Как в 1С сделать выплату самозанятому

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отличается от оформления обычных сотрудников: трудовой договор не заключается, НДФЛ и страховые взносы компания не платит, а подтверждающим документом служит чек из приложения «Мой налог». При этом схема отражения в учете стандартная: договор ГПХ, документ поступления услуг или работ, выплата через банк или кассу.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:ЗУП. Конкретные названия документов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика учета одинакова. Главные точки риска — непроверенный статус самозанятого и отсутствие чека: в этих случаях налоговая может переквалифицировать отношения и доначислить взносы.

Проверка статуса самозанятого перед выплатой

Прежде чем оформлять документы в 1С, убедитесь, что контрагент действительно является плательщиком НПД. Для этого запросите у него справку о постановке на учет в качестве самозанятого — она формируется в приложении «Мой налог» — или проверьте статус самостоятельно по ИНН через сервис ФНС. Статус нужно проверять на дату каждой выплаты, а не один раз при заключении договора.

Если исполнитель утратил статус плательщика НПД, а вы продолжили платить ему как самозанятому, риски ложатся на заказчика: налоговая может доначислить НДФЛ и взносы, как по обычному договору ГПХ с физлицом. Особое внимание — к бывшим сотрудникам: закон запрещает выплаты самозанятому по договору ГПХ, если он был вашим работником в течение последних двух лет.

Создание контрагента и договора в 1С

Самозанятый отражается в 1С как физическое лицо — контрагент. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», создайте новый элемент с видом «Физическое лицо» и заполните ФИО, ИНН, адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты. ИНН обязателен: именно по нему вы будете проверять статус и сверять чеки.

Далее создайте договор с видом «С покупателем» или «Прочее» (в зависимости от конфигурации) — по сути это договор ГПХ на оказание услуг или выполнение работ. Укажите предмет договора, срок и порядок расчетов. Сам договор в бумажном или электронном виде должен содержать существенные условия: предмет, цену, сроки и указание на то, что исполнитель является плательщиком НПД и сам уплачивает налог.

Отражение услуг самозанятого в учете

После выполнения работ или оказания услуг оформите документ поступления. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → вид операции «Услуги (акт)». Выберите контрагента и договор, укажите номенклатуру услуги, сумму и счет затрат — например, 26, 44 или 20, в зависимости от характера работ.

НДС у самозанятых отсутствует — в документе ставится ставка «Без НДС». Проводки будут стандартными: Дт счета затрат — Кт 60.01 (или 76, если используете расчеты с прочими дебиторами). Никаких записей по налогам и взносам с этой выплаты не формируется.

Если работаете в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть отдельный механизм для подрядчиков: документ «Договор работ (услуг)» и начисление по договору ГПХ. Для самозанятого важно в карточке сотрудника-физлица и в документе начисления отключить исчисление НДФЛ и взносов — в свежих релизах есть признак плательщика НПД. Если такого признака в вашей версии нет, проще отразить расчеты в бухгалтерской программе, чтобы не искажать зарплатную отчетность.

Как провести саму выплату

Оплата самозанятому оформляется как обычный расчет с контрагентом. При безналичной оплате создайте документ «Банк и касса» → «Платежные поручения» → вид операции «Оплата поставщику», укажите получателя, договор и сумму. После загрузки выписки банка появится документ «Списание с расчетного счета», который закроет задолженность по счету 60.

Возможна и оплата наличными через «Выдачу наличных» (расходный кассовый ордер) на основании паспорта получателя. Перевод на карту физлица допустим, но назначение платежа формулируйте аккуратно: укажите номер и дату договора, чтобы банк и налоговая могли идентифицировать платеж как расчет по ГПХ, а не как бездокументный перевод.

1. 1
   Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на дату выплаты
2. 2
   Создайте контрагента — физическое лицо, заполните ИНН и реквизиты
3. 3
   Оформите договор ГПХ в карточке контрагента
4. 4
   Введите документ «Поступление услуг (акт)» со ставкой «Без НДС»
5. 5
   Создайте платежное поручение с видом «Оплата поставщику» и проведите оплату
6. 6
   Получите от самозанятого чек из «Мой налог» и подкрепите его к документам
7. 7
   Проверьте отсутствие задолженности по счету 60 в оборотно-сальдовой ведомости

Чек из «Мой налог» — обязательный документ

Чек, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог», — ключевое подтверждение расхода. Без него налоговая может не признать затраты по договору. Чек приходит на email или передается ссылкой/QR-кодом; в нем должны быть ИНН исполнителя, наименование услуги, сумма и дата. Сверьте эти данные с актом и платежным документом.

Храните чеки вместе с договором и актом. В 1С ссылку на чек или его номер удобно фиксировать в комментарии к документу поступления или в дополнительных сведениях контрагента — это упрощает поиск при проверках. Если чек аннулирован (самозанятый отменил его), расход нужно скорректировать, поэтому периодически полезно сверять актуальность чеков.

Проверка результата и закрытие периода

После проведения всех документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 (или 76) и убедитесь, что задолженность перед самозанятым закрыта: остаток по контрагенту и договору должен быть нулевым. Дополнительно проверьте, что по этой выплате не сформированы записи в регистрах по НДФЛ и страховым взносам — их появление означает, что документ оформлен неверно.

В отчетность самозанятые выплаты не попадают: их нет в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведениях. Если контрагент-самозанятый вдруг появился в этих отчетах — ищите ошибку в настройках договора или документа начисления. Также убедитесь, что расход корректно отражен в налоговом учете по налогу на прибыль или УСН, если применяете объект «доходы минус расходы».

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 60/76 по контрагенту

Норма

Нулевой остаток по договору после оплаты

Тревожный признак

Висит дебиторка или кредиторка — документы не проведены или не разнесена оплата

Регистры по НДФЛ и взносам

Норма

Записей по самозанятому нет

Тревожный признак

Есть начисления — документ оформлен как обычный ГПХ

Чек из «Мой налог»

Норма

Сумма, ИНН и дата совпадают с актом и платежом

Тревожный признак

Чек отсутствует, аннулирован или данные расходятся

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов, заказчик налоговым агентом не является. Условие — действующий статус самозанятого и наличие чека из «Мой налог» на каждую выплату.

Можно ли выплатить самозанятому наличными из кассы?

Да, через расходный кассовый ордер с указанием паспортных данных получателя. Обязательность чека из «Мой налог» при этом сохраняется — форма оплаты на нее не влияет.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек до конца отчетного периода. Без чека расход рискованно признавать в налоговом учете: при проверке затраты могут снять. Если чек так и не предоставлен, обсудите с бухгалтером корректировку расходов и удержание суммы из следующих выплат по договору.

Как оформить выплату, если самозанятый — бывший сотрудник?

Если с момента увольнения прошло менее двух лет, выплаты по ГПХ такому лицу облагаются НДФЛ и взносами в общем порядке — статус НПД в этом случае не применяется. Оформляйте обычный договор ГПХ с физлицом.

Нужно ли включать самозанятых в отчетность по страховым взносам?

Нет. Выплаты плательщикам НПД не отражаются в РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях. Появление самозанятого в этих отчетах — признак ошибочного оформления документов.

Какой вид договора выбрать в 1С для самозанятого?

В 1С:Бухгалтерии обычно используют договор «С поставщиком» или «Прочее» — главное, чтобы по нему корректно работали документы поступления услуг и оплаты. Вид договора в программе на налоговые последствия не влияет, важен фактический договор ГПХ на бумаге или в электронном виде.