Как в 1С сформировать счет на оплату

Счет на оплату — один из самых частых документов в работе менеджера и бухгалтера. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей 11, УНФ, Комплексная автоматизация) документ создается за пару минут: программа сама подставляет реквизиты организации и покупателя, рассчитывает итоговую сумму и формирует печатную форму. Главное — заранее правильно заполнить справочники, иначе в счет попадут неверные реквизиты.

Ниже разобраны основные сценарии: создание счета вручную, формирование на основании заказа клиента, выставление в валюте, печать и отправка покупателю. Также приведены способы проверить результат и типичные ошибки, из-за которых оплата может «не найти» ваш счет.

Что проверить перед созданием счета

Правильный счет начинается не с самого документа, а с заполненных справочников. Если в карточках нет данных, программа подставит пустые реквизиты, и покупатель получит счет, который его банк или бухгалтерия не примет.

Откройте карточку вашей организации (раздел «Главное» — «Реквизиты организации» в Бухгалтерии или «Настройка» — «Организации» в УТ) и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП, адрес и действующий расчетный счет с БИК банка. Затем проверьте карточку контрагента-покупателя: ИНН, КПП, юридический адрес. По ИНН 1С умеет автоматически заполнять реквизиты из сервиса ФНС — используйте кнопку «Заполнить по ИНН», чтобы исключить опечатки.

Если с покупателем заключен договор, создайте его в карточке контрагента до выставления счета. Номер и дата договора попадут в печатную форму, а без договора в ряде конфигураций документ не проведется или проведется с предупреждениями.

Как создать счет на оплату вручную

Ручной способ подходит, когда счет выставляется без предварительного заказа — например, разовая услуга новому клиенту. Порядок действий в типовых конфигурациях практически одинаков.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Продажи» — «Счета покупателям» и нажмите «Создать». В 1С:Управление торговлей 11 путь такой: «Продажи» — «Счета на оплату» — «Создать». В УНФ счет находится в разделе «Продажи» — «Счета на оплату».

Заполните шапку документа: выберите контрагента из справочника, договор (подставится по умолчанию, если он один) и организацию, если их в базе несколько. Затем в табличной части добавьте номенклатуру: нажмите «Добавить» или «Подобрать», укажите товар или услугу, количество и цену. Сумма, ставка и сумма НДС рассчитаются автоматически в соответствии с настройками налогообложения.

1. 1
   Откройте список счетов: «Продажи» — «Счета покупателям» (или «Счета на оплату»)
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите контрагента и договор
3. 3
   Добавьте в табличную часть товары или услуги, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и ставку НДС внизу документа
5. 5
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   Через кнопку «Печать» сформируйте печатную форму счета

После заполнения нажмите «Провести». Документу присвоится номер по нумератору конфигурации. Если планируете править счет позже, можно записать его без проведения — кнопка «Записать».

Как сформировать счет на основании заказа клиента

Если продажа оформлена заказом клиента, счет создается в один клик, и это рекомендуемый способ: исключается расхождение сумм между заказом, счетом и последующей реализацией. Откройте документ «Заказ клиента» и нажмите кнопку «Создать на основании» — «Счет на оплату». В УТ 11 эта кнопка находится на командной панели формы документа.

Программа скопирует в счет контрагента, договор и всю табличную часть заказа. Проверьте цены: если в заказе действовали скидки, они перенесутся корректно, но при изменении цен вручную связь с заказом по сумме нарушится, и в отчетах по заказам появятся расхождения.

Аналогично счет создается из коммерческого предложения и из документа «Реализация товаров и услуг» — последний вариант используют, когда отгрузка уже произошла, а счет нужен для архива или повторной отправки покупателю.

Если клиент просит разбить оплату на части, создавайте несколько счетов на основании одного заказа, указывая в каждом свою сумму аванса. В УТ 11 для этого удобно использовать механизм этапов оплаты в самом заказе — тогда счета сформируются по графику.

Настройка печатной формы и отправка покупателю

Печатная форма формируется кнопкой «Печать» в шапке документа. В типовых конфигурациях доступны варианты «Счет на оплату», а также форма с факсимиле (подписью и печатью), если в настройках организации загружены изображения подписи руководителя и печати. Загружаются они в карточке организации, раздел с реквизитами печатных форм.

Перед отправкой проверьте в печатной форме: номер и дату счета, реквизиты продавца и банка, реквизиты покупателя, наименование позиций, итоговую сумму и сумму НДС прописью. Если в счете указан банковский счет, убедитесь, что он действующий — закрытые счета следует пометить на удаление или снять признак основного, чтобы программа не подставляла их в новые документы.

Отправить счет можно прямо из 1С: кнопка «Отправить» — «По электронной почте» сформирует письмо с вложением в формате PDF. Для этого должна быть настроена учетная запись почты в разделе «Администрирование» — «Органайзер». Также форму можно сохранить в PDF или Excel через «Файл» — «Сохранить как» и передать любым удобным способом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты продавца в печатной форме

Норма

ИНН, КПП, расчетный счет и БИК совпадают с актуальными данными банка

Тревожный признак

Пустые поля, старый расчетный счет или неверный БИК

Сумма и НДС

Норма

Итоговая сумма совпадает с договоренностью, НДС выделен или указано «без НДС»

Тревожный признак

Сумма не сходится с заказом, НДС рассчитан по неверной ставке

Номер счета

Норма

Номер уникален и соответствует нумерации организации

Тревожный признак

Дублирующийся номер — клиент может оплатить не тот счет

Счет в валюте и с авансовым платежом

Для валютных договоров в документе выберите договор с валютой расчетов — поле валюты станет доступным в шапке счета. Программа рассчитает рублевый эквивалент по курсу на дату документа, если курсы валют загружены в базу. Проверьте актуальность курса в регистре «Курсы валют», иначе сумма будет посчитана по устаревшему значению.

Частичная оплата оформляется либо отдельным счетом на сумму аванса, либо в УТ 11 через этапы оплаты в заказе: укажите процент предоплаты, и система сформирует счет ровно на эту долю. Не редактируйте вручную сумму в счете, созданном на основании заказа с этапами оплаты, — это нарушит контроль расчетов.

Типичные ошибки при выставлении счетов

Большинство проблем со счетами возникает не из-за самой 1С, а из-за устаревших данных в справочниках и нарушения последовательности документов. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Чтобы избежать дублей, перед созданием нового счета откройте список счетов с отбором по контрагенту и проверьте, нет ли уже выставленного документа на ту же сумму. В УТ 11 удобно смотреть связанные документы через кнопку «Структура подчиненности» в заказе клиента.

Если счет выставлен ошибочно и по нему нет оплаты, пометьте его на удаление или используйте команду отмены. Помеченный на удаление счет не участвует в расчетах и не попадет в отчеты по задолженности.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет на оплату физическому лицу в 1С?

Да. Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО — ИНН и КПП не обязательны. В печатной форме в качестве покупателя будет указано ФИО. Оплатить такой счет физлицо может через банк по реквизитам или по QR-коду, если в вашей конфигурации подключен вывод QR-кода в печатную форму.

Почему в печатной форме счета пустые банковские реквизиты?

Чаще всего у организации не указан основной банковский счет или он заполнен без БИК. Откройте карточку организации, перейдите к списку банковских счетов и проверьте, что нужный счет помечен как основной и содержит БИК, наименование и корсчет банка. После исправления переформируйте печатную форму.

Как изменить номер счета, если нумерация сбилась?

Откройте документ и исправьте номер вручную — поле доступно для редактирования. Учтите, что если по счету уже была оплата, менять номер не стоит: платеж в выписке сопоставлялся по назначению платежа со старым номером. Для массовой проблемы с нумерацией используйте обработку перенумерации документов.

Формирует ли счет на оплату проводки в 1С:Бухгалтерии?

Нет, документ «Счет покупателю» не создает бухгалтерских проводок и не влияет на учет. Проводки появятся только при отгрузке (реализация) и поступлении оплаты (поступление на расчетный счет). Счет нужен исключительно для информирования покупателя о сумме и реквизитах для оплаты.

Как выставить счет сразу с подписью и печатью?

Загрузите изображения подписи руководителя и печати в карточку организации (раздел настроек печатных форм). Затем при печати выберите вариант формы «с факсимиле» — в УТ 11 и Бухгалтерии такой вариант есть в списке кнопки «Печать». Сканированные изображения должны быть на прозрачном или белом фоне, иначе форма будет выглядеть неаккуратно.

Что делать, если клиент просит счет в формате Word или Excel?

Сформируйте стандартную печатную форму и сохраните её через «Файл» — «Сохранить как», выбрав формат Excel. Для Word сначала сохраните в Excel или скопируйте табличный документ. Альтернатива — создать собственный внешний шаблон печатной формы в формате DOCX через механизм «Дополнительные отчеты и обработки», если такая потребность возникает регулярно.