Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С списать канцтовары на затраты
Как списать канцтовары на затраты в 1С:Бухгалтерии 8.3 через требование-накладную и авансовый отчёт. Проводки, счета 10.09 и 26, типичные ошибки и проверка результата.
Канцелярские товары в бухгалтерском учёте относятся к материально-производственным запасам, поэтому их нельзя сразу отнести на расходы при покупке — сначала они приходуются на склад, а затем списываются по мере использования. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрено несколько способов, и выбор зависит от того, как организация закупает канцтовары: через поставщика на склад или через подотчётных лиц.
Ошибки при списании канцтоваров — частая причина вопросов при налоговых проверках и расхождений при инвентаризации. Типичная проблема — списание без документального подтверждения выдачи сотрудникам или неправильный выбор счёта затрат, из-за чего расходы попадают не в ту статью. Ниже рассмотрены рабочие способы списания, проводки и контрольные точки для самопроверки.
Как канцтовары попадают в учёт: счета и проводки
Оприходованные на склад канцтовары учитываются на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» или на счёте 10.01 «Сырьё и материалы» — выбор закрепляется в учётной политике организации. При покупке у поставщика формируются проводки Дт 10.09 Кт 60.01, при покупке через подотчётное лицо — Дт 10.09 Кт 71.01.
При списании на затраты материалы уходят с кредита счёта 10 в дебет счёта затрат: 26 «Общехозяйственные расходы» — для административного персонала, 44 «Расходы на продажу» — для торговых подразделений, 20 «Основное производство» — если канцтовары используются в производственном процессе, 25 «Общепроизводственные расходы» — для цеховых служб. Списание происходит по средней стоимости или по ФИФО — метод определяется учётной политикой.
Способ 1: списание через «Требование-накладную»
Это основной и рекомендуемый способ, когда канцтовары сначала оприходованы на склад. Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать». В шапке документа укажите дату и склад, с которого списываются материалы.
На вкладке «Материалы» добавьте позиции канцтоваров из справочника «Номенклатура», укажите количество и счёт учёта 10.09 (или 10.01). На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт списания — например, 26 — и заполните аналитику: подразделение затрат и статью затрат с видом «Материальные расходы». Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
- 1Создайте документ: Склад → Требования-накладные → Создать
- 2Заполните склад и добавьте канцтовары на вкладке «Материалы» с количеством
- 3На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт 26 (или другой), подразделение и статью затрат
- 4Проведите документ и откройте проводки через «Дт/Кт»
- 5Распечатайте форму М-11 или требование-накладную и получите подпись получателя
Обязательно распечатайте документ и получите подпись сотрудника, которому выданы материалы. Без подписанного первичного документа расходы могут быть оспорены при проверке. Если канцтовары выдаются регулярно, удобно вести ведомость выдачи или лимитно-заборные карты.
Способ 2: списание через авансовый отчёт
Если канцтовары покупает сотрудник за наличные или с корпоративной карты, оформляется авансовый отчёт: раздел «Покупки» → «Авансовые отчёты». Здесь есть два варианта отражения.
Первый вариант — вкладка «Оплата»: указывается содержание расхода, счёт затрат (26, 44 и т.д.) и сумма. В этом случае канцтовары сразу списываются на расходы, минуя склад. Такой подход допустим, когда стоимость невелика и организация не ведёт складской учёт канцелярии, но требует закрепления в учётной политике.
Второй вариант — вкладка «Товары»: канцтовары приходуются на склад на счёт 10.09, а списание оформляется отдельно требованием-накладной. Этот вариант корректнее с точки зрения контроля остатков, но требует двух документов вместо одного.
Сравнение вариантов
Подходит при складском учёте канцтоваров; даёт контроль остатков и корректную себестоимость, но требует оприходования
Быстрый вариант для мелких разовых покупок; остатки на складе не контролируются, нужен пункт в учётной политике
Покупка через подотчёт с оприходованием на склад; потребуется отдельное списание требованием-накладной
Способ 3: списание при передаче в эксплуатацию
Если канцтовары учитываются как инвентарь и хозяйственные принадлежности (счёт 10.09) и организация хочет контролировать их местонахождение после списания стоимости, используется документ «Передача материалов в эксплуатацию»: раздел «Склад» → «Передача материалов в эксплуатацию».
В документе выбирается способ погашения стоимости — «Погасить стоимость при передаче в эксплуатацию». Стоимость списывается на затраты сразу, но количественный учёт за материально ответственным лицом сохраняется на забалансовом счёте МЦ.04. Это позволяет спросить с сотрудника за выданные ему предметы, даже если их стоимость уже отнесена на расходы.
Как проверить результат списания
После проведения документа откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должна быть запись Дт 26 (или другой счёт затрат) Кт 10.09 с заполненными подразделением и статьёй затрат. Пустая аналитика у счёта затрат приведёт к незакрытию счёта 26 при закрытии месяца.
Затем сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.09» (раздел «Отчёты»): остаток на конец периода должен соответствовать фактически лежащим на складе канцтоварам. Отрицательные остатки по конкретным позициям означают, что списано больше, чем оприходовано, — такие расхождения нужно исправить до закрытия месяца.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 10.09, аналитика заполнена
Не заполнено подразделение или статья затрат
Остатки положительные и совпадают с фактическими
Отрицательные остатки по позициям
Счёт 26 закрывается без ошибок
Ошибка «не указана статья затрат» или остаток на счёте 26
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — списание канцтоваров, которых нет на складе, из-за чего возникают отрицательные остатки. Проверьте, что поступление от поставщика или авансовый отчёт проведены раньше по дате, чем требование-накладная. Вторая частая проблема — неправильная статья затрат: если у статьи не указан вид расхода для налогового учёта, расходы не попадут в декларацию по налогу на прибыль корректно.
Ещё одна ошибка — списание всей закупки сразу, хотя фактически канцтовары выдаются сотрудникам постепенно. Это искажает остатки и вызывает вопросы при инвентаризации. Списывайте материалы по факту выдачи, а не по факту оплаты.
FAQ: частые вопросы по списанию канцтоваров
На какой счёт списывать канцтовары для офиса?
Для административного персонала и офиса обычно используется счёт 26 «Общехозяйственные расходы». Если канцтовары нужны отделу продаж — счёт 44, производственным подразделениям — 20 или 25. Выбор счёта определяется назначением расхода и закрепляется в учётной политике.
Можно ли списать канцтовары сразу при покупке, минуя склад?
Да, если покупка оформляется через авансовый отчёт на вкладке «Оплата» или если учётная политика позволяет относить малоценные материалы на расходы сразу. Однако при больших объёмах закупок рекомендуется складской учёт через счёт 10 — это даёт контроль остатков и защищает от злоупотреблений.
Какой документ распечатать для подтверждения списания?
Из требования-накладной доступна печать унифицированной формы М-11 или произвольной формы требования-накладной. Организация вправе использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике, но она должна содержать обязательные реквизиты первичного документа и подписи ответственных лиц.
Почему при закрытии месяца ошибка «не закрыт счёт 26»?
Чаще всего причина в незаполненной аналитике списания: подразделении затрат или статье затрат. Откройте проводки требования-накладной, проверьте заполнение полей на вкладке «Счёт затрат» и перепроведите документ. Также проверьте, что у статьи затрат указан вид расхода для налогового учёта.
Как списать канцтовары, купленные за безналичный расчёт?
Сначала оформите «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары» — канцтовары попадут на счёт 10.09. Затем спишите их требованием-накладной по мере выдачи сотрудникам. Оплата поставщику оформляется отдельным документом списания с расчётного счёта и на порядок списания в расходы не влияет.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании канцтоваров?
Нет, если канцтовары используются в деятельности, облагаемой НДС: вычет по ним остаётся в силе. Восстановление может потребоваться только при использовании материалов в необлагаемых операциях — этот вопрос регулируется настройками раздельного учёта НДС и учётной политикой.
Что важно запомнить
Канцтовары списываются требованием-накладной со счёта 10.09 на счёт затрат 26, 44 или 20 с заполненной аналитикой. При покупке через подотчётное лицо расход можно отразить сразу в авансовом отчёте. Контролируйте остатки по ОСВ, подписывайте первичные документы и закрепите порядок списания в учётной политике.