Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С сделать возврат денежных средств по кассе
Пошаговая инструкция по оформлению возврата денежных средств через кассу в 1С: розничный возврат покупателю, РКО, возврат подотчётных сумм и типичные ошибки.
Возврат денежных средств по кассе — частая операция и в розничной торговле, и в оптовом учёте. В программах 1С она оформляется разными документами в зависимости от ситуации: возврат товара от покупателя с выдачей денег из кассы, расходный кассовый ордер на возврат аванса поставщику или покупателю, возврат неиспользованных подотчётных сумм. Ошибка в выборе документа приводит к расхождениям в кассовой книге, неверным взаиморасчётам и проблемам с налоговым учётом.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Розница и 1С:Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика документов везде одинакова.
Перед оформлением возврата убедитесь, что в программе корректно заведены кассы организации, настроены статьи движения денежных средств и есть исходный документ продажи или оплаты, на основании которого выполняется возврат. Это избавит от ручного исправления проводок в дальнейшем.
Определите тип возврата: от этого зависит документ
Первый шаг — понять, кому и за что возвращаются деньги. В 1С для каждой ситуации предусмотрен свой вид операции, и программа по-разному формирует проводки и движения по регистрам.
Основные варианты: возврат розничному покупателю за товар, возврат аванса или оплаты юридическому лицу, возврат поставщику (когда организация сама выступает покупателем и получает деньги обратно), возврат неизрасходованных подотчётных сумм от сотрудника. Последний случай оформляется не расходным, а приходным кассовым ордером — деньги поступают в кассу, а не выдаются из неё.
Как выбрать действие
Возврат розничному покупателю через документ возврата товаров
В 1С:Управление торговлей и 1С:Розница возврат от покупателя начинается с документа «Возврат товаров от покупателя». Удобнее всего создавать его на основании чека ККМ или реализации товаров и услуг: тогда номенклатура, цены и суммы подставляются автоматически, а программа контролирует, чтобы не вернуть больше, чем было продано.
В документе укажите склад, организацию, табличную часть с возвращаемым товаром. Проверьте поле оплаты: если деньги выдаются из кассы наличными, в документе должен быть указан способ возврата «Наличные» и соответствующая касса. После проведения товар вернётся на склад, а в учёте отразится задолженность перед покупателем.
Саму выдачу денег оформляет расходный кассовый ордер. Его можно создать на основании документа возврата — тогда сумма и основание заполнятся автоматически. В 1С:Рознице при работе с фискальным регистратором возврат часто оформляется прямо из формы чека кнопкой «Возврат», и программа сама формирует связанные документы.
Расходный кассовый ордер на возврат денег
Универсальный инструмент для выдачи денег из кассы — документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» в 1С:Бухгалтерии или «Казначейство» в УТ и КА). Создайте новый документ и выберите правильный вид операции.
Для возврата контрагенту используйте вид операции «Возврат денежных средств покупателю». Заполните поля: организация, касса, контрагент, договор, сумма, статья движения денежных средств. В поле «Основание» укажите реквизиты заявления покупателя или номер договора — эти данные попадут в печатную форму РКО.
После проведения документа сформируется проводка по дебету счёта расчётов (например, 62.02) и кредиту 50.01. Распечатайте кассовый ордер, подпишите у руководителя и главного бухгалтера, получите подпись получателя денег. Без подписи получателя РКО не считается оправдательным документом.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте расходный кассовый ордер
- 2Выберите вид операции «Возврат денежных средств покупателю»
- 3Укажите кассу, контрагента, договор и сумму возврата
- 4Заполните статью ДДС и основание (заявление, договор)
- 5Проведите документ и проверьте проводки (Дт 62.02 — Кт 50.01)
- 6Распечатайте РКО и получите подпись получателя
Возврат при работе с онлайн-ККТ
Если организация применяет контрольно-кассовую технику, одного кассового ордера недостаточно — нужно пробить чек с признаком расчёта «Возврат расхода» (при возврате денег покупателю). В 1С это делается через документ «Чек ККМ» с видом операции возврата или через кнопку «Пробить чек» в документе возврата при подключённом фискальном регистраторе.
Важно, чтобы сумма чека возврата совпадала с суммой РКО и документа возврата товаров. Расхождения выявляются при сверке Z-отчёта с кассовой книгой и вызывают вопросы при проверках. Если возврат выполняется в другой день, а не в день продажи, чек всё равно обязателен — он пробивается на дату фактического возврата денег.
При возврате на банковскую карту деньги не проходят через кассу: оформляется операция по эквайрингу с видом «Возврат оплаты клиенту». Не выдавайте такой возврат наличными — это нарушение порядка работы с эквайрингом и часто запрещено договором с банком.
Возврат подотчётных сумм и возврат от поставщика
Когда сотрудник возвращает неиспользованные подотчётные деньги, движение идёт в кассу, поэтому оформляется приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат денежных средств от подотчётного лица». Создайте ПКО, укажите сотрудника, сумму и авансовый отчёт, по которому осталась задолженность. Проводка: Дт 50.01 — Кт 71.
Обратная ситуация — поставщик возвращает вашей организации аванс или переплату наличными. Это тоже приходный ордер, но с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика». Укажите контрагента и договор, чтобы задолженность по расчётам закрылась корректно. Проверьте после проведения отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60»: задолженность по авансу должна уменьшиться на сумму возврата.
Проверка результата и кассовая дисциплина
После оформления возврата обязательно сверьте данные. Сформируйте кассовую книгу за день операции: расходный ордер должен отразиться в расходной части, а итоговый остаток кассы — сойтись с фактическим. Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» в документе и убедитесь, что счета и субконто соответствуют ожиданиям.
Если работаете с ККТ, сверьте сумму возвратов по Z-отчёту с суммой документов возврата в 1С. Также проверьте отчёт «Анализ расчётов с покупателями» или ведомость расчётов: после возврата аванса задолженность перед контрагентом должна закрыться.
Как проверить результат
РКО отражён в расходе, остаток кассы сходится с фактическим
Документа нет в книге или остаток не сходится
Дт 62.02 (60.02) — Кт 50.01 на сумму возврата
Пустые проводки или неверные счета
Задолженность по авансу закрыта
Задолженность «зависла» — не указан договор или документ расчётов
Чек возврата пробит, сумма совпадает с РКО
Чек отсутствует или сумма отличается
Типичные ошибки при оформлении возврата
Самая распространённая ошибка — неверный вид операции в кассовом ордере. Например, возврат поставщику оформляют как «Прочий расход» — в результате взаиморасчёты не закрываются, а в отчётах по расчётам с контрагентами копится фиктивная задолженность.
Вторая частая проблема — возврат без привязки к исходному документу. Если создать РКО «с нуля» без ссылки на продажу или договор, программа не сможет корректно зачесть аванс, а в налоговом учёте могут возникнуть лишние обороты. Третья ошибка — выдача денег без подписи получателя в печатной форме РКО, что делает документ несостоятельным при проверке кассовой дисциплины.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат задним числом, если деньги выдали вчера?
Технически документ можно создать любой датой, но кассовые документы должны оформляться в день фактической выдачи денег. Если провести РКО прошлой датой после того, как кассовая книга за тот день уже сформирована и подписана, возникнут расхождения. Правильнее оформить документ текущей датой с пояснением или скорректировать учёт через бухгалтерскую справку.
Как вернуть деньги покупателю, если чек был пробит в другой смене?
Чек возврата пробивается в день фактического возврата денег, независимо от даты исходной продажи. Создайте документ возврата на основании чека или реализации, укажите текущую дату и пробейте чек с признаком «Возврат расхода».
Чем возврат аванса отличается от возврата за товар в 1С?
При возврате аванса товар не отгружался, поэтому документ реализации и возврат товаров не нужны — достаточно РКО «Возврат денежных средств покупателю» с указанием договора. При возврате за товар обязательно оформляется документ возврата товаров, который восстанавливает остатки на складе и корректирует выручку.
Нужен ли чек ККТ при возврате аванса юридическому лицу наличными?
Если аванс был получен с применением ККТ (например, пробит чек на аванс), то при его возврате наличными также пробивается чек возврата. Если расчёты с юрлицом шли без применения ККТ (по безналичной оплате), возврат наличными вообще нежелателен — корректнее вернуть деньги на расчётный счёт.
Что делать, если после возврата в кассовой книге не сходится остаток?
Проверьте, все ли кассовые документы за день проведены и нет ли дублей РКО. Убедитесь, что документ не создан дважды — вручную и на основании возврата. Затем проведите ревизию кассы: сравните фактический остаток с данными программы и найдите документ с ошибочной суммой.
Можно ли удалить ошибочный расходный кассовый ордер?
Да, если кассовая книга за этот день ещё не сформирована и не подписана — документ можно пометить на удаление или распровести и исправить. Если день закрыт, удалять документ нельзя: оформляется корректировка (сторнирующий документ или исправительная запись), чтобы сохранить непрерывность нумерации кассовых документов.
Что важно запомнить
Тип возврата определяет документ: возврат товаров от покупателя, РКО или ПКО с правильным видом операции. Возвращайте деньги тем же способом, каким получили оплату, пробивайте чек возврата при работе с ККТ и всегда сверяйте кассовую книгу и взаиморасчёты после операции.