Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С списать канцелярские товары
Как в 1С списать канцелярские товары: документ «Требование-накладная», счета 10.09 и 26, настройка способов отражения, проверка проводок и типичные ошибки.
Канцелярские товары в бухгалтерском учёте проходят два этапа: сначала приходуются как материалы, затем списываются на расходы по мере выдачи сотрудникам. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого используется документ «Требование-накладная», а в конфигурациях для торговли — документы «Внутреннее потребление товаров» или «Списание товаров». Выбор документа зависит от конфигурации и от того, как канцелярия была оприходована.
Частая ошибка — списывать канцелярию сразу при покупке, минуя складской учёт. Такой подход допустим только при незначительных суммах и если это закреплено в учётной политике. В остальных случаях корректная схема: оприходование на счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» (или 10.01 «Сырьё и материалы»), затем списание на счёт затрат — 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или 20 «Основное производство» в зависимости от того, кто использует материалы.
Перед списанием убедитесь, что по номенклатуре есть остаток на складе, с которого планируется выдача. Если остатка нет, документ списания либо не проведётся (при включённом контроле остатков), либо создаст отрицательный остаток, который потом придётся разбирать при закрытии месяца.
Как определить, каким документом списывать канцелярию
Способ списания зависит от конфигурации и от роли канцелярии в учёте. В 1С:Бухгалтерии 8.3 стандартный инструмент — «Требование-накладная». В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP канцелярия, купленная для собственных нужд, списывается документом «Внутреннее потребление товаров» (в старших версиях — «Потребление материалов» или через «Внутреннее потребление»). Документ «Списание товаров» в торговых конфигурациях предназначен в первую очередь для порчи и недостач, использовать его для плановой выдачи канцелярии не стоит — это исказит аналитику.
Если канцелярия закуплена в небольшом объёме и учётная политика позволяет, допустимо списание сразу при поступлении: в документе «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» или через авансовый отчёт сразу на счёт затрат. Но тогда контролировать фактическую выдачу сотрудникам придётся вне программы, например ведомостью в Excel.
Как выбрать документ списания
Списание через «Требование-накладную» в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых настройках интерфейса документ находится в разделе «Производство»). Нажмите «Создать». В шапке укажите дату списания и склад, с которого выдаются материалы. Если ведётся учёт по подразделениям, выберите подразделение-отправитель.
На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру: ручки, бумагу, папки и прочее. Для каждой позиции укажите количество. Счёт учёта подставится автоматически из регистра «Счета учёта номенклатуры» — проверьте, что это 10.09 или 10.01.
На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт, куда списывается стоимость: чаще всего 26 «Общехозяйственные расходы» для административного персонала, 44 — для торгового персонала, 25 или 20 — для производственных подразделений. Заполните аналитику: подразделение затрат, статью затрат с видом «Материальные расходы», при необходимости номенклатурную группу. Проведите документ.
- 1Создайте документ: «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2Укажите дату, склад и подразделение-отправитель
- 3На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
- 4Проверьте счёт учёта материалов (10.09 или 10.01)
- 5На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт 26 (44, 25, 20) и статью затрат
- 6Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт» для проверки проводок
- 7Распечатайте форму М-11 или требование-накладную для подписи материально ответственным лицом
Настройка счетов учёта и статей затрат
Чтобы счета подставлялись автоматически, настройте регистр «Счета учёта номенклатуры»: раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учёта номенклатуры». Для группы «Канцелярские товары» задайте счёт запасов 10.09, счёт передачи — тот же 10.09. Это избавит от ручного исправления счёта в каждом документе.
Статью затрат создайте заранее: «Справочники» → «Статьи затрат» → «Создать». Вид расхода для налогового учёта — «Материальные расходы». Если канцелярия списывается на косвенные расходы, убедитесь, что статья включена в перечень прямых/косвенных расходов корректно: в настройках налога на прибыль (раздел «Главное» → «Налоги и отчёты» → «Налог на прибыль») статьи, не указанные в перечне прямых расходов, считаются косвенными и спишутся в расходы текущего периода.
Списание канцелярии, купленной через подотчётное лицо
Когда сотрудник покупает канцелярию за наличные или с корпоративной карты, оприходуйте её через документ «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). На вкладке «Оплата» отразите сумму, а оприходование покажите на вкладке «Товары» — тогда материалы встанут на счёт 10.09, и дальше их списывают требованием-накладной по общей схеме.
Альтернатива — отразить покупку на вкладке «Оплата» с указанием счёта затрат 26 сразу, минуя склад. Это допустимо при незначительных суммах и моментальной выдаче. Минус подхода: в учёте не остаётся информации о том, что именно куплено и кому выдано, поэтому для регулярных закупок так делать не стоит.
Как проверить результат списания
После проведения документа нажмите кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что сформирована проводка Дт 26 (или иной счёт затрат) Кт 10.09 с правильной аналитикой: подразделением и статьёй затрат. Отсутствие проводок по налоговому учёту говорит о том, что в статье затрат не заполнен вид расхода.
Затем сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.09» (раздел «Отчёты»). Остаток по списанной номенклатуре должен уменьшиться на списанное количество и не должен уйти в минус. Дополнительно полезен отчёт «Остатки товаров на складах» — он покажет картину в разрезе складов.
Как проверить результат
Дт 26 Кт 10.09, заполнены подразделение и статья затрат
Пустая статья затрат, неверный счёт или отсутствие проводок по НУ
Остаток уменьшился, отрицательных остатков нет
Красный (отрицательный) остаток по номенклатуре или складу
Регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» проходит без ошибок
Ошибки из-за незаполненной аналитики или отрицательных остатков
Типичные ошибки при списании канцелярии
Самая распространённая проблема — отрицательные остатки. Они возникают, когда списание оформляют раньше оприходования по дате или списывают с другого склада. При включённом контроле остатков («Администрирование» → «Проведение документов») программа не даст провести такой документ; при отключённом — ошибка всплывёт при закрытии месяца.
Вторая ошибка — неверный счёт затрат. Если вся канцелярия без разбора списывается на 26 счёт, хотя часть выдана торговому отделу или производству, искажается себестоимость и управленческая отчётность. Решение — оформлять отдельные требования-накладные по подразделениям-получателям.
Третья группа ошибок связана с документальным оформлением: списание без подписанной накладной М-11 и без ведомости выдачи. При проверке такие расходы могут быть сняты. Печатную форму М-11 можно вывести прямо из документа кнопкой «Печать».
Особые сценарии и ограничения
Если организация применяет УСН «доходы минус расходы», канцелярия признаётся расходом после оплаты поставщику и оприходования — факт выдачи сотрудникам на налоговый учёт не влияет. В этом случае важнее корректно оформить поступление и оплату, а требование-накладная нужна только для управленческого контроля.
При выдаче канцелярии конкретным сотрудникам в больших объёмах (например, для удалённых работников) имеет смысл вести ведомость выдачи вне программы или использовать в документе аналитику по подразделениям. Списание в расходы и передача сотруднику — не реализация, НДС и НДФЛ здесь не возникают, если материалы используются для работы.
Если канцелярия учитывается как товар (счёт 41) в торговой организации, которая часть ассортимента расходует сама, списание оформляется документом «Внутреннее потребление» в УТ/ERP. В 1С:Бухгалтерии для перевода со счёта 41 на 10 или сразу на затраты используют всё ту же требование-накладную — счёт учёта подставится из настроек номенклатуры.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать канцелярию сразу при покупке, без счёта 10?
Да, если суммы незначительны и такой порядок закреплён в учётной политике. В документе поступления или авансовом отчёте укажите сразу счёт затрат (26, 44) вместо 10.09. Недостаток — отсутствие контроля остатков и фактической выдачи сотрудникам.
Какой счёт затрат выбрать: 26, 44 или 25?
Ориентируйтесь на подразделение-получатель: администрация и офис — 26 «Общехозяйственные расходы», торговый персонал — 44 «Расходы на продажу», производственные участки — 25 «Общепроизводственные расходы» или 20 «Основное производство». При сомнениях сверьтесь с рабочим планом счетов и учётной политикой организации.
Почему требование-накладная не проводится?
Чаще всего причина — контроль остатков: на выбранном складе недостаточно номенклатуры на дату документа. Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах», убедитесь, что оприходование проведено более ранней датой и на тот же склад. Реже причина — незаполненный счёт учёта или закрытый период.
Нужно ли распечатывать документ при списании?
Да. Списание материалов должно подтверждаться первичным документом — унифицированной формой М-11 или самостоятельно разработанной накладной, утверждённой в учётной политике. Печатная форма М-11 доступна из требования-накладной по кнопке «Печать». Документ подписывают лицо, передавшее материалы, и получатель.
Как списать канцелярию на УСН «доходы минус расходы»?
Для налогового учёта при УСН достаточно оплаты поставщику и оприходования материалов — расход признаётся на эту дату. Требование-накладная в этом случае оформляется для бухгалтерского учёта и внутреннего контроля выдачи, на книгу учёта доходов и расходов она не влияет.
Что делать, если обнаружен отрицательный остаток по канцелярии?
Найдите документ списания, который ушёл в минус, и проверьте, проведено ли поступление этой номенклатуры на тот же склад и более ранней датой. Либо введите недостающее поступление, либо исправьте склад/дату в документе списания, затем перепроведите документы и повторите закрытие месяца.
Что важно запомнить
Канцелярию в 1С:Бухгалтерии списывают требованием-накладной со счёта 10.09 на счёт затрат по подразделению-получателю. Перед списанием проверяйте остатки, после — проводки Дт/Кт и ОСВ по счёту 10. Обязательно распечатывайте форму М-11 и не проводите списание задним числом в закрытом периоде.