Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С создать заявку на оплату
Пошаговая инструкция: как создать заявку на оплату в 1С (заявка на расход ДС), заполнить реквизиты, согласовать и сформировать платежное поручение.
Заявка на оплату (в типовых конфигурациях 1С она обычно называется «Заявка на расходование денежных средств») — это внутренний документ, который инициирует оплату поставщику, подотчётному лицу или бюджету. Он позволяет согласовать расход до фактического движения денег, зарезервировать средства в платёжном календаре и контролировать лимиты бюджета.
Механизм заявок доступен в конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом». В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Заявка» нет — там оплата оформляется сразу платёжным поручением. Ниже разобран типовой порядок работы на примере конфигураций, где заявка присутствует.
Прежде чем создавать заявку, убедитесь, что в программе включена функциональность «Заявки на оплату» / «Казначейство», заполнены банковские счета организации и карточка контрагента содержит актуальные реквизиты. Это избавит от ручного ввода и ошибок в платёжных документах.
Где находится заявка на оплату и как включить функциональность
В большинстве конфигураций документ расположен в разделе «Казначейство» → «Заявки на оплату» (в УНФ — раздел «Деньги», в ERP — «Казначейство» → «Заявки на оплату»). Если пункта в меню нет, проверьте настройки функциональности.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчёты» и включите флаг «Заявки на оплату». В УНФ аналогичная опция находится в «Настройки» → «Деньги». После включения документ появится в интерфейсе.
Создание заявки: пошаговый порядок
Откройте список «Заявки на оплату» и нажмите «Создать». Выберите операцию: оплата поставщику, возврат покупателю, выдача подотчётному лицу, перечисление налогов, выплата зарплаты и т.д. От выбранной операции зависит набор полей документа.
Заполните основные реквизиты: организацию, контрагента (получателя), сумму и валюту, банковский счёт или кассу, с которых планируется оплата, статью движения денежных средств и желаемую дату платежа. Если заявка создаётся на основании счёта или заказа поставщика, документ-основание подтянет суммы и реквизиты автоматически.
- 1Откройте «Казначейство» → «Заявки на оплату» → «Создать»
- 2Выберите операцию (оплата поставщику, подотчётному лицу и т.д.)
- 3Укажите получателя, сумму, счёт организации и статью ДДС
- 4Заполните назначение платежа и дату оплаты
- 5Нажмите «Провести» и отправьте заявку на согласование
- 6После утверждения создайте платёжное поручение на основании заявки
Заполнение ключевых полей: на что обратить внимание
Получатель. Выбирайте контрагента из справочника, а не вводите текстом — только тогда подтянутся его банковские реквизиты. Проверьте, что в карточке контрагента указан актуальный банковский счёт: устаревшие реквизиты — самая частая причина возврата платежей банком.
Статья ДДС и бюджет. Статья движения денежных средств определяет, в какую строку платёжного календаря и отчёта о ДДС попадёт платёж. Если в компании ведётся бюджетирование, заявка может контролироваться по лимиту: при превышении система выдаст предупреждение или заблокирует проведение в зависимости от настроек.
Назначение платежа. Формулируйте его по требованиям банка: с указанием номера и даты договора или счёта, суммы НДС (либо пометки «НДС не облагается»). Во многих конфигурациях назначение формируется автоматически из документа-основания — проверьте его перед проведением.
Согласование и утверждение заявки
После проведения заявка получает статус «Не согласована» (или «На согласовании»). В зависимости от настроек маршрута она направляется ответственному лицу — финансовому директору, руководителю подразделения или казначею. В простых схемах согласование выполняется одной кнопкой «Согласовать» в форме документа, в развёрнутых — через бизнес-процессы с последовательным или параллельным утверждением.
До утверждения оплатить заявку нельзя: программа не даст создать платёжное поручение на основании несогласованного документа. Это и есть основной контрольный смысл механизма — исключить несанкционированные расходы.
Если заявку отклонили, уточните комментарий согласующего, исправьте документ (для этого его нужно отменить проведение или создать корректировку — зависит от конфигурации) и отправьте на повторное согласование.
Как выбрать действие
Оплата заявки: платёжное поручение и контроль исполнения
На основании утверждённой заявки создаётся Платёжное поручение (кнопка «Создать на основании») или расходный кассовый ордер — если оплата идёт через кассу. Платёжное поручение выгружается в систему «клиент-банк» или отправляется напрямую через сервис 1С:ДиректБанк.
После исполнения платежа в 1С загружается выписка банка, и документ «Списание безналичных денежных средств» закрывает заявку. Заявка переходит в статус «Оплачена». Частичная оплата допускается: система покажет остаток к оплате по заявке.
Контроль исполнения удобно вести через отчёты «Платёжный календарь» и «Заявки на оплату» (в ERP — «Контроль оплаты заявок»). Они показывают, какие заявки просрочены, какие оплачены частично, а какие ещё не согласованы.
Как проверить результат
«Согласована» → после оплаты «Оплачена»
Заявка висит «Не согласована» при наступившей дате платежа
Совпадает с суммой заявки и документа-основания
Расхождения из-за ручного редактирования суммы
После оплаты заявка исчезает из плановых платежей
Сумма продолжает числиться как запланированная — заявка не закрыта
Указаны договор/счёт и сумма НДС
Пустое назначение или отсутствие информации о налоге
Типичные ошибки при работе с заявками
На практике большинство проблем связано не с самим документом, а с организацией процесса: заявки создают «задним числом», дублируют или забывают закрывать. Ниже — частые ошибки и их последствия.
Чтобы избежать дублей, перед созданием заявки проверяйте список по контрагенту и номеру счёта. В некоторых конфигурациях предусмотрен автоматический контроль дублей, но полагаться только на него не стоит.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии заявки как отдельного документа нет: оплата оформляется сразу платёжным поручением, а внутреннее согласование организуется вне программы или через статусы документа. Если заявочная схема критична, рассмотрите УНФ или КА/ERP.
В УНФ заявка называется «Заявка на оплату» и живёт в разделе «Деньги»; согласование настраивается через статусы. В ERP и КА механизм полноценный: маршруты согласования, контроль лимитов бюджета, разделение прав между инициатором и казначеем, платёжный календарь.
Сравнение вариантов
Заявки нет; подходит для оплаты напрямую платёжным поручением. Ограничение — нет согласования и платёжного календаря
Простая заявка со статусами; подходит малому бизнесу. Ограничение — нет гибких маршрутов согласования
Полный контур казначейства: маршруты, лимиты, календарь. Ограничение — требует настройки и администрирования
Что важно запомнить
Заявка на оплату создаётся в разделе «Казначейство» документом «Заявка на расходование ДС»: заполните получателя из справочника, сумму, статью ДДС и дату, проведите и согласуйте. Оплата выполняется только по утверждённой заявке платёжным поручением, а исполнение контролируется через платёжный календарь.
Частые вопросы
Можно ли оплатить заявку частично?
Да. Создайте платёжное поручение на часть суммы — программа зафиксирует частичную оплату, и заявка останется открытой на остаток. Полностью она закроется, когда сумма оплат достигнет суммы заявки.
Что делать, если заявку создали ошибочно?
Если заявка не согласована и не оплачена, отмените её проведение и пометьте на удаление либо установите статус «Отклонена» — тогда сумма перестанет учитываться в платёжном календаре. Удалять оплаченную заявку нельзя: на неё ссылаются платёжные документы.
Почему не создаётся платёжное поручение на основании заявки?
Чаще всего заявка не согласована или уже полностью оплачена. Проверьте статус документа и остаток к оплате. Также убедитесь, что у вас есть права на создание платёжных поручений.
Как настроить автоматическое назначение платежа?
В карточке договора с контрагентом или в настройках статьи ДДС можно задать шаблон назначения платежа. При создании заявки на основании счёта или заказа назначение подставится автоматически с подстановкой номера документа и суммы НДС.
Можно ли создать заявку на основании счёта от поставщика?
Да, это рекомендуемый способ: откройте счёт (или заказ поставщику, поступление товаров) и нажмите «Создать на основании» → «Заявка на оплату». Получатель, сумма и назначение платежа заполнятся автоматически, что исключает ошибки ручного ввода.
Обязательно ли использовать заявки, если компания небольшая?
Нет, это вопрос внутреннего контроля. Если оплаты согласуются устно и их немного, достаточно платёжных поручений. Заявки становятся полезны, когда инициаторов расхода несколько, есть лимиты бюджета или нужен прогноз платежей по датам.