Как в 1С оформить возврат денежных средств от сотрудника

Возврат денежных средств от сотрудника — частая операция: работник не израсходовал подотчетную сумму, досрочно гасит заем, вернул излишне выплаченную зарплату или компенсирует ущерб. В 1С для каждого случая предусмотрен свой документ и свои проводки, и выбор неправильного сценария приводит к зависшим остаткам на счетах расчетов с персоналом.

Инструкции ниже ориентированы на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документов одинакова: сначала определяется природа задолженности сотрудника, затем выбирается соответствующий кассовый или банковский документ.

Главный принцип — возврат должен «закрыть» ранее возникшую задолженность. Поэтому перед оформлением всегда проверяйте остатки по счетам 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе конкретного сотрудника.

Определите вид задолженности сотрудника

От природы долга зависит счет учета и вид операции в документе поступления. На практике встречаются четыре типовые ситуации: невозвращенный остаток подотчетных сумм (счет 71), заем, выданный сотруднику (счет 73.01), излишне выплаченная заработная плата (счет 70 или 73, в зависимости от причины) и возмещение материального ущерба (счет 73.02).

Чтобы понять, что именно «висит» на сотруднике, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или отчет «Анализ субконто» по сотруднику за нужный период. Если долг образовался давно, сверьтесь с первичными документами: расходным кассовым ордером на выдачу подотчетных, договором займа, ведомостью на выплату зарплаты.

Возврат подотчетных сумм через кассу

Самый распространенный случай: сотрудник получил деньги на хозяйственные нужды или командировку, израсходовал часть и возвращает остаток. Если расходы подтверждены, сначала оформляется документ «Авансовый отчет», а неизрасходованный остаток вносится в кассу.

Для оформления возврата в 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Поступление наличных». В поле «Вид операции» выберите «Возврат от подотчетного лица», укажите сотрудника и сумму. Документ сформирует проводку Дт 50.01 Кт 71.01.

Если сотрудник вносит полную сумму без авансового отчета (например, отказался от покупки), документ оформляется точно так же — задолженность по счету 71 закроется целиком. После проведения сформируйте ОСВ по счету 71 и убедитесь, что сальдо по сотруднику обнулилось.

1. 1
   Проверьте остаток долга по счету 71 в разрезе сотрудника
2. 2
   Если были расходы — сначала оформите и проведите авансовый отчет
3. 3
   Создайте «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица»
4. 4
   Укажите сотрудника, сумму и проведите документ
5. 5
   Распечатайте приходный кассовый ордер (форма КО-1) и передайте сотруднику квитанцию
6. 6
   Проверьте по ОСВ, что сальдо по счету 71 закрыто

Возврат через расчетный счет

Сотрудник может вернуть деньги безналично — переводом на расчетный счет организации. В этом случае используется документ «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции выбирается по сути задолженности: «Возврат от подотчетного лица», «Возврат займа от сотрудника» или «Прочие расчеты с контрагентами» с ручной настройкой счета.

Если выписка загружается из клиент-банка автоматически, проверьте, что программа правильно определила вид операции по назначению платежа. Автоматическое распознавание часто подставляет «Прочее поступление», и счет расчетов приходится исправлять вручную — иначе долг сотрудника не закроется.

Возврат займа, выданного сотруднику

При выдаче займа в 1С:Бухгалтерии оформляется «Расход наличных» или «Списание с расчетного счета» с отражением по счету 73.01. Возврат зеркально оформляется документом поступления: в кассу — «Поступление наличных» с видом операции «Возврат займа от сотрудника» (в ряде версий — «Расчеты по займам с контрагентами» с указанием сотрудника), на счет — аналогичный банковский документ.

Обратите внимание: тело займа и проценты учитываются отдельно. Проценты по займу — это доход организации, и они отражаются по кредиту счета 91.01, а не закрывают счет 73.01. Если сотрудник платит и тело, и проценты одной суммой, разбейте поступление на две строки или оформите два документа.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» выдача и погашение займов ведутся специализированными документами «Договор займа сотруднику» и «Погашение займа сотруднику», а удержания из зарплаты происходят автоматически по графику. Если учет ведется в ЗУП, не дублируйте операции вручную в бухгалтерской программе — используйте штатную синхронизацию.

Возврат излишне выплаченной зарплаты

Переплата зарплаты — самая чувствительная ситуация. Удержать излишне выплаченное из зарплаты можно только в строго ограниченных случаях (например, при счетной ошибке), поэтому добровольный возврат сотрудником — часто единственный безопасный путь. Возврат оформляется тем же документом «Поступление наличных» или «Поступление на расчетный счет».

Счет отражения зависит от того, как переплата была отражена ранее. Если сумма осталась на счете 70, возврат закрывает Дт 50 Кт 70. Если переплата уже переквалифицирована в прочую задолженность (Дт 73.02 или 76), возврат оформляется на соответствующий счет. Проверьте аналитику перед проведением документа.

Дополнительно потребуется скорректировать налоговую базу: излишне удержанный НДФЛ и страховые взносы пересчитываются через уточненные расчеты. В «1С:ЗУП» для этого есть документы «Возврат НДФЛ» и механизм сторнирования начислений — не правьте регистры вручную.

Возмещение материального ущерба

Если сотрудник возмещает причиненный организации ущерб, задолженность сначала фиксируется по дебету счета 73.02 (документ «Операция, введенная вручную» или «Прочее списание» в зависимости от ситуации). Далее внесение денег оформляется стандартным поступлением в кассу или на счет с корреспонденцией по счету 73.02.

При удержании ущерба из зарплаты действует ограничение: размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать установленную долю заработка. В «1С:ЗУП» такие удержания настраиваются видом удержания с ограничением процента, в бухгалтерской программе — вручную через документ начисления зарплаты.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа сформируйте ОСВ по счетам 70, 71, 73 и акт сверки расчетов с сотрудником. Сальдо по возвращенной сумме должно обнулиться; если осталась «копеечная» разница — ищите ошибку в сумме документа или незакрытый авансовый отчет.

Кассовые операции должны быть подтверждены первичкой: приходный кассовый ордер (форма КО-1) распечатывается из документа «Поступление наличных», квитанция выдается сотруднику. Отсутствие ПКО при реальной инкассации — типовое замечание при проверке кассовой дисциплины.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71/73 в разрезе сотрудника

Норма

Сальдо по возвращенной сумме равно нулю

Тревожный признак

Остаток не изменился или появилась отрицательная сумма

Проводки документа поступления

Норма

Дт 50.01 (51) Кт 71.01 / 73.01 / 70 по нужному сотруднику

Тревожный признак

Счет кредита — 62, 76 или 91 без оснований

Кассовая книга

Норма

ПКО отражен в кассовой книге тем же днем

Тревожный признак

Приход не попал в кассовую книгу — нарушена последовательность документов

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат от сотрудника задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, но кассовые операции должны соответствовать фактическому дню внесения денег и отражаться в кассовой книге того же дня. Оформление «задним числом» при уже сформированной кассовой книге потребует её пересмотра и может вызвать вопросы при проверке кассовой дисциплины.

Что делать, если сотрудник вернул деньги, а подотчетная сумма уже списана на расходы?

Значит, либо расходы были отражены ошибочно, либо возврат относится к другой операции. Проверьте первичные документы: если авансовый отчет был принят необоснованно, его нужно скорректировать (сторнировать), после чего появится задолженность на счете 71, которую и закроет возврат.

Как оформить возврат, если сотрудник уже уволен?

Механизм тот же: документ поступления с указанием бывшего сотрудника в аналитике счетов 71 или 73. Убедитесь, что в справочнике физических лиц карточка не помечена на удаление. Если задолженность взыскивается через суд, поступления отражайте по мере фактического получения средств.

Нужно ли платить налоги с возвращенных подотчетных сумм?

Нет, возврат собственных подотчетных средств не является доходом организации — это просто закрытие задолженности сотрудника. Налоговые последствия возникают только по процентам по займам (доход организации) и при корректировке излишне выплаченной зарплаты (пересчет НДФЛ и взносов).

Сотрудник вносит долг частями — как это отразить?

Каждое частичное внесение оформляется отдельным документом поступления на фактическую сумму. Задолженность по счету будет уменьшаться постепенно, а контроль остатка удобно вести через ОСВ или отчет «Остатки по счету» в разрезе сотрудника. При удержаниях из зарплаты в ЗУП частичное погашение настраивается графиком в документе займа или удержания.

Чем отличается возврат в 1С:Бухгалтерии и в 1С:ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии все возвраты оформляются кассовыми и банковскими документами с ручным выбором вида операции. В 1С:ЗУП есть специализированные документы для займов, удержаний и возврата НДФЛ, которые автоматически формируют проводки при синхронизации. Если установлены обе программы, операции с зарплатой и займами ведите в ЗУП, чтобы избежать дублирования.