Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С сформировать акт сверки в разрезе договоров
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С с детализацией по договорам: настройки в БП 3.0 и УТ, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт сверки взаиморасчетов в разрезе договоров нужен, когда с одним контрагентом заключено несколько договоров и задолженность по каждому учитывается отдельно. Стандартный отчет «Акт сверки взаиморасчетов» в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей умеет группировать данные по договорам, но для этого нужно правильно настроить параметры и убедиться, что учет ведется корректно.
Если в настройках не включить детализацию по договорам, программа свернет все обороты и остатки в одну сумму по контрагенту. В результате акт не покажет, по какому договору числится долг, и контрагент может отказаться его подписывать. Ниже разобраны настройки для типовых конфигураций, способы проверки результата и разбор типичных проблем.
Где находится отчет об акте сверки в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 акт сверки вызывается двумя способами. Первый — раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами», где создается документ «Акт сверки взаиморасчетов» с возможностью печати. Второй — раздел «Отчеты» → «Акт сверки расчетов с контрагентом» как отдельный отчет без сохранения документа в базе.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации отчет расположен в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Отчеты» → «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом», а также доступен из карточки контрагента по кнопке «Отчеты». В УНФ аналогичный отчет находится в разделе «Компания» или «Деньги».
Принципиальная разница между документом и отчетом: документ «Акт сверки» в Бухгалтерии сохраняется в журнале, его можно вернуть контрагенту, отметить статус согласования и хранить историю сверок. Отчет же формируется «на лету» и ничего не сохраняет. Для регулярной работы с контрагентами удобнее документ, для разовой проверки — отчет.
Настройка детализации по договорам
Ключевая настройка находится в расширенных параметрах отчета. В форме акта сверки нажмите «Ещё» → «Изменить вариант отчета» или кнопку «Показать настройки» (в зависимости от конфигурации). Перейдите на закладку «Дополнительные настройки» и установите флажок «Разбить по договорам». После этого каждый договор будет выведен отдельным блоком со своим сальдо и оборотами.
Дополнительно полезны флажки «Выводить полные данные» (показывает все документы, а не только образующие задолженность) и «Выводить счета-фактуры» при необходимости. Если нужно видеть расчеты в валюте, отметьте соответствующий параметр — для валютных договоров это критично, иначе расхождения из-за курсовых разниц будут неочевидны.
- 1Откройте отчет или документ «Акт сверки взаиморасчетов» в нужном разделе
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3Откройте расширенные настройки («Ещё» → «Изменить вариант отчета» или «Показать настройки»)
- 4На закладке «Дополнительные настройки» включите «Разбить по договорам»
- 5При необходимости включите «Выводить полные данные» и отбор по конкретному договору
- 6Сформируйте отчет и проверьте сальдо по каждому договору
- 7Выведите на печать или сохраните документ в журнале актов сверки
Отбор по конкретному договору
Если акт нужен только по одному договору, в настройках добавьте отбор: поле «Договор» → «Равно» → выберите нужный договор из справочника. Это удобно, когда контрагент запрашивает сверку по отдельной поставке или когда по разным договорам сверку проводят разные менеджеры.
В документе «Акт сверки взаиморасчетов» в Бухгалтерии договор можно указать прямо в шапке — тогда табличная часть заполнится только документами по этому договору. Если поле договора оставить пустым, в акт попадут все договоры контрагента, и группировка будет выполняться по настройке «Разбить по договорам».
Условия корректного заполнения: почему договоры «теряются»
Группировка по договорам работает только тогда, когда договор реально указан в документах расчетов: реализациях, поступлениях, счетах-фактурах, платежных поручениях. Если в части документов поле «Договор» пустое или заполнено «без договора», такие обороты попадут в отдельный блок без договора или исказят сальдо.
Вторая частая причина — настройки счетов расчетов. Убедитесь, что в плане счетов у счетов 60, 62, 76 включена аналитика по договорам (субконто «Договоры»). Если аналитика отключена или изменялась в середине периода, данные за разные периоды могут группироваться по-разному.
Третий момент — способ ведения расчетов в договоре. В Бухгалтерии 3.0 в карточке договора есть признак порядка расчетов; в УТ 11 — варианты «по договору в целом», «по заказам», «по накладным». Если расчеты ведутся по заказам, акт по договору покажет сводное сальдо, но детализация внутри может не совпадать с ожиданиями контрагента.
Проверка результата перед отправкой контрагенту
Перед печатью сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62, сгруппированной по контрагенту и договорам. Суммы должны совпасть до копейки. Если акт формируется в документе «Акт сверки взаиморасчетов», программа сама показывает расхождение с данными учета — ненулевое расхождение означает, что часть документов не попала в акт из-за отборов или периода.
Проверьте границы периода: документы, проведенные последним днем периода после формирования акта, создадут расхождение при повторной сверке. Рекомендуется формировать акт после закрытия периода или фиксировать дату и время формирования в примечании.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62 в разрезе договоров
Есть разница — ищите документы без договора или с другим договором
Блока нет, все обороты распределены по договорам
Есть обороты без договора — проверьте заполнение поля в документах
Расхождение равно нулю
Ненулевое расхождение — проверьте отборы и период
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — формировать акт без включения флажка «Разбить по договорам» и затем вручную разносить суммы по договорам в Excel. Это долго и чревато ошибками: при любой перепроводке документа ручная разбивка устаревает. Всегда используйте штатную группировку.
Вторая ошибка — задвоенные договоры в справочнике. Если для одного реального договора заведено два элемента (например, с разным написанием номера), акт покажет два блока, и контрагент не сможет сверить суммы. Перед сверкой полезно проверить справочник договоров контрагента на дубли.
Ограничение типовых отчетов: если учет ведется по заказам/счетам, а не по договорам в целом, акт сверки по договору может не показать детализацию до отгрузочных документов. В таких случаях используйте отчеты «Задолженность клиентов» / «Задолженность поставщикам» или «Ведомость расчетов с контрагентами» с группировкой по договору и документу расчетов.
Альтернативные отчеты и печатные формы
Если типовой акт не дает нужной детализации, используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» с отбором по контрагенту и группировкой по договорам — она показывает сальдо и обороты, но без перечня документов. Для перечня документов подойдет «Анализ субконто» или «Карточка счета» с субконто «Договоры».
В УТ 11 и КА есть отчет «Ведомость расчетов с партнерами», который строится по данным расчетных регистров и корректно отражает расчеты по заказам и накладным. Он не является официальным актом сверки, но удобен для внутренней проверки перед формированием акта.
Печатная форма акта настраивается: в документе «Акт сверки» доступны варианты с выводом номеров договоров в заголовках блоков, подписантов и места для отметок контрагента о расхождениях. Если стандартной формы недостаточно, её можно доработать через механизм внешних печатных форм без изменения конфигурации.
Чем формировать сверку
Подходит для официальной сверки: сохраняется в базе, есть статусы согласования и печатная форма. Ограничение — только Бухгалтерия и подобные конфигурации.
Быстрый вариант для разовой проверки, ничего не сохраняет в журнале. Требует ручной настройки группировки по договорам.
Дает только сальдо и обороты без документов. Подходит для контроля сумм, но не для подписания с контрагентом.
Корректна при расчетах по заказам и накладным, но не является официальной формой акта сверки.
Часто задаваемые вопросы
Почему в акте сверки все суммы свернуты, хотя договоров несколько?
Почти всегда причина в том, что в расширенных настройках отчета не включен флажок «Разбить по договорам». Откройте «Ещё» → «Изменить вариант отчета», перейдите в «Дополнительные настройки» и установите этот флажок, затем сформируйте отчет заново.
Часть оборотов попадает в блок «без договора». Как исправить?
Это документы, в которых поле «Договор» не заполнено. Найдите их через «Карточку счета» по контрагенту за период, откройте каждый документ и укажите договор. Для документов закрытых периодов согласуйте исправление с главным бухгалтером, так как перепроведение может повлиять на отчетность.
Можно ли сформировать один акт сразу по нескольким контрагентам?
Типовой акт формируется по одному контрагенту. Для массовой рассылки используйте групповое создание документов «Акт сверки» через обработки или формируйте акты в цикле по списку контрагентов из отчета по задолженности.
Сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью. Где искать ошибку?
Проверьте три вещи: совпадают ли отборы (организация, контрагент, период), нет ли документов без договора или с другим договором, и не проводились ли документы после формирования акта. Также убедитесь, что в акт включены все расчетные счета (60, 62, 76), по которым ведутся расчеты с этим контрагентом.
Как вывести в акте расчеты в валюте по валютному договору?
В настройках отчета включите параметр вывода данных в валюте (обычно «Валютная сумма» в показателях). Тогда по валютным договорам акт покажет суммы в валюте и рублевый эквивалент, что позволит контрагенту сверить курсовые разницы.
Можно ли изменить печатную форму акта без доработки конфигурации?
Да, через механизм внешних печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Внешняя печатная форма подключается без изменения типовой конфигурации и не мешает обновлениям.
Что важно запомнить
Акт сверки в разрезе договоров формируется штатным отчетом: достаточно включить «Разбить по договорам» в дополнительных настройках. Корректность зависит от заполнения договоров в документах и аналитики счетов расчетов. Перед отправкой контрагенту сверьте сальдо с ОСВ по счетам 60/62 и убедитесь, что нет оборотов без договора.