Как в 1С создать приказ об инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22 или ИНВ-22а) — обязательный организационно-распорядительный документ, который назначает комиссию, определяет сроки и перечень проверяемого имущества. В типовых конфигурациях 1С этот документ не вводится отдельно «с нуля»: он формируется как печатная форма на основании документа инвентаризации, созданного в программе.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ERP, Комплексной автоматизации и Управлении торговлей 11 используется документ «Пересчёт товаров» и приказ оформляется через распоряжение на инвентаризацию, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — документ «Инвентаризация товаров». Ниже разобраны оба сценария с точным указанием разделов меню, реквизитов и проверок результата.

Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на создание складских документов и печать форм, а в базе корректно заполнены сведения об организации: наименование, ОКПО, реквизиты руководителя. Эти данные подставляются в шапку ИНВ-22 автоматически, и ошибка в них сделает приказ недействительным.

Что такое приказ об инвентаризации и когда он нужен

Приказ об инвентаризации фиксирует решение руководителя о проведении проверки фактического наличия имущества и обязательств. В нём указываются состав инвентаризационной комиссии, перечень проверяемых активов (товары, основные средства, денежные средства), даты начала и окончания проверки, а также срок сдачи материалов в бухгалтерию.

Унифицированная форма ИНВ-22 утверждена постановлением Госкомстата № 88, однако с 2013 года её применение не обязательно — организация вправе использовать собственную форму, закреплённую в учётной политике. В 1С по умолчанию доступна именно ИНВ-22, что избавляет от необходимости разрабатывать шаблон самостоятельно.

Инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи имущества, а также при реорганизации. Во всех этих случаях приказ оформляется до начала фактического пересчёта, иначе результаты инвентаризации могут быть оспорены.

Создание приказа в 1С:Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 приказ формируется на основании документа «Инвентаризация товаров». Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и нажмите кнопку «Создать». Если раздела «Склад» нет в меню, включите его через «Главное» → «Функциональность» → закладка «Склад».

В шапке документа укажите организацию, склад и дату инвентаризации. Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — табличная часть заполнится учётными остатками номенклатуры на указанную дату. Проверьте, что в список попали все позиции, которые планируется пересчитывать.

После заполнения и проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)». Программа сформирует печатную форму, в которой реквизиты организации и руководителя подставятся из карточки организации. Состав комиссии и сроки при необходимости корректируются в параметрах печатной формы или вручную после вывода.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату инвентаризации
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)»
6. 6
   Проверьте состав комиссии, сроки и реквизиты руководителя в сформированной форме

Создание приказа в 1С:ERP, УТ 11 и КА 2

В конфигурациях ERP 2, Управление торговлей 11 и Комплексная автоматизация 2 инвентаризация оформляется через цепочку документов: «Распоряжение на инвентаризацию» → «Пересчёт товаров». Перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» и создайте новый документ, либо откройте «Склад» → «Распоряжения на инвентаризацию».

В распоряжении укажите склад, вид инвентаризации (плановая или внеплановая), даты начала и окончания. Именно эти реквизиты попадут в приказ, поэтому заполняйте их аккуратно. Статус документа переведите в «В работе» — до этого момента печатные формы могут быть недоступны.

Для вывода приказа нажмите «Печать» в карточке распоряжения и выберите «Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)». Если приказ должен охватывать несколько складов, создайте отдельное распоряжение по каждому складу либо используйте общий приказ с перечнем структурных подразделений — в зависимости от принятого в организации порядка.

Заполнение реквизитов приказа: на что обратить внимание

Ключевые реквизиты ИНВ-22 — состав комиссии и сроки проверки. Председатель и члены комиссии должны быть указаны с должностями; материально ответственное лицо, за складом которого закреплено имущество, в состав комиссии по нему не входит как проверяющая сторона. В типовых конфигурациях состав комиссии часто заполняется вручную в печатной форме или в дополнительных реквизитах документа.

Проверьте автоматически подставляемые данные: наименование организации, код ОКПО, ФИО и должность руководителя. Эти сведения берутся из справочника «Организации» (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» в БП 8.3 или «НСИ и администрирование» → «Организации» в ERP). Если в приказе пустые поля — сначала исправьте карточку организации, а не саму печатную форму.

Даты начала и окончания инвентаризации должны охватывать реальный период пересчёта. Учтите, что на время инвентаризации движение товаров по складу должно быть приостановлено или строго разграничено — иначе учётные остатки на дату оприходования перестанут соответствовать факту.

Проверка результата и печать формы

После вывода печатной формы сверьте её с типовым бланком ИНВ-22: должны присутствовать номер и дата приказа, основание проведения, состав комиссии, перечень имущества, сроки и подпись руководителя. Сохраните форму в PDF через «Файл» → «Сохранить» для архива и выведите на бумагу для подписания.

Проверить корректность заполнения помогает сопоставление с последующими документами: после пересчёта на основании инвентаризации создаются «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостачи товаров» (в БП 8.3) либо оформляются расхождения в самом пересчёте (в ERP/УТ). Если колонка «Отклонение» в описи не пустая, соответствующие документы должны быть созданы — иначе в учёте останется необъяснённая разница.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации в шапке ИНВ-22

Норма

Наименование, ОКПО и руководитель заполнены и совпадают с карточкой организации

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший руководитель — исправьте справочник «Организации»

Состав комиссии

Норма

Указаны председатель и не менее двух членов комиссии с должностями

Тревожный признак

Комиссия пустая или состоит из одного материально ответственного лица

Остатки в описи

Норма

Учётные количества совпадают с отчётом «Остатки товаров на складах» на дату инвентаризации

Тревожный признак

Суммы расходятся с отчётом — есть непроведённые документы или неверная дата

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка найти отдельный документ «Приказ об инвентаризации» в журналах 1С. В типовых конфигурациях такого самостоятельного документа нет: приказ существует только как печатная форма. Если организации требуется хранить приказ именно как объект в базе, его прикладывают к документу инвентаризации как скан через механизм присоединённых файлов.

Вторая распространённая проблема — незаполненные реквизиты в печатной форме из-за неполной карточки организации или отсутствия ответственных лиц. В ERP и УТ состав комиссии и основание инвентаризации иногда требуется заполнять в дополнительных реквизитах документа — проверьте наличие соответствующих полей в форме документа через «Ещё» → «Изменить форму».

Ограничение типовых решений: автоматическое заполнение описи работает только по тому складу, который указан в шапке. Для инвентаризации основных средств в БП 8.3 используется отдельный документ «Инвентаризация ОС» (раздел «ОС и НМА»), а для расчётов — «Инвентаризация расчётов». Один приказ может охватывать несколько видов имущества, но каждый вид оформляется своим документом в программе.

Частые вопросы

Можно ли создать приказ об инвентаризации без документа пересчёта?

В типовых конфигурациях приказ ИНВ-22 формируется только из документа инвентаризации или распоряжения. Если нужен приказ без пересчёта в базе, создайте документ с минимальным заполнением, выведите форму и не проводите документ либо пометьте его на удаление после печати. Альтернатива — внешняя печатная форма или документ в Word.

Почему в печатной форме ИНВ-22 пустые поля руководителя или ОКПО?

Данные подставляются из карточки организации. Откройте справочник «Организации», проверьте поля «Руководитель», «Код ОКПО» и срок действия полномочий подписанта. После исправления карточки заново выведите печатную форму — редактировать её вручную не нужно.

Как оформить инвентаризацию по нескольким складам одним приказом?

В ERP и УТ 11 создайте распоряжение на инвентаризацию по каждому складу, а в печатной форме приказа перечислите все структурные подразделения. В БП 8.3 документ создаётся на один склад, поэтому технически потребуется несколько документов, но приказ можно оформить единым с перечнем складов.

Обязательно ли использовать форму ИНВ-22?

Нет. С 2013 года применение унифицированных форм не обязательно: организация вправе утвердить собственную форму приказа в учётной политике. Однако ИНВ-22 содержит все необходимые реквизиты, поэтому большинство организаций продолжают её использовать, и в 1С она доступна по умолчанию.

Что делать после подписания приказа в 1С?

Проведите фактический пересчёт: в БП 8.3 заполните колонку «Количество факт» в документе инвентаризации, в ERP/УТ — создайте «Пересчёт товаров» и внесите фактические остатки. Затем распечатайте опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19, а расхождения оформите документами оприходования излишков и списания недостач.

Можно ли хранить подписанный приказ прямо в базе 1С?

Да. Отсканируйте подписанный документ и прикрепите файл к документу инвентаризации через кнопку со скрепкой (присоединённые файлы) в форме документа. Так приказ будет доступен из базы вместе с описью и результатами пересчёта.