Как в 1С списать дебиторскую задолженность по налогам

Дебиторская задолженность по налогам возникает, когда у организации образуется переплата перед бюджетом: излишне уплаченные налоги, пени, авансовые платежи, которые превысили начисленное обязательство. В учете 1С такие суммы отражаются по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» или счета 69 «Расчеты по социальному страхованию». Пока переплата актуальна, это не проблема, но если задолженность зависла, а налоговая инспекция не возвращает деньги, бухгалтеру приходится принимать решение о зачете или списании.

Важно понимать разницу между двумя ситуациями. Первая — реальная переплата, которую можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей: она подтверждается актом сверки с ФНС. Вторая — номинальная «дебиторка» на счете 68, возникшая из-за ошибок в учете: неправильно разнесенные платежи, дубли документов, неверная аналитика по субсчетам. В первом случае задолженность закрывается зачетом или возвратом, во втором — исправлением учетных данных.

Перед любыми действиями обязательно проведите сверку расчетов с налоговым органом. Списание суммы, которая на самом деле является возвратной переплатой, приведет к прямому убытку организации и потенциальным претензиям со стороны учредителей и аудиторов. Ниже разберем, как определить природу задолженности и какими инструментами 1С её корректно закрыть.

Как определить природу задолженности на счете 68

Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 68 (и 69) с развернутой аналитикой по субсчетам и видам платежей. Дебетовое сальдо на конкретном субсчете означает, что по данным вашей учетной системы бюджет должен организации. Дальше нужно выяснить, существует ли эта переплата реально или это накопившаяся ошибка учета.

Признаки учетной ошибки: дебетовое сальдо висит на одном субсчете, а на другом субсчете того же налога — кредитовое (типичная ситуация с НДФЛ и страховыми взносами из-за разных КБК); платежи разнесены не на тот период или не на ту организацию в базе; документы начисления налога проведены дважды. Признаки реальной переплаты: сумма подтверждается платежными поручениями, аналитика чистая, но деньги не возвращены.

Сверка с ФНС — обязательный этап перед списанием

Закажите акт сверки расчетов с бюджетом через сервис «1С-Отчетность» (раздел «Сверки» или «Запросы» — в зависимости от версии конфигурации) либо через личный кабинет налогоплательщика. Акт придет в электронном виде, и его данные нужно сопоставить с вашей оборотно-сальдовой ведомостью по каждому налогу и каждому КБК.

Если акт сверки подтверждает переплату — не спешите её списывать. Подайте заявление о зачете излишне уплаченной суммы в счет предстоящих платежей или о возврате на расчетный счет. Это делается прямо из 1С через 1С-Отчетность. Списание реальной переплаты в расходы — это потеря денег организации, и ответственность за такое решение лежит на главном бухгалтере.

Если по акту сверки переплаты нет, а в 1С дебетовое сальдо есть — значит, задолженность существует только в вашей базе, и её нужно устранять исправлением учетных записей, а не списанием как безнадежной.

Зачет и возврат переплаты: правильный способ закрыть дебиторку

Зачет переплаты — самый безболезненный вариант. После решения ФНС о зачете в учете делается проводка по дебету субсчета того налога, в счет которого зачли сумму, и кредиту субсчета налога, где была переплата. В 1С: Бухгалтерии это оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») с указанием обоих субсчетов счета 68 и аналитики по видам платежей.

Возврат переплаты отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат налога» (или «Прочие поступления» с указанием счета 68). После проведения документа дебетовое сальдо по субсчету закроется автоматически. Проверьте, что в документе правильно указаны субсчет и вид платежа в бюджет — иначе сальдо останется.

1. 1
   Получите акт сверки с ФНС и подтвердите сумму переплаты
2. 2
   Подайте заявление на зачет или возврат через 1С-Отчетность
3. 3
   Дождитесь решения налогового органа
4. 4
   Отразите зачет операцией вручную по субсчетам счета 68 или возврат документом поступления на расчетный счет
5. 5
   Сформируйте ОСВ по счету 68 и убедитесь, что сальдо закрыто

Списание через документ «Корректировка долга»

Когда задолженность признана безнадежной (например, переплата по налогу ликвидированного обособленного подразделения, которую невозможно вернуть, или суммы с истекшими сроками, которые ФНС отказалась возвращать), используйте документ «Корректировка долга» в разделе «Покупки» или «Продажи» (в некоторых конфигурациях — «Операции»). Вид операции — «Списание задолженности».

В табличной части укажите контрагента — налоговый орган (он должен быть заведен в справочнике контрагентов), договор и счет учета 68 с нужным субсчетом. На вкладке «Счет списания» укажите счет 91.02 «Прочие расходы» и статью прочих доходов и расходов с видом «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности». Обратите внимание: для налогового учета такие суммы обычно не уменьшают базу по налогу на прибыль, поэтому в статье расходов должен стоять соответствующий признак.

После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 68 и убедитесь, что дебетовое сальдо обнулилось, а на счете 91.02 появилась соответствующая сумма расхода.

Списание через «Операцию, введенную вручную»

Если задолженность сформирована не по контрагенту, а только в разрезе субсчетов и видов платежей в бюджет (что характерно для счета 68), удобнее использовать «Операцию, введенную вручную» из раздела «Операции». Создайте проводку: дебет 91.02 с аналитикой статьи прочих расходов, кредит 68 с конкретным субсчетом и видом платежа в бюджет, на котором висит сальдо.

Критически важно заполнить всю аналитику счета 68 точно так же, как она заполнена в образовавшемся сальдо: вид платежа (налог, пени, штраф), уровень бюджета. Если аналитика не совпадет, сальдо по старой комбинации останется, а по новой появится кредитовое — вы получите две проблемы вместо одной.

Исправление учетных ошибок вместо списания

Если сверка показала, что задолженность существует только в вашей базе, списывать её на расходы нельзя — это исказит отчетность. Нужно найти и исправить первичную ошибку. Типичные источники: платежное поручение проведено с неверным субсчетом или видом платежа, документ начисления налога продублирован, платеж отражен дважды (выпиской и вручную).

Используйте отчет «Анализ счета» 68 за весь период существования сальдо и раскручивайте обороты до документов. Найденные ошибки исправляйте сторнирующими записями или корректировкой первичных документов. Если ошибка относится к закрытым периодам прошлых лет, исправление оформляется в текущем периоде через счет 91 как прибыль или убыток прошлых лет.

Налоговые последствия списания

Суммы списанной дебиторской задолженности по налогам, как правило, не учитываются в расходах при расчете налога на прибыль: переплата по налогам не является экономически обоснованными затратами. В 1С это реализуется через настройку статьи прочих доходов и расходов — снимите признак принятия к налоговому учету, и программа автоматически сформирует постоянную разницу.

Если списывается задолженность, ранее зарезервированная, порядок другой, но резервы по налоговым переплатам на практике создаются редко. Проследите, чтобы в регистре налогового учета сумма прошла как непринимаемая, иначе декларация по прибыли будет искажена, что грозит доначислениями при проверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 68 после списания

Норма

Дебетовое сальдо по субсчету отсутствует

Тревожный признак

Сальдо осталось или появилось кредитовое по другой аналитике

Счет 91.02

Норма

Сумма отражена со статьей списания задолженности

Тревожный признак

Сумма попала на неверную статью или принимаемые расходы

Акт сверки после операций

Норма

Данные 1С совпадают с данными ФНС

Тревожный признак

Расхождения сохраняются

Декларация по прибыли

Норма

Списанная сумма не уменьшила базу

Тревожный признак

Расходы завышены на сумму списания

FAQ

Можно ли списать переплату по налогу, если ФНС не отвечает на заявление о возврате?

Нет, молчание инспекции не основание для списания. Сначала добейтесь официального ответа: при отсутствии реакции в установленный срок подавайте жалобу в вышестоящий налоговый орган или обращайтесь в суд. Только после окончательного отказа, который невозможно обжаловать, задолженность может считаться безнадежной.

Чем отличается списание дебиторки по налогам от списания долга покупателя?

Долг покупателя списывается по истечении срока исковой давности с резервированием по счету 63 и может уменьшать налоговую базу. Переплата по налогам — это расчеты с бюджетом, к ней правила о резервах по сомнительным долгам не применяются, а в расходы для налога на прибыль она обычно не принимается.

На каком субсчете чаще всего зависает ложная дебиторка?

Чаще всего проблемы возникают по НДФЛ и страховым взносам из-за смены КБК и разделения платежей по видам, а также по налогу на прибыль из-за распределения между федеральным и региональным бюджетами. Проверяйте эти субсчета в первую очередь.

Нужно ли составлять приказ руководителя о списании задолженности?

Да. Списание безнадежной задолженности оформляется приказом руководителя на основании инвентаризации расчетов и бухгалтерской справки с обоснованием. Эти документы подтвердят обоснованность операции при аудите и налоговой проверке.

Что делать, если после списания ФНС всё-таки вернула деньги?

Поступившую сумму отразите как прочий доход проводкой по дебету счета 51 и кредиту 91.01 со статьей прочих доходов. Ранее списанный убыток при этом не сторнируется — операции отражаются в периодах их совершения.