Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С составить табель учета рабочего времени
Как в 1С составить табель учета рабочего времени: настройка графиков, ввод отсутствий, формирование Т-13 в ЗУП и Бухгалтерии, проверка данных и типичные ошибки.
Табель учета рабочего времени — основной документ, по которому рассчитывается зарплата, начисляются отпускные и больничные, а также подтверждается фактически отработанное время при проверках. В программах 1С табель формируется автоматически на основании графиков работы и кадровых документов, но корректность результата полностью зависит от правильности первоначальных настроек.
Ниже разобран порядок работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерии», указаны типичные ошибки и способы проверить готовый табель перед расчетом зарплаты.
Где в 1С находится табель и какие документы его формируют
В 1С:ЗУП табель доступен в разделе «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) путь аналогичен: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени». Отчет строится по унифицированной форме Т-13 или по произвольной форме, если в организации утверждена своя.
Табель не вводится вручную как отдельный документ — он собирается из нескольких источников данных:
- графики работы сотрудников (норма дней и часов);
- кадровые документы: прием на работу, перевод, увольнение;
- документы отсутствий: отпуска, больничные, командировки, прогулы, отпуска без сохранения;
- документ «Табель» (в ЗУП) — для ввода фактического времени, если оно отличается от графика;
- документы «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники».
Если какого-то из этих документов нет в базе, табель покажет неверные данные — чаще всего «незакрытые» дни или лишние явки. Поэтому формировать табель имеет смысл только после полного ввода кадровых документов за период.
Шаг 1. Настройка графиков работы сотрудников
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы» (в Бухгалтерии). Для стандартной пятидневки обычно уже есть предопределенный график «Пятидневка», заполненный по производственному календарю.
При создании нового графика укажите: способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины — для сменных графиков), длительность рабочего дня, учет праздничных дней. После сохранения проверьте, что график заполнен на весь нужный год: незаполненный период даст нулевую норму времени и ошибки в расчете.
Для сменных графиков (например, «сутки через трое») используйте заполнение по циклу: задайте последовательность смен и дней отдыха, программа размножит шаблон на весь период. Обязательно сверьте итоговую норму часов с производственным календарем — при суммированном учете рабочего времени это критично.
Шаг 2. Назначение графиков сотрудникам
График привязывается к сотруднику при приеме на работу — в документе «Прием на работу» есть поле «График работы». Если сотрудник переходит на другой режим, оформляется «Кадровый перевод» с указанием нового графика и даты начала его действия.
Частая ситуация: сотрудник принят, но график в документе не указан или указан неверно. В этом случае табель либо пуст, либо заполнен по графику «по умолчанию». Проверить назначенные графики можно отчетом «Штатное расписание» или списком сотрудников с группировкой по графикам.
Шаг 3. Ввод отсутствий и отклонений от графика
Все виды неявок вводятся отдельными документами, и каждый из них ставит в табель свой код: отпуск — «ОТ», больничный — «Б», командировка — «К», отпуск без сохранения зарплаты — «ДО» или «ОЗ» в зависимости от основания.
Основные документы в ЗУП: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие», «Отгул», «Работа сверхурочно». В 1С:Бухгалтерии набор проще: отпуска и больничные вводятся одноименными документами, остальные отсутствия — документом «Отсутствие с сохранением оплаты» или через табель вручную.
- 1Введите все отпуска, больничные и командировки за месяц до закрытия периода
- 2Проверьте, что документы проведены и даты не пересекаются между собой
- 3При необходимости введите документ «Табель» для ручной корректировки фактического времени
- 4Сформируйте отчет Т-13 и сверьте с первичными документами
- 5Только после этого запускайте расчет зарплаты
Когда нужен ручной документ «Табель»
Документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Табели») используется, если фактическое время отличается от планового и это не оформлено другими документами: например, сотрудник отработал часть дня, или учет ведется по фактическим явкам. После проведения такого табеля данные по графику за указанные дни заменяются введенными вручную.
Учтите ограничение: если по сотруднику за период введен ручной табель, а потом проводится отпуск или больничный, возможны конфликты — программа ориентируется на последний по приоритету документ. Поэтому ручные табели вводят в последнюю очередь, после всех кадровых документов.
Шаг 4. Формирование отчета Т-13
Откройте «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и, при необходимости, подразделение. Нажмите «Сформировать».
Отчет покажет по каждому сотруднику коды явок и неявок по дням, итоги отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом. Форму можно вывести на печать и подписать у ответственных лиц — для этого в настройках отчета укажите должностных лиц.
Шаг 5. Проверка табеля перед расчетом зарплаты
Перед окончательным расчетом сверьте табель с первичными данными. Основные контрольные точки: совпадает ли норма дней с производственным календарем, все ли больничные и отпуска отражены, нет ли у уволенных сотрудников явок после даты увольнения.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарем для данного графика
Норма нулевая или меньше ожидаемой — график не заполнен на период
Коды Б, ОТ, К стоят ровно в дни действия документов
В дни больничного стоит явка «Я» — документ не проведен или даты не совпадают
После даты увольнения явок нет
Явки продолжаются после увольнения — проверьте дату в кадровом документе
Явки начинаются с даты приема
Пустой табель у принятого сотрудника — не указан график работы
Дополнительно полезен отчет «Анализ отсутствий» или «Остатки отпусков» — он помогает найти сотрудников, у которых отпуск оформлен, но в табель не попал из-за ошибки в датах.
Типичные ошибки и как их исправить
Особенности табеля в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 функционал по учету рабочего времени проще, чем в ЗУП. Табель формируется автоматически по графику и введенным документам отпусков и больничных; если сотрудник отсутствовал по другим причинам, время корректируется вручную через документ «Начисление зарплаты» (табличная часть с днями и часами) или через документ «Отсутствие» в новых релизах.
Если в организации есть сменные графики, суммированный учет, работа в ночное время или большое количество видов отсутствий, Бухгалтерии может не хватить — это прямой признак того, что для кадрового учета и расчета зарплаты нужна конфигурация ЗУП с последующей синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.
Сравнение вариантов
Полный учет рабочего времени: сменные графики, суммированный учет, все виды отсутствий, ручные табели. Подходит организациям с кадровиком и сложными режимами работы
Базовый табель по пятидневке с отпусками и больничными. Подходит небольшим организациям с простым графиком, ограничение — нет полноценного учета смен и отклонений
Данные из СКУД или сторонних систем загружаются в ЗУП обработкой. Подходит при большом штате, но требует настройки обмена и контроля загруженных данных
Часто задаваемые вопросы
Можно ли заполнить табель в 1С полностью вручную, без графиков?
Технически да — через документ «Табель» в ЗУП, где время вводится по дням вручную. Но это трудоемко и чревато ошибками: норма времени для расчета зарплаты все равно берется из графика. Ручной ввод оправдан только как корректировка отдельных дней.
Почему в табеле у сотрудника пусто, хотя он работает?
Чаще всего не назначен график работы в документе приема или график не заполнен на текущий период. Проверьте карточку сотрудника и заполненность графика за нужный месяц, затем переформируйте отчет.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
В ЗУП — документом «Работа в выходные и праздники» (раздел «Зарплата»). В табеле появится код «РВ» с указанием часов, а при расчете зарплаты будет начислена повышенная оплата или предоставлен отгул — в зависимости от настроек документа.
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13, какую печатать из 1С?
Т-12 включает раздел расчета оплаты труда и предназначена для ручного ведения. При автоматизированном учете в 1С применяется Т-13 — только учет использования рабочего времени. Организация вправе использовать и собственную форму, утвержденную в учетной политике.
Нужно ли формировать табель, если все сотрудники на окладе и отсутствий не было?
Да. Табель — обязательный документ учета рабочего времени независимо от системы оплаты. Даже при полностью отработанном месяце он подтверждает явки и служит основанием для начисления зарплаты; его могут запросить при проверке или трудовом споре.
Как исправить табель за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?
Исправления вносятся документами текущим периодом: например, неучтенный больничный вводится с фактическими датами, программа выполнит перерасчет в текущем месяце. Напрямую редактировать закрытый период не следует — это нарушит связность учета и отчетности.
Что важно запомнить
Табель в 1С — это автоматический отчет на основе графиков работы и документов отсутствий. Порядок работы: заполнить графики, назначить их сотрудникам, ввести все отклонения, сформировать Т-13 и сверить с первичкой до расчета зарплаты. Изменения условий оформляйте только кадровыми документами с правильной датой.