
На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт, куда относится стоимость: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Дополнительно укажите аналитику — подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. От корректности аналитики зависит правильность расчёта себестоимости при закрытии месяца.
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводку вида Дт 20 (26, 44) — Кт 10.01 на стоимость материалов по средней (или ФИФО — в зависимости от настройки способа оценки МПЗ в учётной политике). Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте материалы в табличную часть, проверьте количество и остатки
- 4На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт и аналитику затрат
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
- 6Распечатайте форму М-11 или ТОРГ при необходимости подписи материально ответственным лицом
Списание испорченных запасов и недостачи
Если материалы испорчены, просрочены или выявлена недостача, сначала рекомендуется провести документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Он фиксирует фактические остатки и выявляет расхождения. На основании инвентаризации создаётся «Списание товаров» — программа автоматически перенесёт недостающие позиции и количество.
В документе «Списание товаров» укажите счёт списания. Стандартная логика: сначала сумма относится на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем — на виновное лицо (счёт 73), на расходы в пределах норм естественной убыли или на прочие расходы (91.02). В упрощённом варианте допустимо списание сразу на 91.02 или 44, если порядок закреплён в учётной политике.
Учтите налоговые последствия: расходы на недостачу сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц принимаются в налоговом учёте только при наличии подтверждающих документов. Входной НДС по списанным ценностям может потребовать восстановления — этот вопрос нужно решать с учётом позиции вашей организации и актуальных разъяснений.
Списание материальных запасов в бюджетных учреждениях
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации» термин «материальные запасы» используется официально, а учёт ведётся на счёте 0 105 xx. Списание оформляется документом «Списание материальных запасов» из раздела учёта материальных запасов.
В документе обязательно указываются КФО (код финансового обеспечения), КПС (код по классификации операций сектора госуправления, как правило, КОСГУ 272 «Расходование материальных запасов») и счёт дебета — обычно 0 401 20 272 для текущих расходов или 0 109 xx для формирования себестоимости услуг. Типовая проводка: Дт 0 401 20 272 — Кт 0 105 xx 440.
Способ оценки при выбытии — по средней фактической стоимости или по стоимости каждой единицы — определяется учётной политикой учреждения. Проверьте, что в документе корректно выбран способ списания, иначе стоимость выбытия может рассчитаться неверно.
Проверка результата после проведения
После списания обязательно проверьте три вещи: остатки на складе, проводки и аналитику затрат. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 (или 0 105 xx в бюджетном учёте) за период — кредитовый оборот должен совпадать с суммой списаний, а конечный остаток — с фактическими данными склада.
Отчёт «Остатки товаров на складах» или «Анализ счёта» по счёту 10 покажет, по какой номенклатуре произошло движение. Отрицательных остатков быть не должно: если они появились, значит списание проведено без достаточного остатка — такое возможно при отключённом контроле остатков или при списании задним числом.
Если материалы списывались на производство, дополнительно проверьте закрытие месяца: стоимость списанных материалов должна войти в себестоимость выпущенной продукции или распределиться на расходы периода согласно учётной политике.
Как проверить результат
Остаток положительный или нулевой, совпадает со складскими данными
Отрицательный остаток по позиции — списание без наличия
Дт счёта затрат — Кт 10.01, заполнена аналитика затрат
Пустая аналитика, неверный счёт дебета
Равен сумме всех документов списания и передачи
Расхождение с суммами документов — есть непроведённые или лишние документы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — списание задним числом без перепроведения последующих документов. Стоимость списания рассчитывается по средней на момент документа, и изменение прошлых периодов «сдвигает» расчёт всех последующих списаний. Если нужно исправить прошлый период, делайте это осознанно и перепроводите цепочку документов или восстанавливайте последовательность.
Вторая распространённая проблема — неверный выбор счёта затрат. Списание производственных материалов на счёт 26 вместо 20 искажает себестоимость продукции и управленческую отчётность. Третья ошибка — списание одним документом материалов с разными целями использования, из-за чего невозможно обосновать расходы.
Ограничение самостоятельной работы: массовое списание при реорганизации, ликвидации склада или по результатам годовой инвентаризации лучше выполнять совместно с бухгалтером, отвечающим за методологию, поскольку затрагиваются вопросы НДС, налога на прибыль и документального обоснования.
Что важно запомнить
Выбирайте документ по причине списания: «Требование-накладная» для передачи в производство, «Списание товаров» после инвентаризации — для порчи и недостач. Проверяйте счёт затрат и аналитику до проведения, а после — остатки и проводки. Изменения прошлых периодов требуют перепроведения цепочки документов.
Частые вопросы
Можно ли списать материалы без документа-основания?
Технически «Требование-накладную» можно создать без основания, но для подтверждения расходов нужны первичные документы: лимитно-заборная карта, акт на списание, приказ руководителя. При недостаче обязательна инвентаризация. Без первички расходы могут быть не признаны при проверке.
Что делать, если при проведении появляется ошибка «недостаточно остатка»?
Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» по нужной позиции на дату документа. Возможные причины: оприходование проведено позже даты списания, материал числится на другом складе или счёте (10.01 вместо 10.06), включён контроль отрицательных остатков. Исправьте дату или склад, а не отключайте контроль.
Как списать материалы, если организация на УСН?
Документы те же — «Требование-накладная» или «Списание товаров». Отличие в налоговом учёте: при УСН «доходы минус расходы» стоимость материалов признаётся в расходах после оплаты поставщику и оприходования, а не в момент списания в производство. Проверьте записи в регистре «Книга учёта доходов и расходов».
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных материалов?
Вопрос спорный и зависит от причины списания. При недостаче сверх норм естественной убыли налоговые органы нередко требуют восстановления НДС, хотя судебная практика часто на стороне налогоплательщика. Безопасный вариант — закрепить позицию в учётной политике и собрать подтверждающие документы (акты, объяснительные, решения о списании).
Как списать материальные запасы в 1С:БГУ, если способ оценки — по каждой единице?
В документе «Списание материальных запасов» при способе «по каждой единице» программа списывает стоимость конкретной партии (поступления), а не среднюю. В табличной части выберите нужную партию или дайте программе подобрать её автоматически. Способ должен соответствовать учётной политике учреждения.
Можно ли отменить проведённое списание?
Да, если период не закрыт: отмените проведение документа и при необходимости удалите его. Если месяц закрыт операцией «Закрытие месяца», сначала отмените закрытие, затем исправьте документ и повторите закрытие. Для прошлых отчётных периодов со сданной отчётностью исправления делают текущей датой через корректирующие документы.