Как создать расходный кассовый ордер в 1С

Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации: оплата поставщику, выдача под отчёт, возврат покупателю, выдача зарплаты. В программах 1С ордер создаётся за пару минут, но ошибки в виде операции или основании приводят к неверным проводкам и проблемам при проверке кассовой дисциплины.

Инструкция ниже написана на примере «1С:Бухгалтерия 8» — самой распространённой конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» логика аналогична, отличаются только названия разделов меню. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кассира или бухгалтера и что в программе заведена касса организации.

Где находится документ и какие виды операций бывают

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Здесь отображаются и приходные, и расходные ордера. Новый РКО создаётся кнопкой «Расход» (в некоторых релизах — «Создать» → «Расходный кассовый ордер»).

Первое и самое важное поле документа — «Вид операции». От него зависит состав реквизитов и бухгалтерские проводки. Основные варианты:

• Оплата поставщику — расчёты по договору с контрагентом (Дт 60 Кт 50);
• Возврат денежных средств покупателю — например, при возврате товара с оплатой наличными;
• Выдача денежных средств подотчётному лицу — аванс сотруднику на хозяйственные нужды (Дт 71 Кт 50);
• Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт;
• Выплата заработной платы — по ведомости или отдельному работнику (Дт 70 Кт 50);
• Прочий расход — операции, не попадающие под типовые виды.

Пошаговое создание РКО на оплату поставщику

Самый частый сценарий — оплата наличными контрагенту. Порядок действий:

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Расход»
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата поставщику»
3. 3
   Укажите дату — она должна совпадать с фактической выдачей денег
4. 4
   Заполните контрагента, договор и счёт учёта расчётов
5. 5
   Введите сумму и укажите основание платежа в поле «Основание»
6. 6
   Заполните поле «Выдать» (ФИО получателя) и реквизиты документа, удостоверяющего личность
7. 7
   Проведите документ кнопкой «Провести» и проверьте проводки

Обратите внимание на поле «Выдать»: в него вписывается ФИО человека, фактически получающего деньги. Если деньги получает представитель поставщика по доверенности — укажите его данные и реквизиты доверенности в поле «Приложение» или «Основание». Это требование унифицированной формы КО-2.

Поле «Основание» — обязательное для печатной формы. Здесь пишут содержание операции: «Оплата по договору № 15 от 10.01 по счёту № 112» или «Возврат займа по договору». Пустое основание — частое замечание при проверках кассовой дисциплины.

Выдача денег подотчётному лицу

Для выдачи аванса сотруднику выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Вместо контрагента заполните поле «Сотрудник» — выбирается физическое лицо из соответствующего справочника.

В основании укажите цель выдачи: «На приобретение канцелярских товаров», «Командировочные расходы». При проведении формируется проводка Дт 71 Кт 50. Проверить остаток задолженности сотрудника можно отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71».

Выплата зарплаты и сдача выручки в банк

Выплата заработной платы

Если зарплата выплачивается наличными, РКО обычно создаётся не вручную, а автоматически — на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Откройте ведомость и нажмите «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер». Программа подставит сумму и вид операции.

Единый ордер на всю ведомость допустим, если зарплата выдаётся в один день. Если выплата растянута — оформляйте отдельные ордера или депонирование.

Взнос наличными в банк

Для сдачи выручки на расчётный счёт используйте вид операции «Взнос наличными в банк». Укажите банковский счёт организации. Проводка — Дт 51 Кт 50 (в некоторых методиках через счёт 57 «Переводы в пути», если деньги зачисляются не в тот же день). Убедитесь, что лимит остатка кассы не превышен до момента сдачи.

Печать формы КО-2 и подписи

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной квитанцией. Квитанция отрывается и выдаётся получателю денег, сам ордер остаётся в кассовой книге.

На бумажном ордере должны быть подписи руководителя (или уполномоченного лица), главного бухгалтера и кассира, а также расписка получателя с указанием суммы прописью и даты. Организации, применяющие электронный документооборот кассовых документов, могут использовать электронные подписи в соответствии с внутренним регламентом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Кнопка «Дт/Кт» показывает корреспонденцию по счёту 50 с правильным контрагентом

Тревожный признак

Проводок нет или счёт расчётов не соответствует виду операции

Остаток кассы

Норма

Остаток по счёту 50 не отрицательный после проведения

Тревожный признак

Красный (отрицательный) остаток в ОСВ — денег выдали больше, чем было

Печатная форма КО-2

Норма

Заполнены номер, дата, основание, «Выдать», сумма прописью

Тревожный признак

Пустые поля основания или получателя

Кассовая книга

Норма

Ордер попал в лист кассовой книги за свой день

Тревожный признак

Документ не отражён — проверьте дату и организацию в шапке

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная проблема — нумерация. Ордера должны нумероваться последовательно в течение года (или иного периода, установленного учётной политикой). 1С присваивает номера автоматически, но если документы удалялись, могут появиться пропуски. Перед закрытием месяца проверьте нумерацию и при необходимости перенумеруйте документы штатной обработкой.

Удобно создавать РКО на оплату поставщику прямо из документа поступления или счёта на оплату через «Создать на основании»: контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, а в учёте сохранится связь между документами.

Частые вопросы

Можно ли изменить РКО после проведения?

Да, но сначала отмените проведение (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение»), внесите изменения и проведите заново. Если документ попал в закрытый период или в уже сданную кассовую книгу, корректнее создать исправительный документ, а не править исходный.

Что делать, если в РКО нет нужного вида операции?

Используйте «Прочий расход денежных средств» и вручную укажите счёт дебета. Это подходит для нетиповых операций, например возврата займа учредителю. Состав реквизитов при этом минимален, поэтому особенно внимательно заполните основание.

Обязательно ли печатать КО-2, если учёт ведётся в 1С?

Форма КО-2 входит в перечень документов, которыми оформляются кассовые операции. Организация вправе использовать унифицированную форму или самостоятельно разработанную, но документ с обязательными реквизитами должен существовать — на бумаге или в электронном виде с подписями.

Почему РКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего причина в том, что документ не проведён, указана другая организация в шапке или дата не совпадает с формируемым листом книги. Проверьте также, что в настройках кассы не выбран другой кассовый журнал.

Как оформить выдачу денег по доверенности?

В поле «Выдать» укажите ФИО фактического получателя, а в «Основании» или «Приложении» — реквизиты доверенности (номер, дата, кем выдана). Оригинал доверенности прикладывается к ордеру и хранится вместе с кассовыми документами.

Нужен ли отдельный РКО на каждую выплату зарплаты?

Нет, допускается один ордер на всю ведомость при выдаче в один день. Если выплаты происходят в разные дни, оформляйте отдельные ордера на каждую дату, чтобы кассовая книга совпадала с фактическим движением наличных.