Как в 1С создать приказ на инвентаризацию

Приказ на инвентаризацию — документ, с которого начинается любая ревизия товаров, материалов или основных средств. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он оформляется как печатная форма ИНВ-22 (или ИНВ-22а), а сама инвентаризация отражается документом «Инвентаризация товаров на складе». Чтобы приказ был корректным, важно соблюсти порядок: сначала назначить комиссию и сроки, затем провести пересчет, и только потом фиксировать расхождения.

В типовых конфигурациях 1С нет отдельного «платежного» объекта «приказ» — он формируется как печатная форма на основании документа инвентаризации. Это удобно: все реквизиты (организация, склад, комиссия, период) берутся из документа, и бухгалтеру не нужно заполнять форму вручную в Word.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки справочников и создания документа до печати приказа, инвентаризационной описи и оформления результатов. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP».

Что нужно подготовить перед созданием приказа

Перед тем как формировать приказ, проверьте базовые данные в программе. Во-первых, в справочнике «Сотрудники» должны быть заведены все члены комиссии — именно из этого справочника подставляются ФИО в печатную форму. Во-вторых, уточните, по какому складу или материально ответственному лицу проводится ревизия: от этого зависит, какие остатки попадут в опись.

Также убедитесь, что на дату инвентаризации в учете нет непроведенных документов по складу. Непроведенные приходные и расходные накладные искажают книжные остатки, и сличительная ведомость покажет ложные расхождения. Рекомендуется восстановить последовательность проведения документов или хотя бы вручную проверить журнал «Складские документы».

Если инвентаризация проводится перед годовой отчетностью, определите дату с учетом требования: ревизия должна быть завершена до конца отчетного года, а результаты — отражены в учете того периода, к которому относится.

Создание документа «Инвентаризация товаров на складе»

Откройте раздел «Склад» и выберите пункт «Инвентаризация товаров» (в некоторых релизах — «Инвентаризация товаров на складе»). Нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа.

Заполните основные реквизиты:

• Организация — если в базе ведется учет по нескольким юрлицам, выберите нужную;
• Склад — склад, по которому проводится пересчет; от этого зависит отбор остатков;
• Дата — дата, на которую фиксируются учетные остатки;
• Ответственное лицо — материально ответственный сотрудник.

После заполнения шапки перейдите на вкладку «Товары» и нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет в табличную часть всю номенклатуру с учетными остатками на указанную дату. Колонка «Количество по учету» заполнится автоматически, колонку «Количество фактическое» вы заполните позже, после пересчета.

1. 1
   Откройте «Склад» → «Инвентаризация товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату инвентаризации
3. 3
   На вкладке «Товары» нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Перейдите на вкладку «Инвентаризационная комиссия» и добавьте членов комиссии
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме ИНВ-22

Заполнение инвентаризационной комиссии

На вкладке «Инвентаризационная комиссия» добавьте сотрудников, которые будут участвовать в ревизии. Каждого выберите из справочника «Сотрудники». Обратите внимание на флажок «Председатель» — он должен быть установлен ровно у одного члена комиссии, иначе печатная форма будет заполнена некорректно.

Материально ответственное лицо не может быть председателем комиссии по своему же складу — это общее требование к составу комиссии. Включите в нее представителей бухгалтерии и независимых сотрудников. Минимальный состав законодательно жестко не зафиксирован для коммерческих организаций, но на практике комиссия обычно состоит из трех и более человек.

Если инвентаризаций много и состав комиссии постоянный, сохраните документ как шаблон или скопируйте предыдущий — так вы не будете каждый раз заполнять список вручную.

Печать приказа по форме ИНВ-22

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В списке печатных форм выберите «Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)». Программа сформирует типовую унифицированную форму с реквизитами организации, составом комиссии, сроками и основанием проведения инвентаризации.

Проверьте в сформированном документе номер приказа, даты начала и окончания ревизии, перечень проверяемого имущества и подписи. Если организация использует самостоятельно разработанную форму приказа (что допустимо), ее можно подключить через механизм внешних печатных форм — «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».

Распечатанный приказ передается руководителю на подпись. Только после подписания приказа комиссия вправе приступать к пересчету — это важно с точки зрения доказательной силы результатов инвентаризации.

Проведение пересчета и оформление результатов

После подписания приказа распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) и передайте ее комиссии. Комиссия проводит фактический пересчет и вносит данные в опись. Затем эти данные переносятся в документ «Инвентаризация товаров на складе» — в колонку «Количество фактическое» на вкладке «Товары».

Если фактические остатки совпадают с учетными, документ просто проводится, и ревизия завершена. При расхождениях распечатайте сличительную ведомость (ИНВ-19): она покажет недостачи и излишки по каждой позиции с суммами.

Для отражения результатов в учете используйте кнопку «Создать на основании»:

• «Оприходование товаров» — для излишков (приходуются на счет прочих доходов);
• «Списание товаров» — для недостач (списываются на счет 94 с последующим отнесением на виновных лиц или финансовый результат).

Особенности для разных конфигураций и видов инвентаризации

Инвентаризация основных средств

Для ОС используется документ «Инвентаризация ОС» (раздел «ОС и НМА»). Приказ печатается по той же форме ИНВ-22, а опись — по форме ИНВ-1. Логика заполнения комиссии и порядок действий аналогичны.

Инвентаризация в 1С:Управление торговлей

В УТ 11 инвентаризация оформляется документом «Пересчет товаров» в разделе «Склад и доставка». Приказ как отдельная печатная форма там может отсутствовать в базовой поставке — его формируют через дополнительные печатные формы или оформляют внешним документом. Проверьте наличие формы ИНВ-22 в меню «Печать» документа вашей версии.

Инвентаризация расчетов и обязательств

Для дебиторской и кредиторской задолженности в 1С:Бухгалтерии есть документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (раздел «Покупки» или «Продажи»). По итогам печатается акт ИНВ-17, а приказ оформляется аналогично — из того же документа.

Проверка результата и завершение инвентаризации

После проведения всех документов убедитесь, что учетные остатки на складе совпадают с фактическими. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41 или отчет «Остатки товаров на складах» на дату после инвентаризации и сравните с данными описи.

Проверьте также счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: после завершения всех процедур на нем не должно оставаться «зависших» сумм без решения об отнесении на виновных лиц или финансовый результат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе после проведения документов

Норма

Совпадают с фактическими данными инвентаризационной описи

Тревожный признак

Расхождения остались — не все списания или оприходования проведены

Сальдо по счету 94

Норма

Закрыто решениями руководителя (виновные лица или прочие расходы)

Тревожный признак

Сумма «висит» без оформленного решения

Комплект документов

Норма

Приказ ИНВ-22, опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19 подписаны и хранятся вместе

Тревожный признак

Отсутствует одна из форм или подписи членов комиссии

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию только по части номенклатуры?

Да. После заполнения табличной части по остаткам удалите лишние строки вручную или используйте отбор. Так оформляют выборочную ревизию по конкретной группе товаров. В приказе рекомендуется указать, что инвентаризация проводится по выбранной группе имущества.

Что делать, если в печатной форме ИНВ-22 не заполняется руководитель?

Проверьте карточку организации: раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → вкладка «Подписи». Укажите руководителя и период его полномочий. После обновления данных переформируйте печатную форму.

Обязательно ли использовать унифицированную форму ИНВ-22?

Нет. Коммерческие организации вправе использовать собственные формы первичных документов, утвержденные в учетной политике. В 1С самостоятельную форму подключают через механизм дополнительных (внешних) печатных форм в разделе «Администрирование».

Как провести инвентаризацию по нескольким складам одновременно?

Создайте отдельный документ «Инвентаризация товаров на складе» по каждому складу — в типовой 1С:Бухгалтерии один документ привязан к одному складу. Приказ при этом может быть общим: оформите его одним документом с перечнем складов, если используете собственную форму, или сформируйте отдельные приказы.

Можно ли изменить документ после того, как комиссия начала пересчет?

Технически документ можно отменить и перезаполнить, но делать это после начала пересчета не стоит: учетные остатки могут измениться из-за новых проведенных документов, и напечатанная опись перестанет соответствовать данным базы. Если изменения необходимы, сформируйте документ заново и перепечатайте все формы.

Куда попадают суммы недостач при автоматическом списании?

Документ «Списание товаров», созданный на основании инвентаризации, по умолчанию относит недостачу на счет 94. Дальнейшее распределение — на виновное лицо (счет 73) или на прочие расходы (счет 91) — оформляется отдельными операциями после решения руководителя.