Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С создать акт сверки взаиморасчётов с поставщиком
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчётов с поставщиком в 1С:Бухгалтерии 8.3, проверить расхождения, настроить печать и отправить поставщику.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, в котором две организации фиксируют состояние расчётов на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какой остаток задолженности. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой акт формируется автоматически по данным учёта за несколько минут, но результат корректен только при условии, что в базе отражены все документы по контрагенту и нет «висящих» непроведённых операций.
Ниже разобран полный цикл работы: где находится документ, как правильно заполнить шапку и отборы, как проверить данные перед отправкой поставщику, что делать при расхождениях и какие типовые ошибки приводят к искажённому акту. Инструкция применима к «1С:Бухгалтерия 8.3» (ред. 3.0); в других конфигурациях логика аналогична, но расположение команд может отличаться.
Где находится акт сверки в 1С и какие данные нужны для заполнения
Документ «Акт сверки расчётов с контрагентом» находится в разделе Покупки → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов с контрагентами. Тот же документ доступен из раздела «Продажи» — это один и тот же справочник, разницы в содержимом нет. Если сверка выполняется регулярно, удобно добавить команду в избранное через меню «Ещё».
Перед созданием акта подготовьте исходные данные: точное наименование контрагента и договора (если расчётов несколько, акт формируется по каждому договору отдельно), период сверки и валюту расчётов. Если с поставщиком ведутся расчёты и как с покупателем (встречные поставки), решите заранее, делать один акт по всем договорам или отдельные — это влияет на то, как будет представлено сальдо.
Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте список актов и нажмите «Создать». В шапке документа заполняются ключевые реквизиты, от которых зависит корректность заполнения табличной части. Дата документа — это, как правило, дата окончания периода сверки, а не день фактического формирования.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт все проведённые документы расчётов с контрагентом за указанный период: поступления товаров и услуг, оплаты поставщику, возвраты, корректировки. Данные выводятся в хронологическом порядке с разбивкой «по данным организации» и колонкой для данных контрагента.
- 1Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и договор (или снимите отбор по договору для сводной сверки)
- 3Задайте период сверки: дату начала и дату окончания
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подберёт документы расчётов
- 5Проверьте табличную часть: все ли операции на месте, нет ли лишних
- 6Распечатайте акт по кнопке «Печать» → «Акт сверки расчётов» и направьте поставщику
Настройка отборов: по договору, по всем договорам, в разрезе счетов
Если с поставщиком заключено несколько договоров, на закладке «Дополнительно» или в настройках документа можно выбрать режим сверки: по конкретному договору или по контрагенту в целом. Сводная сверка по всем договорам удобна, когда бухгалтерия поставщика учитывает задолженность общим сальдо, но при наличии авансов по одному договору и долга по другому сальдо «свернётся», что не всегда устроит вторую сторону.
В документе доступна настройка счетов учёта расчётов: по умолчанию подбираются счета 60 и 76, но, если с поставщиком есть расчёты по займам (66, 67) или прочим операциям, их можно добавить кнопкой «Настройка» → «Счета расчётов». Акт по счёту 60 без учёта 76.АВ/76.ВА (НДС с авансов) — нормальная практика, главное, чтобы обе стороны понимали, какие счета вошли в сверку.
Проверка акта перед отправкой поставщику
Автоматическое заполнение не гарантирует правильность результата: программа берёт данные из учёта «как есть», включая ошибки. Прежде чем печатать акт, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с отбором по контрагенту за тот же период и сравните конечное сальдо. Оно должно совпасть с итогом акта до копейки.
Второй обязательный контроль — непроведённые документы. Если поступление или оплата введены, но не проведены, в акт они не попадут, а сальдо будет неверным. Проверьте журналы «Поступления (акты, накладные, УПД)» и «Платёжные поручения» с отбором по контрагенту: документы без проведения отображаются серым или без «галочки» проведения в зависимости от настроек.
Как проверить акт перед отправкой
Совпадает с сальдо по счёту 60 (и 76 при необходимости) в ОСВ по контрагенту
Сальдо различается — есть непроведённые документы, ручные операции или неверный период
Совпадает с сальдо на начало периода по ОСВ и с конечным сальдо прошлой сверки
Начальное сальдо «плывёт» — кто-то изменил или перепровёл документы прошлого периода
Все накладные, УПД и платежи за период присутствуют, нет дублей
Часть документов отсутствует или задвоена — проверьте договор в документах и даты
Расхождения с данными поставщика: как искать причину
Если поставщик вернул акт с расхождениями, начинайте поиск с конкретных строк, по которым стороны не сошлись. Типичные причины: документ проведён в разных периодах (поставщик отразил накладную датой отгрузки, вы — датой получения), оплата прошла в конце периода и попала в акт только у одной стороны, либо одна из сторон отразила операцию на другой договор.
Для анализа используйте отчёт «Анализ субконто» или карточку счёта 60 по контрагенту — они показывают каждую операцию с датой и номером документа. Не корректируйте акт вручную «под данные поставщика» без разбирательства: ручная правка табличной части скрывает ошибку в учёте, и при следующей сверке расхождение появится снова, уже в начальном сальдо.
Печать, подписание и хранение актов сверки
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. В стандартной форме выводятся реквизиты организации, таблица операций, итоговое сальдо и место для подписей обеих сторон. Если требуется вывести дополнительные сведения (например, номера договоров в каждой строке), форму можно доработать через механизм внешних печатных форм или встроенный редактор макетов — для этого нужны права администратора.
Акт можно отправить поставщику в электронном виде (PDF по согласованию сторон) или на бумаге в двух экземплярах. Подписанный экземпляр храните вместе с первичными документами: акт сверки подтверждает задолженность при инвентаризации расчётов и может использоваться как доказательство в спорах, хотя сам по себе первичным учётным документом не является.
Особые ситуации и ограничения
Если расчёты с поставщиком ведутся в валюте, акт формируется в валюте договора с пересчётом по курсу на дату каждой операции — убедитесь, что курсы валют загружены за весь период сверки, иначе сальдо будет рассчитано неверно. При расчётах в условных единицах акт обычно формируется в рублях, и курсовые разницы в нём отдельно не выделяются.
В конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» документ называется аналогично и находится в разделах расчётов с контрагентами, но состав печатных форм и настроек отличается. В «1С:УНФ», например, акт сверки можно сформировать прямо из карточки контрагента кнопкой «Сверка взаиморасчётов». Логика проверки результата — сальдо по отчётам, непроведённые документы, период — остаётся той же.
Как выбрать вариант сверки
Частые вопросы
Почему акт сверки заполнился пустым, хотя документы по поставщику есть?
Чаще всего причина в отборе по договору: в документах указан другой договор, чем в акте. Снимите отбор по договору и заполните акт заново. Также проверьте, что документы проведены и попадают в указанный период, а организация в шапке акта совпадает с организацией в документах.
Можно ли сформировать акт сверки за период, который уже закрыт?
Да, акт можно сформировать за любой период — документ не влияет на учёт и не требует открытия периода. Однако если после закрытия периода документы перепроводились, начальное сальдо нового акта может не совпасть с конечным сальдо предыдущей сверки — это сигнал проверить историю изменений документов.
Акт сверки — это первичный документ? Обязателен ли он?
Нет, акт сверки не относится к первичным учётным документам и законодательно не обязателен. Это технический документ для взаимного контроля расчётов. На практике его используют при инвентаризации расчётов, подтверждении задолженности и подготовке к претензионной работе.
Как в акте отразить данные поставщика, если они расходятся с нашими?
В табличной части акта есть колонка «По данным контрагента» — её можно заполнить вручную по акту, полученному от поставщика. Тогда печатная форма покажет обе позиции и сумму расхождения. Но учётные данные в вашей базе при этом менять не нужно — сначала найдите причину расхождения.
Можно ли отправить акт сверки поставщику прямо из 1С?
Да, если настроена электронная почта в программе, печатную форму можно отправить по кнопке «Отправить» в виде PDF-вложения. Организации, подключённые к сервисам обмена документами, могут передавать акт через ЭДО, если контрагент также подключён к совместимому оператору.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С создаётся через «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и заполняется автоматически по проведённым документам. Корректность результата зависит от чистоты учёта: перед отправкой поставщику сверьте сальдо с ОСВ по счёту 60, проверьте непроведённые документы и правильность отбора по договору. Расхождения устраняйте поиском причины в учёте, а не ручной правкой акта.