Учет и Финансы · 11 мин
Как составить авансовый отчет в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчёта в 1С:Бухгалтерии 8.3: заполнение документа, оприходование авансов, чеков, оплата поставщикам, проводки.
Авансовый отчёт в 1С — это документ, которым подотчётное лицо подтверждает расходование денег, полученных из кассы или на банковскую карту организации. Без правильно оформленного отчёта нельзя списать подотчётные суммы, принять к вычету НДС по командировочным расходам и закрыть расчёты с сотрудником.
Дальше рассмотрим работу на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» — именно в ней авансовые отчёты оформляют чаще всего. Логика в других конфигурациях (УПП, КА, ERP) похожа: отличаются названия разделов и состав вкладок, но принцип тот же — выдача аванса, подтверждение расходов документами, закрытие задолженности.
Прежде чем создавать отчёт, убедитесь, что сотруднику действительно выданы деньги: оформлен расходный кассовый ордер или документ списания с расчётного счёта на карту. Авансовый отчёт не «выдаёт» деньги сам — он только отражает их расходование, поэтому цепочка «выдача → отчёт» обязательна.
Когда нужен авансовый отчёт и какие данные подготовить
Отчёт оформляется всякий раз, когда сотрудник потратил деньги организации, полученные под отчёт: на командировку, покупку материалов, хозяйственные нужды, оплату услуг или расчёты с поставщиками наличными. Если сотрудник потратил собственные деньги и принёс чеки, это тоже оформляется авансовым отчётом — с последующим возмещением перерасхода.
Перед началом работы соберите первичные документы: кассовые и товарные чеки, БСО, накладные, счета-фактуры, билеты, посадочные талоны, акты. Проверьте, что на чеках есть реквизиты, позволяющие идентифицировать покупку, и что сотрудник указан в справочнике «Физические лица» и оформлен в штат организации.
Также убедитесь, что у сотрудника нет непогашенной задолженности по прошлым авансам — по правилам многих организаций новый аванс не выдаётся, пока не закрыт предыдущий. Посмотреть состояние расчётов можно через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Документ выдачи должен быть проведён раньше авансового отчёта
Карточка заполнена, сотрудник принят в организацию
Даты документов не позже даты отчёта, реквизиты читаемы
Нет зависшего остатка по прошлым авансам
Где находится документ и как его создать
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчёты». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника-подотчётника и дату отчёта — обычно это день, когда сотрудник сдал отчёт в бухгалтерию.
Поле «Склад» заполняется, если сотрудник приобретал товары или материалы, которые нужно оприходовать. Дата документа важна: она определяет период отражения расходов в учёте и курс пересчёта валютных авансов, поэтому не ставьте дату «задним числом» без необходимости.
Если отчёт оформляется по командировке, удобно сначала проверить, что сама командировка и выдача аванса уже отражены в программе — тогда суммы подтянутся автоматически при заполнении вкладки «Авансы».
Вкладка «Авансы»: оприходование выданных денег
Первая вкладка показывает, какие авансы получил сотрудник. Нажмите «Добавить» и выберите документ выдачи: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта (при перечислении на карту). Программа подставит сумму аванса автоматически.
Если сотруднику выдавалось несколько авансов, добавьте каждый документ отдельной строкой. Общая сумма по вкладке «Авансы» — это лимит, в пределах которого сотрудник отчитывается; превышение означает перерасход, который организация должна возместить.
Если сотрудник отчитывается за собственные деньги (перерасход без выданного аванса), вкладку «Авансы» оставьте пустой — программа сформирует задолженность организации перед сотрудником по кредиту счёта 71.
Вкладки расходов: оплата, товары, поставщики, прочее
Расходы распределяются по вкладкам в зависимости от их характера. Правильный выбор вкладки важен, потому что от него зависят проводки, счета учёта и налоговый учёт.
Вкладка «Оплата»
Используется для расходов, оплаченных наличными поставщикам: например, сотрудник расплатился за услуги или товар по счёту. Здесь указывается контрагент, договор, счёт на оплату (при наличии) и сумма. В колонке «НДС» выберите ставку, если налог выделен в документах.
Вкладка «Товары»
Предназначена для оприходования купленных ценностей на склад: материалов, инвентаря, товаров. Добавьте строку, выберите номенклатуру из справочника (или создайте новую), укажите количество, цену и счёт учёта — например, 10.01 для материалов или 41.01 для товаров. Если поставщик выделил НДС и есть счёт-фактура, заполните реквизиты для вычета.
Вкладка «Оплата поставщикам»
Отражает погашение задолженности перед контрагентами, когда сотрудник заплатил по уже существующему долгу. Укажите контрагента, договор и документ расчётов — программа закроет задолженность по счёту 60.
Вкладка «Прочее»
Сюда попадают командировочные расходы (суточные, проживание, проезд), представительские расходы, услуги связи и прочие затраты без оприходования ценностей. Для каждой строки укажите счёт затрат (например, 26, 44) и аналитику: подразделение, статью затрат. Суточные отражаются отдельной строкой без подтверждающих документов — в пределах норм, установленных локальными актами организации.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» → «Создать»
- 2Заполните организацию, сотрудника и дату отчёта
- 3На вкладке «Авансы» добавьте документы выдачи денег
- 4Заполните вкладки расходов по первичным документам с указанием счетов учёта и НДС
- 5Сверьте итоговую сумму расходов с суммой чеков сотрудника
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 7Распечатайте форму АО-1 при необходимости и подшейте первичку
Проведение, проводки и печать формы
После заполнения нажмите «Провести» и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Типовая картина: Дт счетов затрат (10, 26, 41, 44, 60) — Кт 71 на сумму подтверждённых расходов. Если аванс был выдан ранее, задолженность по дебету 71 закрывается; если расходы превысили аванс, на кредите 71 появится долг организации перед сотрудником.
Для печати используйте кнопку «Авансовый отчет (АО-1)» в командной панели документа. Унифицированная форма АО-1 не является обязательной — организация вправе утвердить собственную форму в учётной политике, но типовая печатная форма 1С закрывает потребности большинства компаний.
После подписания отчёта руководителем и бухгалтером подшейте к нему все первичные документы. В программе документ остаётся проведённым; при необходимости исправления отмените проведение, внесите правки и проведите заново — проводки пересчитаются автоматически.
Как проверить результат
Дт затратных счетов — Кт 71, суммы совпадают с чеками
Проводки на счёт 71 отсутствуют или суммы не сходятся
Остаток равен невозвращённому авансу или перерасходу
Зависшая сумма, которой нет в первичке
Расходы = сумма авансов ± перерасход/остаток
Итог больше суммы чеков — значит, строка добавлена дважды
Выделен только при наличии счёта-фактуры или чека с НДС
НДС принят к вычету без документа-основания
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — авансовый отчёт создан раньше документа выдачи денег или вообще без него. В результате на вкладке «Авансы» нечего выбрать, а в учёте образуется необоснованный перерасход. Всегда проверяйте, что РКО или списание со счёта проведены и датированы раньше отчёта.
Вторая типичная ошибка — неверный выбор вкладки: купленные материалы отражают на вкладке «Прочее» вместо «Товары». Тогда ценности не приходуются на склад, счёт 10 не закрывается, а инвентаризация покажет расхождения. Правило простое: всё, что должно числиться на складе, вносится через «Товары».
Третья группа ошибок связана с НДС: налог выделяют по чекам, где он не указан, или принимают к вычету без счёта-фактуры. Помните, что вычет по подотчётным расходам возможен только при наличии корректных документов; чек с выделенным НДС без счёта-фактуры даёт право отразить налог в учёте, но вопрос вычета зависит от требований налогового учёта вашей организации.
Особые ситуации: перерасход, возврат, валюта
Если сотрудник потратил больше выданного, разница после проведения отчёта повиснет на кредите счёта 71. Возместите перерасход расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» или перечислением на карту — задолженность закроется.
Непотраченный остаток сотрудник возвращает в кассу. Оформите приходный кассовый ордер с операцией «Возврат от подотчётного лица» — после проведения сальдо по счёту 71 обнулится. Не оставляйте остатки «висеть» месяцами: это привлекает внимание при проверках и искажает отчётность.
При загранкомандировках аванс часто выдаётся в валюте. В отчёте укажите валюту документа, а пересчёт в рубли программа выполнит сама по курсам ЦБ. Если сотрудник обменивал валюту, курс обмена подтверждается справкой банка — приложите её к отчёту.
Как выбрать вкладку для расхода
Частые вопросы
Можно ли оформить авансовый отчёт, если деньги не выдавались, а сотрудник платил своими?
Да. Создайте отчёт, оставьте вкладку «Авансы» пустой и заполните расходы по чекам. После проведения образуется задолженность организации перед сотрудником (кредит счёта 71), которую нужно погасить через РКО или перечисление на карту.
Где в 1С посмотреть долги подотчётных лиц?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» в разделе «Отчёты». Дебетовое сальдо — неизрасходованные авансы за сотрудниками, кредитовое — долг организации по перерасходу.
Чем отличается вкладка «Оплата» от «Оплата поставщикам»?
«Оплата» фиксирует факт оплаты по счёту или услуге, когда расчёты с контрагентом только начинаются. «Оплата поставщикам» закрывает уже существующую задолженность перед контрагентом по ранее отражённому документу расчётов.
Нужно ли прикладывать чеки к суточным?
Нет, суточные выплачиваются без подтверждающих документов в размере, установленном локальными актами организации. В отчёте они отражаются отдельной строкой на вкладке «Прочее» за каждый день командировки.
Как исправить уже проведённый авансовый отчёт?
Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», внесите изменения и проведите заново. Если период закрыт, согласуйте правку с бухгалтерией: изменение прошлых периодов может потребовать корректировки отчётности.
Можно ли отразить в одном отчёте и командировку, и покупку материалов?
Да, один документ может включать расходы разных видов: командировочные — на вкладке «Прочее», покупку ценностей — на вкладке «Товары». Главное, чтобы каждая строка подтверждалась первичным документом и итог сходился с выданным авансом.
Что важно запомнить
Сначала проведите выдачу аванса, затем создайте отчёт в разделе «Банк и касса». Заполняйте вкладку, соответствующую виду расхода, указывайте счета учёта и НДС только по подтверждающим документам. После проведения сверьте проводки по счёту 71 и закройте перерасход или остаток кассовыми документами.