Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С сформировать акт сверки с поставщиком
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов с поставщиком в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей: настройка отчета, проверка расхождений, печать и подписание.
Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком нужен, чтобы подтвердить сумму задолженности перед закрытием периода, перед платежом по крупному договору или при смене главного бухгалтера. В типовых конфигурациях 1С документ формируется автоматически на основании проведенных поступлений, оплат и возвратов — ручной ввод не требуется, если учет ведется корректно.
Инструкция ниже подходит для 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Управление торговлей (ред. 11), где механизм сверки реализован по-разному. В Бухгалтерии это документ «Акт сверки взаиморасчетов», в УТ — отчет «Сверка взаиморасчетов с партнером». Оба варианта разобраны с указанием точного пути по меню.
Перед формированием акта убедитесь, что все документы по контрагенту за период проведены, а взаимозачеты и корректировки долга отражены. Иначе акт покажет расхождения, которых в реальности нет, и поставщик его не подпишет.
Что подготовить перед формированием акта
Сверка имеет смысл только при полном отражении операций. Проверьте, что за сверяемый период в базе проведены все поступления товаров и услуг от поставщика, все платежные поручения списаны с расчетного счета, а возвраты и корректировки оформлены документами, а не «висят» в переписке.
Второе условие — корректная аналитика. Расчеты должны вестись по конкретному контрагенту и договору, а не свалены на один общий договор «без аналитики». Если по одному поставщику заведено несколько карточек контрагента (дубликаты), акт по одной из них покажет неполную картину. Дубликаты стоит объединить через обработку поиска и замены дублей до сверки.
Третий момент — согласуйте с поставщиком, сальдо на какую дату вы сверяете и по какому договору. Если договоров несколько, акты обычно формируют по каждому отдельно либо один общий по контрагенту — это нужно оговорить заранее, чтобы обе стороны сравнивали одинаковые данные.
Акт сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3
Откройте раздел «Покупки» и выберите пункт «Акты сверки взаиморасчетов» (тот же журнал доступен из раздела «Продажи»). Нажмите «Создать». Если пункта нет в меню, проверьте, что в настройках функциональности («Главное» → «Функциональность») включен учет расчетов с контрагентами.
В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. На вкладке, отвечающей за отбор, можно ограничить сверку конкретным договором — рекомендуется делать именно так, если договоров несколько. Затем нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»: программа подберет все проведенные документы по счетам расчетов (60, 76 и другие, настроенные для расчетов с поставщиками).
После заполнения табличная часть покажет две колонки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Вторая колонка изначально дублирует первую — её заполняют после получения ответа от поставщика, если он сообщил свои цифры. Проверьте итоговое сальдо: оно должно совпасть с остатком по счету 60.01/60.02 в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату.
- 1Откройте «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчетов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 4Сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 60
- 5Проведите документ и распечатайте акт в двух экземплярах
Печать и подписание акта
Из проведенного документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму акта. В типовой конфигурации доступна печатная форма с расшифровкой по документам — именно её обычно ждут контрагенты, потому что по одной итоговой сумме расхождение найти невозможно. В настройках печати можно вывести подписанта (руководителя или главного бухгалтера) — данные подтянутся из карточки организации, поэтому проверьте, что они актуальны.
Акт распечатывается в двух экземплярах: один остается у вас, второй передается поставщику. Поставщик сверяет данные со своим учетом, при совпадении подписывает и возвращает один экземпляр, при расхождении — указывает свои суммы в соответствующей колонке или письменно перечисляет разногласия.
Если обмен документами ведется через ЭДО, акт можно отправить электронно прямо из 1С, если оператор ЭДО и контрагент поддерживают этот формат. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Сверка в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 отдельного документа «Акт сверки» в базовой поставке нет — используется отчет. Откройте раздел «Закупки» → «Отчеты по закупкам» и найдите «Сверка взаиморасчетов с партнером» (в некоторых версиях отчет называется «Ведомость расчетов с партнерами» с вариантом сверки). Установите период, выберите партнера и при необходимости соглашение или договор, затем сформируйте отчет.
Отчет покажет обороты по документам расчетов и итоговую задолженность. Для передачи поставщику его сохраняют в PDF или Excel через кнопку сохранения табличного документа. Если требуется форма именно с графами «по данным сторон», её добавляют как внешнюю печатную форму или дорабатывают макет — это уже задача для специалиста по 1С.
Сравнение вариантов
Подходит для официальной сверки с подписанием: есть печатная форма с двумя колонками и фиксация акта в базе. Ограничение — заполняется только по счетам бухучета, управленческие расчеты не видит.
Быстрый способ проверить расчеты по партнеру без создания документа. Ограничение — нет типовой формы с колонкой «по данным контрагента», для официальной сверки нужна доработка или выгрузка в Excel.
Универсальный внутренний инструмент для поиска расхождений по договорам и документам. Не предназначен для передачи контрагенту — только для самопроверки.
Как проверить результат и найти расхождения
Главный контрольный ориентир — сальдо акта должно совпадать с остатком по оборотно-сальдовой ведомости по счетам расчетов с этим контрагентом на конечную дату сверки. Если цифры разошлись, ищите документы, проведенные задним числом после формирования акта, ручные операции по счету 60 без указания договора или документы, оформленные на дублирующую карточку контрагента.
Если расхождение видит поставщик, разбирайте его построчно по первичным документам: номер и дата накладной или платежки есть в расшифровке акта. Типичные причины — платеж, отправленный в последний день периода и еще не прошедший по банку, разная дата отражения накладной у двух сторон (переход права собственности) и неучтенный одной из сторон возврат или скидка.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки на дату сверки
Разница — ищите непроведенные документы или ручные операции
Все накладные и платежи периода присутствуют с верными номерами
Пропущены документы или есть чужие документы другого договора
Акт подписан без оговорок, сальдо совпадает
Контрагент указал свои суммы — требуется построчный разбор
Типичные ошибки при сверке
Самая частая ошибка — сверка по контрагенту в целом при нескольких договорах, когда поставщик ведет учет по каждому договору отдельно. Итог сойдется, а структура долга — нет, и при оплате возникнет спор, на какой договор зачитывать платеж. Формируйте акт строго по договору.
Вторая ошибка — забытые корректировки: взаимозачеты, уступки права требования, списание долга. Эти операции проводятся нестандартными документами и легко выпадают из внимания, но в акт попадают и меняют сальдо. Третья ошибка — сверка «на сегодня» при незакрытом месяце: документы еще вносятся, и акт устаревает в день отправки.
Часто задаваемые вопросы
Обязателен ли акт сверки по закону?
Нет, акт сверки не входит в перечень обязательных первичных документов. Это добровольный документ, который стороны используют для подтверждения задолженности. Однако подписанный акт имеет юридическое значение: он может служить доказательством долга в суде и влиять на исчисление срока исковой давности.
Что делать, если поставщик не подписывает акт и не отвечает?
Зафиксируйте факт направления акта (почтовое уведомление, отметка в ЭДО) и установите разумный срок ответа, если он предусмотрен договором. Отсутствие подписанного акта не отменяет задолженность — она подтверждается первичными документами. Для целей инвентаризации расчетов составьте акт инвентаризации по своим данным с отметкой о неполучении ответа.
За какой период формировать акт сверки?
Обычно сверяют календарный год, квартал или период с даты последней подписанной сверки. Перед годовой отчетностью и при инвентаризации расчеты сверяют на 31 декабря. Если расхождений много, сузьте период до месяца и найдите точку, где учет сторон разошелся, затем расширяйте сверку.
Почему акт заполнился не всеми документами?
Чаще всего причина в том, что часть документов не проведена, оформлена на другой договор или на дублирующую карточку контрагента. Также проверьте отбор в документе сверки: если указан конкретный договор, операции по другим договорам в акт не попадут. Реже встречаются ручные операции, где счет расчетов не входит в список счетов сверки.
Можно ли сформировать акт сверки в разрезе нескольких договоров одним документом?
В 1С:Бухгалтерии в одном акте можно вывести данные по нескольким договорам, если не заполнять отбор по договору, — расшифровка сгруппируется соответствующим образом. Но для подписания поставщиком удобнее отдельные акты по каждому договору: так проще сопоставлять суммы с учетом контрагента и зачитывать платежи.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Бухгалтерии создается документом «Акт сверки взаиморасчетов» с заполнением по данным учета, в УТ 11 — отчетом по расчетам с партнером. Перед сверкой проведите все документы, устраните дубли контрагента и сформируйте акт по конкретному договору. Итоговое сальдо обязательно сверьте с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 60.